Разделы

Документооборот

Документооборот для оператора: "Таттелеком" внедрила СЭД "Дело"

Использование решений для автоматизации, позволяющих интенсифицировать бизнес-процессы в компаниях, часто касается и сегмента управления документами. Рост бизнеса телекоммуникационной компании "Таттелеком" стимулировал ввод в эксплуатацию СЭД "Дело", которая позволила улучшить исполнительную дисциплину в филиалах, а также упростила процессы прохождения документации.

"Таттелеком" является крупнейшим на территории республики Татарстан телекоммуникационным оператором с государственным участием, предоставляющим услуги зоновой и местной телефонной связи, документальной связи, проводного вещания, передачи данных, доступа в интернет, а также телематических услуг. Структура компании включает 7 филиалов и центральный компонент "Казанская городская телефонная сеть". Месяц назад оператор объявил о приобретении двух операторов фиксированной связи Татарстана - "Камател-К" (Альметьевск) и "Камател К" (Нижнекамск). По состоянию на 1 октября 2009 года "Таттелеком" обслуживал 813 тыс. абонентов фиксированной телефонной связи и 167,6 тыс. пользователей широкополосного доступа. В таких условиях компания испытывала потребность в автоматизации своих бизнес-процессов, в частности, документооборота. В числе поставленных задач значились создание централизованного учета всей организационно-распорядительной и контрольно-учетной документации, а также рассылка и контроль над перемещением документов между подразделениями и филиалами. Кроме этого, СЭД должна была обеспечить единый интерфейс проверки хода исполнения директив, резолюций и поручений руководства "Таттелеком", сроков выполнения регламентных операций с документами, исполнения календарных планов по действующим договорам и мероприятиям сотрудниками подразделений аппарата и территориальных подразделений. Необходимость реализации механизма согласования проектов договоров, писем, приказов и инструментов в электронно-цифровой форме для обеспечения централизованного хранения электронных копий всех документов организации на едином сервере, с сохранением бумажных оригиналов документов в местах формирования и регистрации.

Выбор интегратора и решения

Для организации электронного документооборота в "Таттелекоме" было выбрано известное в России отраслевое решение СЭД "Дело", разработка компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС). Данная система известна как комплексный программный продукт, обеспечивающий автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. В СЭД "Дело" изначально заложена поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике, а потенциал системы позволяет реализовать без необходимости привлечения дополнительных средств на разработку специальных модулей контроля, последовательного и параллельного согласования, работы с различными видами поручений, генерации отчетности и сводок, разграничения прав доступа к документам, делегирования полномочий. Сам же продукт представляет собой расширяемую платформу, которая работает "из коробки", что сокращает затраты на поддержку специалистами.

В роли исполнителей проекта выступили два казанских интегратора. Один из них, АБАК является партнером ЭОС в регионе и занимается поставками аппаратного и программного обеспечения, его настройкой и технической поддержкой. "Инфоинжиниринг", второй подрядчик "Таттелекома", являющийся региональным представителем ЭОС в Республике Татарстан, выступил в роли "доводчика" СЭД для решения конкретных задач автоматизации. Среди них были разработка идеологии и нормативов системы, моделирование процессов и настройкой справочников, обучение и консалтинг пользователей, техническая поддержка системы "Дело". Подобная деятельность является профильной для интегратора, отмеченного сертификатом Гильдии управляющих документацией, подтверждающим высокий профессиональный уровень проведения работ по предпроектному обследованию, внедрению и техническому сопровождению корпоративной системы автоматизации ДОУ "Дело" с учетом отечественных норм документационного обеспечения управления и имевшего опыт внедрения решений ЭОС в "Татнефти", ТАНЕКО, "Нижнекамснефтехиме", "ТАИФ-НК" (НПЗ), "ХК "Золотой Колос", "Казанском моторостроительном заводе", "Казанском вертолетном заводе", а также нескольких госорганах и госучреждениях региона.

