Статья

Путь от СЭД к ECM в России: актуальный опыт

Документооборот
мобильная версия

Рынок СЭД в текущем году отмечает 20-летие. Его рост, по разным оценкам, составляет от 7 до 16% в год. По всем признакам уровень развития документооборота в России постепенно догоняет западный, хотя и имеет ряд ярких особенностей. Например, в отечественной практике до сих пор понятия СЭД и ECM могут использоваться как синонимы, но большинство вендоров и заказчиков уже четко осознает, что электронные документы – это лишь небольшая часть корпоративного контента. Участники конференции CNews Analytics и CNews Conferences «ECM 2014: мировые тренды в России», которая прошла 8 апреля 2014 г., обсудили, как в стране развивается данное направление, какие решения доступны сегодня на рынке, а также поделились опытом внедрения и использования СЭД/ECM-решений на росийских предприятих и в госструктурах.

Сегмент ECM-решений на протяжении нескольких последних лет выглядит стабильно, лидеры практически не меняются. Мировой рынок ECM оценивается примерно в $5-6 млрд, что не превышает 2% от рынка корпоративного ПО, составляющего сегодня уже более $300 млрд. Доступные на российском рынке СЭД/ECM-продукты схожи между собой по функционалу, тем не менее каждая из них обладает своей спецификой.

В поисках альтернативы

Иван Ласкин, руководитель направления документооборота Haulmont, подчеркнул, что при внедрении ECM-решений важны не только функциональность, интерфейс и способы поставки («коробочное» ПО или заказная система), но и сроки, стоимость и исполнитель проекта.

Пожалуй, наиболее сложные в архитектурном плане системы электронного документооборота предназначены для обработки финансовых документов. Именно о них рассказал Артур Панчоян, архитектор решений «Логика Бизнеса». Так, он представил основные выпускаемые компанией решения – семейство продуктов «Логика ECM», базирующиеся на платформах IBM FileNet, а также на открытых продуктах Alfresco и Red Hat. Фирменный продукт «Логика ЭХД. Финансовые документы» обеспечивает получение документов из региональных офисов компании, построение централизованного хранилища, поиск по различным атрибутам, а также подготовку финансовых отчетов. Подобные системы нуждаются в инфраструктуре для сканирования бухгалтерской документации, инструментах для централизованного полнотекстового или атрибутивного распознавания бумажных носителей и терминалах для верификации данных операторами.

«Логика ЭХД» используется во многих крупных российских компаниях, среди них – «Роснефть», «Татнефть», ФНС, «Газпром нефть» и др. Например, в «Роснефти» проект внедрения системы для обмена электронными финансовыми документами стартовал в 2011 г. В его рамках был построен защищенный электронный архив, выполнена интеграция с учетной системой 1С, а также реализован юридически значимый документооборот с ФНС.

К настоящему времени в ряде российских городов от Краснодара до Красноярска, по словам Артура Панчояна, введены в эксплуатацию двенадцать точек сканирования документов, продолжаются работы по централизации учетной функции электронного хранилища документов и к системе подключаются дочерние структуры группы компаний «Роснефть». Результатом стало снижение затрат на содержание электронного архива, обработку и логистику первичных документов. Увеличилась и скорость поиска документов как по отдельным реквизитам, так и в полнотекстовом режиме с учетом морфологии.

Тренды документооборота

Пример СЭД для финансовых документов показывает, что внедрять подобные системы совсем не просто. Их эффективность зависит от правильно настроенных бизнес-процессов. Денис Левинский, директор департамента систем управления документами TOPS Consulting, на нескольких примерах проиллюстрировал, что бывает, если к СЭД относятся спустя рукава. Эксперт напомнил, что старт производства нового изделия порождает сотни технических документов, и применять ECM-решения только для обработки организационно-распорядительных документов (ОРД) – не просто недостаточно, но и просто неэффективно. При неправильно выстроенных бизнес-процессах могут возникать весьма неприятные казусы, как например: двойная оплата работы подрядчика по модернизации домны из-за неверно оформленных версий проектных документов (в итоге расходы достигли 70 млн руб.) или увеличение задолженностей перед потребителями юридической компании из-за медленного оформления документов (дебиторская задолженность составила 22 млрд руб.).

Как ECM и оптимизация процессов повышают эффективность компании Компания «РН-Учет» оказывающая услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, а также по администрированию финансовых операций для НК «Роснефть» и более 300 ее дочерних обществ. Сергей Губушкин, начальник управления автоматизации учетных процессов и развития бизнеса компании, рассказал о завершении пилотной части проекта, задача которого –адаптация функциональности и внедрение в структурных подразделениях предприятия ИС сканирования, распознавания, передачи и хранения скан-образов первичной финансовой документации на базе программного обеспечения ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet. «Коробочное» решение (базовый функционал ЕСМ-системы) входит в линейку решений «Логика ECM» компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи»).

