По приблизительным оценкам финансовых директоров, около 50% российских компаний составляют годовые бюджеты и управленческую отчетность, не прибегая к помощи специализированных решений. Фактически они используют Excel и другое офисное ПО.

Тем не менее большинство финансовых директоров, непосредственно отвечающих за процесс бюджетирования и составления отчетности, признают, что зачастую функционала этих программ им недостаточно. "По мере роста бизнеса возрастают и объемы информации, которую нужно обработать и проанализировать, – рассказывает Владислав Миронов, ИТ-специалист компании "Энерджи Логистика". – Самописные решения и Excel перестают справляться с этими задачами. Возникает необходимость в системе, позволяющей анализировать огромные массивы информации, моделировать различные ситуации и т.д., и представляющей широкий спектр аналитических инструментов. Учитывая ограниченные возможности ERP и CRM, финансисты компаний все чаще выбирают BI-системы".

Мария Коновалова, финансовый директор компании LaStyle, убеждена, что правильно подобранные BI-приложения способны значительно упростить жизнь, в частности решить многие проблемы, связанные с бюджетированием и составлением отчетности. Во многом именно этим объясняется постоянное повышение спроса на BI со стороны бизнеса. "Большой всплеск интереса к BI-решениям наблюдался в 2010–2011 гг., когда многие компании, пережив кризис 2008 г., решили, что им необходим мощный инструмент, позволяющий реализовать задачи оперативного мониторинга показателей и их детального факторного анализа, – делится мнением Денис Катюшин, коммерческий директор компании Optima Consulting.– Наряду с этим многие руководители задумались о создании инструментов моделирования, с использованием которых можно было бы просчитать различные сценарии развития ситуации, в том числе и за счет внешних факторов".

Востребованные задачи

Многие российские компании автоматизировали бизнес-процессы стихийно, а потому данные, необходимые для составления отчетности или годового бюджета, поступают из разных информационных систем, файлов Excel и т.д. Одно из основных преимуществ BI-решений заключается в том, что они позволяют унифицировать эти потоки информации. "BI-решения позволяют стандартизировать бизнес-процессы, бюджетные формы, – приводит аргументы Алевтина Яшкина, директор финансового департамента компании "РусТоргИнвест". – Нашей компании, например, это позволило унифицировать сквозные аналитические справочники (справочник доходов, справочник затрат и т.д.) общие для всех подразделений, структуру и правила заполнения основных бюджетных форм; источников плановых и фактических данных".

Одна из самых востребованных задач, решаемых с помощью BI, – возможность составления прогнозных финансовых моделей с учетом множества факторов (инфляции, курса валют, цен на сырье и материалы). "При составлении бюджета финансовому директору, так же как и функциональным менеджерам, важно иметь возможность проработать различные сценарии будущего. Например, при росте или сокращении доходов на столько-то процентов, с учетом того, сколько новых людей, площадей, новых станков должно появиться в компании. BI-системы имеют блоки статистического анализа, который позволяет частично решить такую задачу. В полной мере с ней справляются системы сценарного планирования, но это уже выходит за рамки бизнес-анализа", – говорит Владимир Коровкин, руководитель департамента бизнес-систем компании "Астерос Консалтинг".

Новшества функционала

По словам основных игроков, сегодня динамику российского рынка BI определяют новые технологии, одна из которых – Big Data. "Основные требования, которые выдвигаются сейчас заказчиками к BI-системам, – это быстрый и эффективный анализ больших объемов информации в режиме реального времени; анализ данных из новых источников класса Big Data – интернет-контент, автоматически генерируемая информация, слабоструктурированные и неструктурированные данные", – комментирует Андрей Пивоваров, руководитель группы перспективных технологий предпроектного консалтинга Oracle СНГ. Правда, по словам Романа Колеченкова, руководителя отдела аналитических решений "Техносерв Консалтинг", мировой тренд Big Data затронул российский рынок только на уровне разговоров, "громких" внедрений пока нет.

