Разделы

Интеграция ИТ в госсекторе

Администрация Тулы: общение сотрудников на 40% быстрее с Microsoft Lync

Администрация города Тулы, в которой работает больше 1000 человек, 800 из них – пользователи ПК, поставила перед собой задачу сократить издержки на телефонную связь, командировки и обеспечить оперативную коммуникацию между сотрудниками. Так как информационно-техническое обеспечение деятельности администрации Тулы уже долгое время осуществляется на базе технологий Microsoft, было решено использовать новый Microsoft Lync 2013.

Реализация проекта заняла один месяц. В результате был создан единый справочник сотрудников, Microsoft Lync интегрирован с почтовым сервером Microsoft Exchange 2013. Сотрудникам обеспечен удобный и безопасный обмен мгновенными сообщениями, появилась возможность общения через голосовую и видеосвязь, в том числе с мобильных устройств на разнообразных платформах. Руководство администрации может видеть статус присутствия человека на рабочем месте и оперативно связываться с ним, даже находясь в командировке. Благодаря системе на базе Microsoft Lync коммуникации между сотрудниками ускорились более чем на 40%, а доля использования мобильной связи для решения рабочих вопросов сократилась на 50%.

Постановка задачи

Информационно-техническое обеспечение деятельности администрации города Тулы уже долгое время осуществляется на базе технологий Microsoft. Реализация всей необходимой функциональности на основе стандартных решений Microsoft позволяла создать в администрации масштабируемую среду и повысить эффективность деятельности, однако отсутствие стандартизированного подхода к системе коммуникаций приводило к сложностям взаимодействия сотрудников и значительным расходам городского бюджета на телефонную связь.

Совместная работа сотрудников администрации была построена на базе Microsoft Exchange Server 2007, благодаря которому осуществлялась обработка и пересылка почтовых сообщений и доступ к почте сотрудников через интернет. Внедрение Microsoft Exchange решало ключевые задачи взаимодействия между сотрудниками, однако для обеспечения оперативных коммуникаций этого оказалось недостаточно – почтовые сообщения обрабатывались пользователями с задержкой.

«Многие вопросы зачастую проще было решить при личном общении, поэтому для быстрого решения вопросов сотрудники активно пользовались стационарными и мобильными телефонами. С одной стороны, использование телефонной связи помогало в оперативном решении рабочих задач, но с другой, – влекло за собой высокие затраты, значительно увеличивая расходы бюджета», – сказал Евгений Авилов, глава администрации города Тулы.

Перед ИТ-специалистами администрации города Тулы была поставлена задача значительно сократить издержки на связь и командировки, обеспечив оперативные коммуникации между сотрудниками, работающими в различных районах города.

Решение

После оценки возможных вариантов решения ИТ-специалисты администрации остановили свой выбор на технологии Microsoft Lync.

«Microsoft Lync заинтересовал нас, так как не требовал больших затрат по сравнению с решениями подобного уровня, которые есть на рынке, обеспечивал единую систему коммуникаций и интегрировался с другими уже используемыми нами технологиями Microsoft», – рассказывает Алексей Гречишников, начальник отдела информационных технологий администрации города Тулы.

Реализацию проекта было решено осуществить с привлечением опытного партнера Microsoft – группы компаний «СофтЭксперт», которая на протяжении нескольких лет реализует проекты по внедрению и технической поддержке ИТ-инфраструктуры администрации города Тулы.

«Развитие современных технологий предоставляет широкие возможности для реализации коммуникационных задач. Однако использование разнородных программных средств влечет значительные сложности в обеспечении информационной безопасности и бесперебойной работы информационных систем. Поэтому выбор решения для Объединенных коммуникаций Microsoft Lync для администрации города был, на наш взгляд, оптимальным», – отмечает Дмитрий Феоктистов, руководитель отдела развития информационных технологий группы компаний «СофтЭксперт».