Одно из решений TOPS Consulting, востребованных российским рынком, – это продукт на платформе EMC Captiva, который позволяет не только обмениваться электронными документами, но и выстраивать для каждого документа определенный бизнес-процесс. Для этого в него встроен графический дизайнер, позволяющий создавать бизнес-правила без знания программирования. В линейку ИТ-решений компании входят и системы для обработки и хранения финансовых документов, базирующихся на EMC Documentum.

Сергей Конов, руководитель отдела ECM-решений департамента систем управления документами компании «Ланит», согласился с предыдущим спикером в отношении того, что в России организации все чаще переходят от автоматизации канцелярии к внедрению систем управления контентом и информацией. Спикер даже считает, что предел извлечения пользы от контента (а это и есть ECM) уже достигнут и компании, пусть и не в массовом порядке, начинают переходить к управлению информацией (EIM-решения). Это предполагает реализацию технологий персонализированных коммуникаций с клиентом, средств доступа к корпоративным структурированным и неструктурированным данным через облака, взаимодействия в интернете и с помощью мобильных устройств.

Сферы применения EIM-решений не охватывают только офисы компаний, они используются сервисными инженерами для доступа в удаленном режиме к эксплуатационной документации, историческим данными, страховыми, кредитными агентами, врачами и др. Мобильный клиент LanDocs компании «Ланит» работает на планшетниках iPad, в ближайших планах – появление аналогичной версии и для Android.

Дмитрий Осипенко, консультант по решениям Kofax, представил видение компании о процессно-ориентированных приложениях. По словам спикера, ценности компаний сегодня меняются, актуальными становятся такие тренды, как повышение прозрачности данных, операционная эффективность, рост удовлетворенности клиентов и в целом динамичность бизнеса. С точки зрения технологий это достигается за счет релевантности данных и контента, применения средств ввода и верификации данных в мультиканальном режиме, управления бизнес-процессами, коллективной работой над контентом и аналитическим функционалом. Система Kofax TotalAgility берет на себя большую часть этих задач и легко интегрируется с другими ИТ-системами компании.

Анастасия Сидорец: Устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа тормозит развитие ЭДО

Анастасия Сидорец

Анастасия Сидорец, руководитель направления Kofax компании Aflex Distribution, оценила качество работы с документами в российских компаниях, назвала наиболее востребованные решения и те, что еще не получили признания в России, но уже стали популярными на Западе.

CNews: Как вы оцениваете качество работы с документами в российских компаниях по сравнению с зарубежными?

Анастасия Сидорец: Качество работы с документами в российских компаниях значительно уступает данному показателю в зарубежных организациях. Для начала стоит отметить тот факт, что по-прежнему 72% документов, которыми пользуются на отечественных предприятиях, находятся в бумажном виде и обрабатываются вручную.

Читать далее

Алексей Будин: Легко настраиваемая ECM привлекает малые и средние компании

Алексей Будин

Алексей Будин, директор компании ELMA, назвал самые популярные решения и наиболее влиятельные тренды российского рынка СЭД и дал оценку деятельности отечественных разработчиков в сравнении с их западными коллегами.

CNews: Какие решения наиболее популярны на российском рынке СЭД сегодня?

Алексей Будин: Помимо того что большую роль сейчас играет простота и удобство использования СЭД для конечных пользователей, на первый план также выходят функциональность и многозадачность решения. Заказчиков интересуют не столько возможности узконаправленного корпоративного решения, сколько работа с бизнес-процессами, управление эффективностью деятельности и интеграция с другими системами. Но на сегодняшний день можно назвать лишь единицы решений с таким функционалом. Многие компании обращают внимание на наличие мобильных технологий из-за популярности мобильных устройств и их возможностей в плане контента.

Читать далее

Иван Ласкин: Для ЕСМ важна поддержка популярных платформ

Иван Ласкин

Иван Ласкин, руководитель направления электронного документооборота компании Haulmont, рассказал о влиянии популярных трендов российского ИТ-рынка на системы ЕСМ и решении, которое компания может предложить отечественным заказчикам.

CNews: Насколько популярны на российском рынке такие тренды, как мобильность, использование облаков, социальных систем?

Иван Ласкин: Мобильность на рынке ЕСМ – это давно уже не тренд, а реальная необходимость и требование времени. Когда мы только начинали заниматься электронным документооборотом, слова «мобильность» и «веб-доступ» звучали как нечто из области фантастики, но сейчас ни одна система не обходится без мобильной версии.

Читать далее

Денис Левинский: Российский рынок имеет свой уникальный путь развития

Денис Левинский

Денис Левинский, директор департамента систем управления документами компании TOPS Consulting, оценил степень востребованности ECM-решений российским рынком, выделил особенности информатизации различных отраслей бизнеса и назвал наиболее интересные проекты.

CNews: Насколько востребованы российскими компаниями решения класса ECM? Компании из каких отраслей являются основными потребителями таких решений?