Отдельного внимания заслуживают технологии in-memory. По мнению Андрея Байбутова, консультанта BI, аналитика отдела бизнес-анализа и функционального проектирования компании "Инфосистемы Джет", ситуация на мировом рынке BI сейчас склоняется в их сторону, поскольку они позволяют не просто построить необходимые отчеты из огромных массивов данных, но и сделать это быстро. Таким образом, у конечного пользователя появляется возможность "выстроить диалог с системой" в режиме реального времени, не привязываясь к рабочему месту. "Все усовершенствования процессов последнего времени ведутся в борьбе за повышение скорости получения аналитических и отчетных данных. Раньше эта задача решалась с помощью OLAP-кубов, сегодня для этого есть "in memory"-системы, благодаря которым выгрузка отчетности требует не сутки, а всего час или того меньше. Теперь готовить аналитические срезы можно не раз в месяц, а раз в один-два дня. Но, дабы это было действительно полезно, нужно, чтобы и скорость бизнес-процессов в компании соответствовала этому темпу. Ведь в противном случае получится, что в десять раз чаще мы будем просто смотреть на цифры, не предпринимая никаких серьезных действий", – комментирует Владимир Коровкин.

Не менее актуальная тенденция на рынке – мобилизация BI-приложений. Аналитики не исключают, что уже в ближайшие годы не менее трети всего функционала BI-систем будет предоставляться посредством мобильных устройств. Эта тенденция обусловлена ростом популярности планшетов и смартфонов. "Наличие решений для мобильных устройств – это одно из преимуществ любой BI-платформы, – уверен Денис Катюшин. – Как показывает наша практика, мобильность – это одно из важных требований к системе BI cо стороны наших заказчиков. Практически все реализованные нами проекты в сфере BI с 2012 г. предусматривают возможность использования в работе мобильных устройств с доступом извне для мониторинга показателей деятельности компаний".

Каких ошибок стоит избегать

Несмотря на очевидные преимущества BI-решений многие компании допускают схожие ошибки, что снижает их эффективность. Среди наиболее распространенных можно выделить две. "К типичным ошибкам можно отнести отсутствие формализации требований к будущей BI-системе. Это приводит к невозможности управления ожиданиями заказчика и в итоге к расширению функциональных рамок проекта или к постоянной доработке (переработке) BI-системы. Также часто встречаются ошибки, связанные с неверно построенной архитектурой системы, что в итоге приводит к ограниченным возможностям ее масштабирования как по объемам данных, так и по количеству пользователей", – перечисляет Денис Катюшин.

В результате показатели и прогнозы, полученные с помощью BI-решений вызывают серьезные сомнения у топ-менеджмента, а их проверка и обоснование требуют дополнительного времени и участия сотрудников финансовой службы.

П

о словам Владимира Коровкина, вторая опасность кроется в разочаровании качеством данных. Обычно пользователи ждут от дорогой BI-системы почти что чуда – пресловутого Single Point of Truth (Единого Источника Правды). По итогам эксплуатации выясняется, что практически каждую цифру можно оспорить. У финансового директора одна точка зрения, у главного инженера – другая, у маркетологов третья. Ведь в ERP данные вбиваются тоже "руками", как и обычные таблицы Excel, и здесь от ошибок никто не застрахован. Кроме того, промышленные системы дают ограниченное число способов посмотреть на данные. И не факт, что предложенные разрезы будут наиболее адекватны с точки зрения "реальности" бизнеса.

Простой пример: в ERP хранятся (и отображаются в BI-системе) маркетинговые расходы в соответствии с учетными документами – договорами, разнесение по периодам весьма приблизительное, оптимизированное под налоговое планирование и движение денежных средств, география в некоторых местах укрупнена, поскольку один поставщик закрывает несколько регионов. В файле Excel директора по маркетингу – реальные недельные расходы с точной разбивкой по географии и носителям, которые можно соотнести с продажами. "И где "настоящая" правда бизнеса?" – размышляет Владимир Коровкин.