Современное аппаратное и программное обеспечение администрации города Тулы дало возможность реализовать внедрение в сжатые сроки с минимальными затратами. Благодаря комплексной программе корпоративного лицензирования Microsoft Enterprise Agreement администрация города имеет возможность пользоваться новейшими версиями продуктов на выгодных условиях. Многие технологические решения Microsoft уже использовались в ИТ-инфраструктуре организации, в частности, система управления базами данных Microsoft SQL Server Standard 2008 R2, операционная система Microsoft Windows Server 2008 R2, а также Microsoft Exchange Server Standard 2007 и Microsoft Office 2007.

Таким образом, для развертывания Microsoft Lync было достаточно получить в рамках лицензионного соглашения Microsoft Lync Server 2013, а также создать новый корпоративный домен под управлением Active Directory для простого управления групповыми политиками. Новый домен позволил использовать общую базу данных и установить единые политики безопасности для всех пользователей Microsoft Lync.

Революционные технологии работы с данными меняют правила игры на рынке
Бизнес

Microsoft Lync Server был развернут на серверах, виртуализованных с помощью технологии Microsoft Hyper-V, что позволило избежать отдельных затрат на аппаратное обеспечение.

Реализация проекта заняла один месяц и была завершена в мае 2013 года. Совместно со специалистами группы компаний «СофтЭксперт» была установлена серверная часть решения, а приложения на компьютеры пользователей устанавливались уже непосредственно ИТ-специалистами администрации. Всего Microsoft Lync был установлен на 50 рабочих местах.

В рамках внедрения было проведено обучение технических специалистов созданию новых пользовательских профилей с разграничением прав в службе каталогов. Чтобы, например, ряд пользователей имел возможность проведения видеоконференций, а для другие могли применять только функционал решения для обмена мгновенными сообщениями, который непосредственно необходим им в работе.

С целью обеспечить быстрый переход на новую технологию, ИТ-специалистами совместно с партнером «СофтЭксперт» было проведено обучение среди сотрудников с демонстрацией возможностей продукта.

Эксперты подвели итоги в области ИБ и сделали прогноз на 2022 г.: в тренде будет гибридная работа
ИТ в госсекторе

Преимущества

Внедрение системы Объединенных коммуникаций на базе Microsoft Lync позволило организовать стандартизированный подход к общению и совместной работе сотрудников, на ее основе была налажена почтовая связь, создан единый справочник сотрудников, настроен обмен мгновенными сообщениями, появилась возможность общения через голосовую и видеосвязь.

«Организация совместной работы с помощью Microsoft Lync позволила нам ускорить коммуникации между сотрудниками более чем на 40% и значительно сократить расходы на городскую телефонную связь. По предварительным оценкам доля использования мобильной связи для решения рабочих вопросов сократилась на 50%», – говорит Евгений Авилов.

С первых дней Microsoft Lync стал широко использоваться сотрудниками администрации. Основными пользователями на данный момент являются руководители структурных подразделений, многие из которых часто отъезжают в командировки или проводят время на встречах и совещаниях.

Благодаря Microsoft Lync руководство администрации может оперативно получать информацию о присутствии сотрудника на рабочем месте, быстро и удобно связываться с ним удобным в данный момент способом. Возможность легко предоставить общий доступ к календарям и задачам позволяет более эффективно планировать рабочее время сотрудников, распределять и отслеживать выполнение задач. Благодаря решению при отсутствии сотрудника на рабочем месте можно оставить ему голосовое или текстовое сообщение.

«Широкие возможности Microsoft Lync позволили достичь всех целей внедрения, одновременно обеспечив высокий уровень информационной безопасности ИТ-инфраструктуры в целом», - отметил Дмитрий Феоктистов.

На следующем этапе проекта внедрения Microsoft Lync в администрации города Тулы планируется увеличить количество пользователей до 800 сотрудников и организовать единую коммуникационную среду с ведомственными территориально распределенными подразделениями администрации.

Подписаться на новости Короткая ссылка