Разделы

Документооборот

Хаос в контенте дает толчок к ECM

Независимые аналитики рынка ECM выяснили, что в подавляющем большинстве организаций стимулом к внедрению ECM-систем является желание компаний справиться с "контентным хаосом". Также компании стремятся повысить эффективность, оптимизировать бизнес-процессы, выполнить требования законодательства и уменьшить риски. Выводы зарубежных исследователей прокомментировали российские специалисты.

Аналитическое сообщество AIIM в ходе опроса 751 компании, находящейся преимущественно в Северной Америке и Европе, определило наиболее значимые для современного бизнеса факторы, влияющие на внедрение ECM-решений. В 60% случаев сотрудники компаний, которые планируют использовать ECM, отметили, что стимулом является желание побороть "контентный хаос". В компаниях, где уже развернуты подобные решения, оценки были традиционными – ECM была нужна для повышения эффективности (27%), оптимизации бизнес-процессов (19%), выполнения требований законодательства и уменьшения рисков (17% и 11%, соответственно). При этом аналитики замечают, что пропорция соотношения бизнес-стимулов и правовых аспектов изменилась – три года назад она была 1:1, а сейчас 2:1 в пользу бизнеса. Российские игроки рынка СЭД/ECM оценили полученные результаты, как отражающие реальное положение дел в отрасли применительно к западным реалиям, и отметили несколько расхождений в контексте того, что происходит в отечественной действительности.

По мнению Дмитрия Семенюка, менеджера по продуктам ЭОС, аналитики AIIM рассматривают ECM в целом, без частных случаев. Эксперт отмечает, что с "контентным хаосом" в России сейчас сталкиваются все компании и организации, решая вопросы эффективной работы с документами. "Россия наращивает долю использования ECM-систем, хотя и отстает от европейских стран по количествам внедрений. В целом для России указанное в отчете соотношение 2:1 неверно, т.к. основной потребитель таких систем сейчас - это государственные структуры. Что касается использования ECM в бизнесе, то их сейчас внедряют в основном крупные организации. На мой взгляд, соотношение 1:1 для России остается наиболее верным.

Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, полагает, что, несмотря на то что 60% респондентов говорили о "контентном хаосе", остальные драйверы перехода на ECM указывают на различные аспекты "контентного хаоса" или на цели наведения порядка хотя бы в части контента. Поэтому, по мнению эксперта, можно скорее говорить о том, что 60% считают управление контентом в своей организации неэффективным в целом, и о том, что они собираются, внедряя ECM, улучшить эту ситуацию в общем. "Ключевыми драйверами перехода на ECM являются желание капитализировать постоянно увеличивающуюся часть стоимости предприятия, сосредоточенную в информации различного рода и стремление уменьшить риски, связанные с законодательством (как фискальным, так и социальным). Именно в этих сферах предприятия осознают управление контентом как задачу с конкретными целями, достижение которых позволит получить конкретные улучшения в управлении предприятием", - говорит господин Курьянов. По его мнению, если говорить о различиях в потребностях российских и западных предприятий, то в России средние предприятия чаще ищут выгод в капитализации (ускорении работы, повторном использовании) контента, а крупные - в уменьшении фискальных рисков. Анализируя отчет, эксперт отмечает, что на западном рынке драйвер повышения эффективности также растет, а рисков - падает, в России же драйвер рисков растет и для крупных предприятий - быстрее драйвера эффективности. Изменение пропорции между рыночными и правовыми стимулами внедрения эксперт объясняет тем, что на Западе в начале текущего десятилетия ужесточилось регулирующее законодательство. В свою очередь, задача снижения рисков его нарушения была в целом к середине 2000-х годов тем или иным способом решена. Так, отмечает представитель компании DocsVision, в 2001-2002 годах отношение драйверов было 3:1 "в пользу бизнеса", сейчас оно просто восстанавливается в связи с решением задачи по рискам. "В России во многом детализация и ужесточение регулирующего законодательства еще впереди, и фактор рисков обязательно вырастет. Ровно это мы видим сейчас в связи с введением закона о защите персональных данных", - отмечает Сергей Курьянов.

