Разделы

Документооборот

Половина е-документов не доходит до ECM

Распространенность электронных документов в мире увеличивается стабильно год от года, однако до сих пор они чаще всего остаются вне ECM-системы. К такому выводу пришли специалисты из AIIM, подведя итоги исследования рынка Electronic Record Management. В качестве основной причины аналитики называют существующую политику обращения с документацией, при которой любая информация в обязательном порядке должна дублироваться на бумаге.

По приведенным в отчете о состоянии рынка ERM в мире данным, в компаниях использование бумажного документооборота снижается, а электронного – резко увеличивается (об этом заявляют 23% и 70% участников опроса, соответственно). Тем не менее, 45% опрошенных отмечают, что такого рода документы остаются необработанными, а 42% используют для их хранения файловые хранилища. О помещении их в специальную ERM-систему или ECM-решение говорят лишь 21% и 18% участников опроса. Треть компаний, как отмечают аналитики AIIM, хранит официальные документы непосредственно в бизнес-приложениях, в которых они создаются, еще одна треть – распечатывает их, а остальные компании используют ERM/ECM-решение.

Опрос игроков рынка СЭД в России показал, что в целом данные, полученные AIIM, корректно отражают действительное положение дел в отрасли, однако, только для западного рынка. Александр Аввакумов, директор практики документооборота Optima Сonsulting, полагает, что отчет показывает зрелость использования ERM на Западе, тогда как для России говорить о зрелости в использовании подобных систем невозможно: "На Западе более развита автоматизация, больше регламентированы бизнес-процессы и появляющиеся в ходе работы документы идут именно в рамках автоматизированных бизнес-процессов в соответствующих системах, поэтому они там и остаются". "К сожалению, взгляд на Россию покажет печальную ситуацию как в самом объеме автоматизации, в регламентации бизнес-процессов, так и в общем хранении документов. По большей части в масштабах России автоматизировано не более 5- 10% бизнес-процессов предприятий, поэтому говорить об электронном хранении документов, базах знаний, не приходится", - объясняет спикер, полагая при этом, что проект "Электронная Россия" может несколько изменить ситуацию. Сергей Курьянов, директор по развитию Docsvision, замечает, что в России большинство документов, относящихся к "записям предприятия" (имеющим юридическую силу и необходимым в аудиторских и фискальных целях) управляется в бумажном виде и их оценка приближается к 100% в России. По его мнению, это связано это с "недовнедрением" ЭЦП в законодательство РФ и в практику фискальных органов и аудиторов. Иванова Елена, начальник по маркетингу ЭОС, оценивает долю документов, хранимых в тех же приложениях, в которых они создавались, для России в 60-65%, а отсканированных и сохраненных в электронном виде при самом оптимистическом расчете - в 40%. В свою очередь, по ее словам, "распечаток" в нашей стране больше, чем на Западе, как минимум, 50%, а доля компаний, использующих ERM/ECM-системы крайне мала. Со мнением представителей Optima Сonsulting, ЭОС и Docsvision не согласен Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса "Интертраст": "Несмотря на разницу в законодательстве, судебной практике, регулятивных отношениях в России и на Западе, статистика обращения бумажных и электронных документов может быть схожей. Россия уступает Западу в масштабности использования технологий электронного управления документами и управления электронным контентом, но опережает по части проработанности регламентов управления записями (официальными документами), независимо от того, являются они бумажными или электронными. Поэтому в российской практике перенос уже действующих регламентов в электронное пространство часто происходит менее болезненно. Однако техническая и финансовая готовность Запада пока существенно выше". Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента "АйТи", не сомневается в приведенных в отчете AIIM цифрах, замечая, что они отражают результаты опроса 648 компаний, которые приняли в нем участие. Однако, как отмечает эксперт, "характер использования бумажных и электронных документов может сильно различаться в организациях различного масштаба". Оценивая состояние отечественного рынка, Дмитрий Романов указал на то, что доля печатаемых "официальных документов" - более 90%, однако почти все они, так или иначе, управляются с помощью различных специализированных учетных систем, а доля документов, хранимых в системах класса ECM или передаваемых на внешнее хранение, в 2-3 раза ниже, чем в приведенном отчете. Сергей Якимчук, руководитель направления TerraDocs компании Terralink, считает, что, с одной стороны, существуют законодательно принятые регламенты и правила управления в области RM, но, с другой стороны, они не предназначены для электронных систем. "В коммерческих организациях, на мой взгляд, ситуация вполне пересекается с отчетом AIIM. В государственных органах и предприятиях, тесно связанных с ними, ситуация куда более плачевна для электронной обработки. Поскольку государственные заказы по нашим данным составляют большую часть рынка, то количество документов-"распечаток" явно превышает число проходящих электронную обработку", - заключает эксперт.

