Поделиться
Softline автоматизировала документооборот для компании «Эконива»
Поставщик решений и сервисов в области цифровой трансформации и информационной безопасности Softline провел автоматизацию документооборота для агрохолдинга «Эконива», крупнейшего производителя молока в России. Это позволило заказчику унифицировать процедуры согласования договоров, сократить время его сотрудников на работу с входящей документацией, обеспечить ведение единого цифрового архива документов и прозрачность рабочих процессов. Об этом CNews сообщили представители Softline.
В рамках проекта специалисты Softline автоматизировали согласование договорных документов, организовали регистрацию входящих и исходящих писем, включая захват писем с выделенного ящика электронной почты. Кроме того, автоматизирован процесс выбора поставщиков по тендерам и согласования сделок, на основе которых в дальнейшем заключаются договоры и дополнительные соглашения. Для реализации задач использовалась интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX.
Главной задачей стала автоматизация согласования договорных документов. Ранее данный процесс осуществлялся по электронной почте. С ростом количества договоров и участников согласования этот инструмент перестал быть эффективным, сотрудники агрохолдинга тратили большое количество времени на процесс утверждения договоров.
Для оптимизации договорных процессов команда Softline переработала карточки договоров и дополнительных соглашений, прописала новые условия согласования. Также специалисты разработали вычисляемые роли согласования в зависимости от организации, что позволило унифицировать правила для всех юридических лиц агрохолдинга. Модификация справочника «Наши организации» позволила унифицировать согласование, которое строится на ролевой модели.
В настоящий момент более 2600 сотрудников «Эконивы» подключено к решению благодаря проведенной интеграции с Active Directory. В системе хранится более 28 тыс. договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 тыс. были импортированы как исторические данные.
«Главный результат внедрения Directum RX заключается в ускорении внутренних процессов и обеспечении прозрачной работы с документами. Опыт команды Softline позволил нам успешно и в оптимальные сроки достигнуть поставленных задач. Теперь легко создавать, согласовывать документы и отслеживать их статус. Совместно с командой Softline мы также реализовали в Directum RX тендерные процедуры в закупках. Система оправдала наши ожидания, и мы надеемся на продолжение продуктивного сотрудничества», – сказал директор по ИТ и цифровизации агрохолдинга «Эконива» Александр Шахов.
«Softline имеет большой опыт в реализации аналогичных проектов, поэтому мы смогли подойти к поставленной задаче с максимальной тщательностью. Мы выполняем подобные работы не только для компаний агропромышленного сектора, но и для клиентов любого масштаба из различных сфер деятельности. В данном проекте заказчик предъявил высокие требования по отказоустойчивости системы. Наши специалисты полностью учли все пожелания, был проведен ряд краш-тестов, которые система успешно выдержала. Это значит, что решение будет работать в любой непредвиденной ситуации, а документы заказчика будут находиться в полной сохранности даже в случае форс-мажора», – отметила руководитель направления СЭД/ECM в Softline Полина Дуйкова.
***
Вертикально интегрированный холдинг «Эконива» – производитель сырого молока. Компания управляет активами в 13 российских регионах: Воронежской, Калужской, Курской, Ленинградской, Московской, Новосибирской, Оренбургской, Рязанской, Самарской и Тюменской областях, а также в Алтайском крае, Башкирии и Татарстане. В 2021 г. на предприятиях «ЭкоНивы» произведено свыше 1,1 млн т сырого молока.
Компания Softline – глобальный поставщик решений и сервисов в области цифровой трансформации и информационной безопасности. Головной офис Softline находится в Лондоне. Компания обеспечивает, упрощает и ускоряет цифровую трансформацию бизнеса своих клиентов, объединяя свыше 150 тыс. организаций из всех отраслей с более чем 6000 поставщиками в сфере информационных технологий, а также предоставляя собственные услуги и решения. В 2020 финансовом году ее оборот достиг $1,8 млрд. В октябре 2021 г. компания провела первичное размещение своих ценных бумаг на Лондонской бирже.
Короткая ссылка