Виктор Сенкевич, управляющий директор PayBot, считает, что желание избавиться от "контентного хаоса" является ключевой причиной и для России в формулировке "наведение порядка в документах". Второй главной причиной эксперт называет стремление соответствовать отечественным стандартам документооборота, которые весьма развиты в России. Господин Сенкевич согласен с тем, что сейчас происходит изменение соотношения законодательных и бизнес-причин для ECM-проектов: "Если раньше внедрение подобных систем больше инициировалось необходимостью соответствовать требованиям законодательства или, например, требованиям внедряемых на предприятии стандартов ISO 9000, то сейчас все чаще такие процессы инициируются необходимостью повышения эффективности бизнеса. В некоторых отраслях эти две причины совпадают - например, фармацевтическая отрасль в силу своей специфики жестко регулируется, и внедрять СЭД на предприятиях вынуждают как требования отраслевых стандартов, так и необходимость повышать эффективность бизнеса".

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, не соглашается с тем, что проблемы с управлением контентом в организации могут являться причиной внедрения ECM: "Желание избавиться от контентного хаоса само по себе никогда не может являться причиной для запуска такого серьезного, масштабного и инвестиционного проекта, как внедрение ЕСМ. Существуют только три причины внедрения корпоративной системы управления контентом: во-первых, если проект принесет дополнительную прибыль; во-вторых, если в результате проекта новый продукт компании быстрее появится на рынке или будет иметь более высокое качество, чем у конкурентов в-третьих, если внедрение избавит компанию от каких-то вполне реальных штрафов, убытков и потерь. К последней категории относится соблюдение требований законодательства в целом, регуляторов рынка, в частности, и конкретно соблюдение корпоративных политик". Сам по себе контентый хаос, по мнению специалиста, компания может терпеть до тех пор, пока он не наносит ей ущерба.

Изменение пропорции между внедрениями ECM, обоснованными бизнес-целями, и проектами, обеспечивающими соблюдение норм законодательства, господин Бейдер объясняет несколькими причинами. К ним относится то, что корпоративные скандалы на сегодняшний день стали менее актуальными, и общественное внимание к этой проблеме немного уменьшилось; многие компании уже внедрили те или иные решения для обеспечения соответствия законодательству, и не все они были основаны только на применении концепции ЕСМ; ряд компаний разочаровались в подобных проектах из-за недобросовестных предложений (по словам представителя Terralink, на рынке продавались различные решения - от средств архивирования для СУБД до настольных приложений, разработанных с помощью макросов Excel). Кроме того, определяющим фактором был и остается бизнес, который определяет стратегию, цели, порядок и состав проектов по автоматизации любых видов и направлений деятельности, в т.ч. по управлению контентом. Указанное в исследовании AIIM соотношение эксперт считает характерным для очень зрелого рынка, указывая на то, что регулирующее законодательство такого рода в России совершенно не развито, в связи с чем доля соответствующих решений будет примерно 10:1 в пользу бизнеса.

Дмитрий Исаев, Softline: Мы видим превосходные перспективы развития облачного бизнеса в России
Импортозамещение

Схожей точки зрения придерживается и Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик Directum. Он отмечает, что компании начинают осознавать опасность и цену "неуправляемого контента" - многие уже столкнулись с негативными эффектами в виде штрафных санкций, проигранных судов. Стремясь получить контроль над ситуацией, компании делают разные акценты, ставят различные цели: повышение эффективности, сокращение издержек, оптимизация бизнес-процессов, соответствие требованиям регуляторов и реалиям бизнеса, снижение операционных рисков, повышение качества обслуживания клиентов и конкурентоспособности. Эксперт полагает, что ситуация в России не сильно отличается, за исключением того, что соответствие законодательным требованиям имеет несколько меньший приоритет. По мнению специалиста, объяснить изменившуюся пропорцию причин внедрения ECM может финансовый кризис, который вынудил компании сокращать издержки и повышать эффективность бизнеса. ECM-вендоры быстро сориентировались в изменившейся ситуации и в стратегии продвижения своих продуктов сместили акценты, позиционируя ECM-системы как то, что позволит бизнесу экономить средства. Поэтому на фоне роста интереса к сокращению издержек несколько уменьшились приоритеты соответствия законодательным требованиям и управления рисками. В России, считает Сергей Бушмелев, сложилась похожая ситуация и также заметно стремление сократить издержки, но говорить о таком сильном изменении приоритета пока что нельзя.

В целом опрошенные CNews игроки рынка согласны с выводами отчета AIIM применительно к рынку США, Канады, Австралии и Западной Европы, где действительно наблюдаются подобные тенденции. При этом они отмечают, что в России соответствие законодательным требованиям в меньшей степени интересует компании, поэтому ситуация в этой части изменилась незначительно.

Михаил Демидов

Михаил Демидов