Хранение электронных документов

AIIM, 2009

Недостаточная популярность ERM/ECM-систем, связывается, по версии опрошенных участников рынка СЭД в России, с тем, что компании пока еще могут обходиться без таких решений. "Смысл передачи документов из LOB-приложений ("линейных бизнес-приложений") в ECM/ERM связан с упрощением их дальнейшего использования в интересах различного рода аудитов. При этом может быть достигнута унификация процедур хранения, поиска и извлечения требуемой информации. Однако пока слишком много препятствий на пути практической реализации такого подхода - недостаточные средства интеграции, высокие накладные расходы на поддержку процесса, ведомственная разобщенность", - говорит Вадим Ипатов. " Вполне объяснимо, что в ECM-систему переводят в первую очередь наиболее важные документы. Эта треть документов представляет, конечно, ценность для бизнеса, но скорость их нахождения/получения не столь важна – можно оставить их и во внешних по отношению к ECM-системе архивах", - полагает Сергей Якимчук. Практически о том же самом говорит и Сергей Курьянов, отмечая, что большая часть документов создающихся в приложениях - это накладные, счета и платежные документы. "Такие документы можно назвать транзакционными, в отличие от управленческих (приказов, распоряжений и отчетов). Вполне естественно их и хранить в этих приложениях, если конечно законодательство это позволяет и приложения сертифицированы в соответствии с этим законодательством", - рассуждает он. "Пока без ЕСМ-систем еще можно обходиться, без них будут обходиться", - резюмирует Александр Родионов, директор департамента управления документами "Ланит", замечая, при этом, что для компаний с объемом бизнеса более 1 млрд долларов уровень проникновения технологий ECM равен 100%. "Никто не склонен без крайней необходимости делать лишние движения, поэтому нужно давление. Если вы прислали документ, из которого ясно, что в вашем офисе нет компьютера и лазерного принтера, то вы - маргинал. Это своеобразное социальное давление. Поэтому текстовый редактор – самое популярное ПО. Как учитываются и где хранятся ваши документы, никому не видно, и ваша репутация никак не задета", - поясняет эксперт. Для российского рынка Елена Иванова называет в качестве три основных причины, по которым ERM/ECM-системы непопулярны. Во-первых, это несовершенство нормативной и законодательной баз, во-вторых, отсутствие стандартов и интероперабельности в ПО различных производителей, и, в-третьих, человеческий фактор.

Хранение официальных документов

Российский разработчик выпустил новую версию NGFW
Безопасность

AIIM, 2009

В отчете AIIM также говорится и о политиках, применяющихся в документообороте. Более 50% компаний сканируют новые поступившие документы, после чего архивируют их в электронном виде. Еще столько же предприятий архивируют просто бумажный документ, 40% - архивируют новые документы в бумажном виде, но индексируют их в электронном виде, 29% - сканируют по требованию, а 30% - планируют перевести в цифровой вид всю свою документацию в какое-то время. "Перевод всех накопленных архивов бумажных документов в электронный вид редко окупается. Количество обращений к подобным документам в текущих условиях высокой динамики изменений бизнес-среды не несет прибыли в краткосрочной перспективе. Сканирование же всех новых поступивших документов уже сейчас является нормой для более чем половины опрошенных, и я думаю, что этот процент также отражает текущую ситуацию в России. Те компании, которые только обдумывают подобные процедуры, явно отстают от общих тенденций на 3-5 лет", - уверен Сергей Якимчук. "Наиболее перспективной как для России, так и для всего мира является политика перевода и дальнейшего оборота документов в электронном виде", - считает Александр Аввакумов. "Политика западных компаний основана на том, что необходимо резко увеличивать скорость принятия бизнес-решений, так как время это деньги. Для увеличения скорости принятия решений нужно использовать не курьеров, а электронную пересылку, поэтому по большей части они сканируют и далее запускают бизнес-процессы в электронном виде. В России же ситуация совершенно иная, здесь ранее мало заботились о скорости принятия решений, поэтому и такая картина", - объясняет спикер. Другие эксперты предлагают другие варианты применяемых политик в документообороте. "Поскольку полный отказ от бумажного документа и, соответственно, бумажных технологий - дело неопределенного будущего, наиболее подходящим на текущий момент является разделение всего массива официальных документов на существующие только в бумажном виде, бумажные оригиналы, имеющие скан-образы и существующие только в электронном виде (электронные оригиналы). Такое разделение может определяться и особенностями законодательств, и внутренней спецификой", - считает Вадим Ипатов. "Учет всех этих видов документов организуется по единым правилам (в общем пространстве реквизитов, правил доступа, корпоративных справочников, поисковых возможностей). Порядок поступления, хранения и извлечения документов, естественно, будет различным. С изменением законодательства и развитием собственной практики работы с документами данный подход предоставляет быстрые возможности перевода документов из разряда бумажных в электронные оригиналы", - заключает он.

Михаил Демидов