Поделиться
Администрация городского округа Самара автоматизировала документооборот с помощью СЭД DocTrix
Компания i-Sys объявила о завершении основной части проекта автоматизации документооборота в администрации городского округа Самара: в промышленную эксплуатацию передана СЭД на базе DocTrix Platform 2010, которая обеспечивает работу 33 территориально-распределённых подразделений. Система связала между собой бизнес-процессы всех ведомств г.о. Самара, благодаря чему была обеспечена абсолютная прозрачность всех «жизненных» процессов каждого документа, работа с информацией стала структурированной, получен ожидаемый кумулятивный эффект от внедрения системы.
Система электронного делопроизводства и управления электронным документооборотом АИС «Самара» – это инструмент контроля всех бизнес-процессов, связанных с документационным обеспечением и контролем исполнительской дисциплины.
Как сообщили CNews в i-Sys, изначально требованиям администрации г. о. Самара соответствовали две российские системы: DocsVision и СЭД DocTrix на базе Microsoft SharePoint Server 2010. Выбор был сделан в пользу последней т.к. данная система предполагает подключение сотрудников с рабочих мест на разных ОС и с любого мобильного устройства.
За постановку задачи и формализацию требований со стороны заказчика отвечала компания IT-Universe. Проект комментирует Владимир Махлин: «Нам нужно было не только собрать и формализовать требования заказчика, но и смоделировать процессы обработки документов и связанной с ними информации. Одной из основных проблем на данном этапе являлся большой объем анализируемых требований, обусловленный широтой функционала проектируемой системы, а также необходимость непротиворечивого сочетания элементов электронного и бумажного документооборота»
Технологической основой системы стали продукты Microsoft SharePoint Server 2010 и Nintex Workflow 2010. Конфигурация АИС «Самара» разработана на DocTrix Platform 2010.
В настоящий момент система передана в промышленную эксплуатацию. Работа в системе осуществляется через браузер, доступ к ней предоставлен более чем 2000 служащим, ежедневно в системе активно работает от 1200 до 1500 пользователей. В будущем администрация г. о. Самара планирует подключить к единому информационному пространству все муниципальные бюджетные учреждения (школы, детские сады, поликлиники и пр.), что увеличит количество рабочих мест до 5000.
«В этом проекте мы применили уникальный подход к проектированию системы, соответствующий специфике органов местного самоуправления. Индивидуальность СЭД проявляется во всем, вот один из ярких примеров: если у коммерческих заказчиков чаще всего используется централизованная регистрация документов, то в администрации г. о. Самара для территориально разобщенных подразделений была реализована регистрация документов в разрезе каждого из структурных подразделений, для каждого из них обеспечена своя нумерация, распределены роли и права доступа, обеспечен принцип однократного ввода информации. Сотрудники разных структурных подразделений не видят документов друг друга, но могут найти их с помощью функционала расширенного поиска» - рассказывает Аркадий Золотовицкий, директор по производству i-Sys.
Особое внимание уделено безопасности информации: работа в системе ведется не только с документами, но и с персональными данными горожан. Реализован закрытый контур, в котором хранятся персональные данные физических лиц, благодаря чему обеспечена безопасность работы интернет-приемной администрации г. о. Самара, через которую в СЭД поступают обращения граждан.
Ежедневно в системе создается около 6000 новых записей, добавляется 1500 сканированных документов, размер базы данных увеличивается на 1,5-2 ГБ. Чтобы обеспечить быстродействие и бесперебойную работу СЭД, инженеры i-Sys создали для решения ферму SharePoint, состоящую из 5 физических серверов. Failover кластер SQL Server и дисковые хранилища повысили отказоустойчивость и гибкость инфраструктуры, отдельно выделенный сервер приложений с вынесенными службами SharePoint позволил сбалансировать нагрузку на систему, добиться высоких показателей поиска данных.
Система интегрирована с интернет-приемной главы городского округа Самара и все обращения, поступившие от граждан в интернет-приемную, транслируются автоматически в систему для прохождения процедуры первичной обработки (изучения, регистрации и подготовки обращения к исполнению), при этом система фиксирует факт регистрации (регистрационно-учетный входящий номер и дату регистрации) в обращении гражданина.
Последним, завершающим этапом проекта АИС «Самара» станет разработка и внедрение подсистемы «Электронный архив», которая предназначена для комплексной автоматизации систематизации, комплектования, учета, хранения, использования и утилизации архивных документов. Последующая интеграция подсистемы «Электронный архив» АИС «Самара» с системой предоставления государственных и муниципальных услуг позволит упростить процедуру выдачи гражданам заверенных копий распорядительных документов в МФЦ, и сократить время выполнения данной услуги с 7-10 дней до 15-20 минут.
«Благодаря решению мы смогли унифицировать все бизнес-процессы, связанные с делопроизводством и документационным обеспечением во всех подразделениях администрации. Раньше все ведомства работали по своим регламентам. За время реализации проекта была построена единая схема взаимодействия и совместной работы подразделений, система на базе DocTrix Platform обеспечивает его выполнение. Повысилась исполнительская дисциплина, что положительно сказывается на эффективности работы администрации в целом», - отмечает Наталия Екатеринская, руководитель управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов администрации г. о. Самара.
Короткая ссылка