Как рассказал Рустам Гайнутдинов, директор "ИнфоИнжиниринг", в начале проекта по интеграции СЭД "Дело" в "Таттелком" "рассматривались возможности интеграции решения с "" и с AXAPTA, но потом целесообразность интеграции была поставлена под сомнение". Представители компаний-интеграторов отмечают, что в республике наблюдается спрос на перевод документооборота в более современный электронный вид, который сдерживается экономическими факторами. Кризисные рыночные явления приводят к тому, что заказчики обращаются внимание на более простые и дешевые решения и предпринимает попытки их адаптации под собственные частные задачи и цели своими силами. Результаты таких внедрений обычно оказываются неудовлетворительными, однако переделывать или приобретать новую СЭД могут позволить себе лишь малое количество компаний, имеющих соответственные материальные ресурсы.

Ход и результаты проекта

Внедрение СЭД "Дело" в татарстанской телеком-компании проходило в несколько этапов. Начало проекта относится к 2003 году, когда автоматизировались 50 мест в "Казанской городской сети". Пилотный реинжиниринг бизнес-процессов, связанных с документооборотом был встречен заказчиком положительно по причине оценки эффективности и надежности выбранного решения. В ходе его реализации также потребовалось решить ряд специфичных проблем, для чего были изменены и оптимизированы регламенты проведения работ, пересмотрены подходы к решению проблем и сконфигурирована СЭД под соответствие бизнес-процессам. Также были разработаны дополнительные выходные формы и интерфейсы для служб контроля исполнения, договорного отдела.

Юрий Соснин, «Астра»: С февраля мы испытываем на себе лавинообразный рост запросов на миграцию
Бизнес

Второй этап, приходящийся на 2005 год, касался автоматизации головного филиала "Таттелекома" – основного офиса управления, технических подразделениях в Казани и в 8 зональных узлах электросвязи (ЗУЭС). До декабря этого года СЭД "Дело" появилась на 164 рабочих местах.

Третий этап проекта сопровождался интеграционными процессами между СЭД "Таттелеком" и СЭД Казанской ГТС, вошедшей в состав телеком-компании. В этот же период начались по установке СЭД на рабочих местах делопроизводителей в РУЭС, что позволило в 2006-2009 годах провести внедрения в 42 районных УЭС. Параллельно с этим "Таттелеком" смогла расширить места в управлении и технических подразделениях и провести оптимизацию массового сканирования документов. В ноябре 2006 года с этой целью были приобретены лицензии для 97 рабочих мест подсистемы "Дело-web" для обеспечения удаленной работы с системой электронного документооборота с мобильных компьютеров, а в самой компании функционировало уже 214 рабочих мест СЭД "Дело" вместе с одиннадцатью, на которых был установлен модуль "Сканирование".

В 2008 году проект был серьезно расширен за счет приобретения дополнительных 40 лицензий для СЭД "Дело" и 60 – для подсистемы "Дело-web". Это довело общее количество внедренных мест для СЭД до 380, а подсистемы "Дело-web" до 157. Кроме того, в подразделениях "Таттелеком" использовались 24 рабочих места опции "Сканирование". В настоящее время в организации развернуто более 700 рабочих мест СЭД от компании ЭОС, включая различные опции системы. В этой связи примечательно, что в ноябре 2009 года заказчик подключал к своим бизнес-процессам новых работников, не имевших опыта в эксплуатации СЭД "Дело". Финальный этап внедрения позволил телекоммуникационному оператору перейти со всеми своими подразделениями и филиалами к использованию единых методов автоматизированного делопроизводства и безбумажным технологиям работы с внутренней документацией, а также осуществить введение жестких норм обеспечения конфиденциальности и исполнительской дисциплины при работе персонала с документами.

Несмотря на формальное завершение всех этапов внедрения СЭД "Дело" в "Таттелекоме", в будущем предполагается дальнейшее увеличение количества охваченных автоматизацией электронного документооборота рабочих мест. Кроме того, заказчик рассматривает перспективы использования подсистем защиты информации в СЭД с использованием ЭЦП.