Денис Левинский: Рынок ЕСМ в России вошел в зрелую стадию, компании стали переходить от автоматизации документооборота к полноценному управлению информацией. От клиентов стали чаще поступать запросы, которые выходят за рамки стандартных решений. Это как нельзя лучше говорит о том, что компании стали ощущать потребность в управлении теми данными, которые у них накапливаются в электронном виде. Нельзя сказать, что в той или иной отрасли потребность в ЕСМ больше или меньше, основное отличие – это тип контента.

Читать далее

Дмитрий Рогов: СЭД в России изменились до неузнаваемости

Дмитрий Рогов

Дмитрий Рогов, директор проектного офиса практики СЭД компании «АйДи – Технологии управления», рассказал, как развивается направление СЭД в России, выделил основные тенденции и коренные отличия отечественных решений от зарубежных.

CNews: Как развивается направление СЭД в России? Какие тенденции можете отметить?

Дмитрий Рогов: За последние несколько лет СЭД в России изменились до неузнаваемости. Как и многие другие системы, . СЭД всегда находились на пике технологических возможностей в части быстродействия, масштабируемости, отказоустойчивости. Несколько лет изменили интернет и характер работы человека со структурированной и неструктурированной информацией. Информация приобрела сложную и запутанную структуру и объединяет в группы людей, которые нуждаются друг в друге.

Читать далее

Василий Бабинцев: Работа с данными более 70% сотрудников не автоматизирована

Василий Бабинцев

Василий Бабинцев, директора по маркетингу компании Directum, рассказал об изменении потребностей в сфере СЭД российских заказчиков за последние годы, развитии рыночных трендов и объяснил основные отличия отечественных разработок от западных.

CNews: Как изменились потребности российского рынка СЭД в последние годы?

Василий Бабинцев: В начале 2014 года мы посчитали потенциальную емкость рынка ECM в России, исходя из данных о рабочих местах офисного персонала в компаниях с числом сотрудников более 100 человек – эти условия уже требуют регламентированного взаимодействия с корпоративным контентом. В отечественных компаниях работа с данными более 70% сотрудников не автоматизирована. Раньше СЭД внедрялись для автоматизации работы делопроизводителей, но в последние 3–5 лет заказчики увидели более широкий спектр решаемых задач. Соответственно, вендоры расширяют функционал продуктов, чтобы не только закрывать узкие задачи, но и предлагать инструмент автоматизации всех бизнес-процессов, завязанных на работе с корпоративной информацией.

Читать далее

Александр Родионов: Первый этап мобилизации СЭД уже пройден

Александр Родионов

Александр Родионов, директор департамента систем управления документами компании «Ланит», рассказал, как менялись требования к СЭД в России, какие технологии наиболее востребованы сегодня и что ждет рынок в ближайшие годы.

CNews: Российский рынок СЭД отмечает свое 20-летие. Как менялись требования к подобным системам в России?

Александр Родионов: Я бы выделил три этапа развития рынка СЭД в России. На первом этапе СЭД становилась инфраструктурной технологией, основой ведения бизнеса, а не вспомогательной системой, не обязательной к внедрению. Выбор основывался на конкретных системах и платформах.Но многие компании подошли к первоначальному внедрению по принципу наименьших затрат, не задумываясь о том, что у дешевых систем могут быть ограничения в дальнейшем развитии. Когда проявились проблемы, оказалось, что внедрить заново проще, чем модернизировать. Это и был второй этап развития рынка СЭД, когда заказчики стали выбирать надежных поставщиков.

Читать далее

Олег Бейлезон: Три четверти пользователей полностью или частично недовольны своими СЭД

Олег Бейлезон

Олег Бейлезон, главный архитектор решений компании «Логика бизнеса», рассказал о востребованных решениях в сфере СЭД, о возникающих при реализации проектов сложностях, а также описал один из ярких проектов компании.

CNews: Какие решения в сфере автоматизации работы с документами наиболее востребованы российскими заказчиками различных отраслей бизнеса?

Олег Бейлезон: Мы отмечаем 3 ключевых тренда. Первый – это замена СЭД. Мы постоянно опрашиваем участников рынока, и примерно 75% респондентов полностью или частично недовольны своими СЭД. Заказные разработки в этой области требуют много затрат на поддержку и развитие, поэтому многие наши клиенты переходят на «коробочные» решения.

Читать далее

Александр Шабанов: В первую очередь необходимо обеспечить интеграцию всех СЭД с МЭДО

Александр Шабанов

Александр Шабанов, коммерческий директор компании «Электронная Москва», поделился мнением о том, что тормозит развитие электронного документооборота в госсекторе, и рассказал о создании электронного правительства и его влиянии на рынок СЭД.

CNews: Процесс перехода госведомств на электронный документооборот развивается не слишком интенсивно. Чем, по вашему мнению, это вызвано?

Александр Шабанов: Несмотря на то что сегодня СЭД внедрены практически во всех федеральных органах исполнительной власти и в большей части региональных органов, в этой ИТ-сфере остается ряд проблем. Большинство систем не сопряжено друг с другом, некоторые из них остаются достаточно ограниченными в возможностях и просто копируют бизнес-процессы бумажного документооборота.

Читать далее