«Мы считаем, что индекс цифровизации оценивает уровень цифрового здоровья»

CNews: Какие проблемы возникают при организации документооборота в крупном банке?

Сергей Путятинский: Все учетные подразделения банка используют большое количество документов. Для работы с ними, как правило, создаются локальные решения. Поэтому все попытки оптимизировать работу с документами в масштабах всего банка нередко сталкиваются с проблемой отсутствия централизованной системы управления.

CNews: Какую часть документов законодательство и технологии позволяют полностью перевести в электронный вид?

Сергей Путятинский: Законодательство развивается, и сейчас подавляющую часть документов можно перевести в электронный вид. Если посчитать в листах расходуемой бумаги, то от 99,9% из них можно отказаться уже сейчас. Если говорить в номенклатуре, то, по моим оценкам, в электронный вид можно перевести 85-90% документов.

CNews: Как организован документооборот в МКБ?

Сергей Путятинский: Мы решили перейти к централизованному управлению документами два года назад. Провели инвентаризацию бизнес-процессов, разделили их на три категории в зависимости от того, кем они используются: клиентами, контрагентами или сотрудниками, описали, в каких из них используются бумажные документы и что можно перевести в электронную форму с максимальным эффектом.

Дополнительным стимулом для перехода к электронным документам стала пандемия. С тех пор объем печатаемых листов в банке сократился больше, чем на 40%. Притом, что клиентская база и объем операций банка выросли.

В прошлом году мы запустили программу «Цифровой банк». У нас есть показатель «Индекс цифровизации» — соотношение числа банковских операций и количества листов бумаги. Мы контролируем, какие виды операций порождают максимальное количество документов и при этом являются массовыми. И исходя из этого принимаем решение о переводе их в электронный вид.

Мы считаем, что индекс цифровизации оценивает уровень цифрового здоровья. Он включен в KPI для топ-менеджеров. Сейчас этот показатель составляет 93%. KPI на этот год – 93,5%. Пока законодательство не позволяет перевести в электронный вид все документы, но оно развивается, и надеюсь, через пару лет мы дойдем почти до 100%. При этом мы понимаем, что индекс существенно упрощает реальную картину и считаем, что введение дополнительных аналитических показателей не нужно.

«Возможность ознакомиться и расписаться в приказе в электронном виде экономит сотни тысяч листов бумаги в год»

CNews: Приведите примеры операций, которые вы перевели в электронный вид в первую очередь.

Сергей Путятинский: Если говорить про кадровый документооборот, то это процедура ознакомления с приказами. В банке около 6500 сотрудников, и каждый из них должен расписаться в листе ознакомления. А таких приказов — десятки. Возможность ознакомиться и расписаться в электронном виде экономит сотни тысяч листов в год.

В клиентском документообороте подписание кредитного и депозитного договора в электронном виде, например, через мобильное приложение, сводит количество листов бумаги к нулю.

Конечно, есть процессы, которые порождают множество бумажных документов, но возникают очень редко. Их перевод в цифровой вид не является приоритетной задачей.

CNews: Какие инновации в области организации электронного документооборота внедрены в МКБ?

Сергей Путятинский: Инновации в этом вопросе, в основном, организационные. Они связаны с нестандартным взглядом на процесс перевода документов в цифровой вид. С точки зрения технологий, конечно, мы используем электронную цифровую подпись. В бэк-офисе внедрена роботизация. Она позволяет упростить работу операционистов, но никак не влияет на сам факт появления бумажных документов.

Конечно, мы занимаемся автоматическим распознаванием бумажных документов — сейчас появились технологии, позволяющие отказаться от ручного ввода данных паспорта, водительского удостоверения и т.д. Но эти технологии были внедрены в МКБ еще в 2019-2020 годах.

CNews: Вы планируете оцифровывать архивы?

Сергей Путятинский: Думаю, что нет. Это не выгодно с экономической точки зрения. Архив документов находится в помещении, аренда которого обходится достаточно дешево. А стоимость их оцифровки огромная. Кроме того, для сопровождения электронного архива в любом случае потребуются люди, то есть мы не можем отказаться от людей в этом процессе.

«Банк, где печатают и хранят бумаги, и банк, где это делается в электронном виде, — это совершенно разные организации»

CNews: Как вы оцениваете эффект от цифровизации процесса обработки документов?

Сергей Путятинский: Главный эффект — это принципиально другой клиентский опыт при взаимодействии с банком: удобство, простота, снижение количества ошибок. Теперь клиенты хранят документы не в бумажном виде дома или в офисе, а в мобильном приложении. И при этом могут в любой момент получить заверенную электронной подписью копию.

Переход на электронные документы также изменил жизнь сотрудников. Теперь они могут работать откуда угодно и подписывать все кадровые документы в электронном виде. Электронный документооборот также повышает мобильность, гибкость, скорость принятия решений и комфорт от работы в банке.

Банк, состоящий из людей, которые печатают и хранят бумаги, и банк, который делает это в электронном виде при помощи современных технологий, — это совершенно разные организации. Вторая — более технологичная. В ней принимают решения быстрее и более гибко, она способна оперативно реагировать на изменения. В ней формируется совершенно иная корпоративная культура. И это очень важно.

CNews: Каковы ваши планы по дальнейшему развитию СЭД?

Сергей Путятинский: Программа «Цифровой банк» рассчитана на 2023-2024 годы. В ней перечислены крупнейшие проекты, связанные с цифровизацией процессов и с отказом от бумаги в трех областях, о которых я упомянул – клиенты, контрагенты и сотрудники. Мы намерены в два раза сократить количество бумаги для печати при росте бизнеса и довести индекс цифровизации до 99%.