Разделы

Цифровизация Документооборот

Оптимизация расходов на СЭД: подрядчики знают, как сэкономить

Отечественный рынок систем электронного документооборота можно назвать "островком стабильности" в сфере ИТ. По итогам 2009 года аналитики ожидают, что его объем хоть незначительно, но увеличится. Тем не менее, рецессия в стране продолжается, поэтому по-прежнему остаются актуальными вопросы экономии. Способы сокращения расходов обсудили участники круглого стола "СЭД: возможности оптимизации", организованного CNews Conferences и CNews Analytics.

Александр Аксельрод: Западные решения становятся доступнее российскому пользователю в плане стоимости и адаптации к условиям российского бизнеса

На вопросы CNews ответил Александр Аксельрод, директор департамента Documentum "Корус Консалтинг".

CNews: Какие факторы выбора СЭД, на ваш взгляд, являются на сегодняшний день ключевыми?

Александр Аксельрод: По моему мнению, существует несколько основных факторов выбора СЭД. В первую очередь, это функциональные возможности системы, которую предполагается создать. Например, необходимо определить, будет ли эта система выполнять функции канцелярии или будет «обслуживать» договорной отдел. Это может быть большой архив для безопасного хранения финансовой, конструкторской, сметной или других видов документации. Здесь же рассматривается необходимость сканирования и распознавания документов. Помимо этого, большое значение имеют предполагаемое количество пользователей, которые будут работать в системе, объем документооборота в компании, выбор платформы - Windows, UNIX, а также необходимость интеграции с другими информационными системами, например, учетными. Кроме того, стоит обратить внимание на территориальную распределенность компании – есть ли у нее филиалы, зависимые дочерние общества, другие формы обособленных подразделений. И, наконец, немаловажную роль играет стоимость системы. Этот фактор – заключительный в списке, но далеко не последний по значимости. При этом стоимость определяется тремя составляющими: стоимость внедрения системы, стоимость лицензий и стоимость владения.

CNews: Насколько востребованы отечественные разработки СЭД и западные СЭД, адаптированные для России?

Александр Аксельрод: Востребованы системы и российского производства, и западных вендоров. При этом западные системы, адаптированные для России, востребованы в большей степени. На крупных предприятиях, для которых характерны большая нагрузка на систему, большое количество пользователей, большие объемы документооборота, чаще внедряют западные системы. Малый и средний бизнес выбирает преимущественно российские решения. Здесь мне бы хотелось отметить тот факт, что последнее время наблюдается сглаживание различий продуктов отечественных и западных вендоров. Западные решения становятся доступнее российскому пользователю в плане стоимости (как внедрения, так и лицензий и владения) и адаптации к условиям российского бизнеса. А решения российских разработчиков, в свою очередь, становятся более совершенными в плане функциональности и производительности.

Кибербезопасность КИИ: от теории к практике
Безопасность

CNews: В чем, на ваш взгляд, проявились кризисные тенденции на рынке СЭД в России?

Александр Аксельрод: Основная тенденция, которая возникла в связи с наступлением кризиса, – это поворот в сторону свободного программного обеспечения. Это характерно не только для систем электронного документооборота, но и для всех типов информационных систем. Также многие компании сократили бюджеты на развитие и на техническую поддержку систем: предприятия стали выполнять работы силами собственных ИТ-служб и / или приостановили функциональное развитие СЭД. Я думаю, что бюджет проектов по ведению документооборота сократился независимо от отрасли и от того, идет ли речь о крупном, среднем или малом бизнесе, крупном или небольшом проекте.

CNews: Можно ли экономить на СЭД?

Александр Аксельрод: Экономить нужно всегда и во всем, но с известной степенью разумности. Неважно, говорим ли мы о СЭД или о чем-либо другом. На этот вопрос следует отвечать, руководствуясь принципом целесообразности распределения финансовых ресурсов компании. Необходимо автоматизировать те бизнес-процессы предприятия, которые в наибольшей степени определяют эффективность его работы, являются ключевыми для бизнеса. Например, для проектных организаций критически важным является ведение электронного архива документов, поскольку формирование базы научно-конструкторской документации и безопасное хранение этой информации влияют на информационную безопасность данного типа компаний. В то же время для компании, работающей, например, в сфере телекоммуникаций, принципиальным является формирование системы организационно-распорядительной документации. Для всех компаний существует область, экономить на которой нельзя никогда, – это обеспечение технической поддержки информационных систем. Если у предприятия нет своего сильного ИТ-отдела, то экономия на технической поддержке может очень больно ударить по самому предприятию. Если не удастся восстановить утраченные по каким-то причинам документы или целый архив, то потери бизнеса будут достаточно существенными. Этого можно было бы избежать, работая с подрядчиком, профессионально занимающимся поддержкой системы.