Поделиться
«М.Б.А. Финансы» создала единое информационное пространство на базе EOS for SharePoint
В «М.Б.А. Финансы», российском представительстве транснациональной корпорации MBA Empire, специализирующейся на решениях в области бизнес-консалтинга и управлении кредитными рисками, завершен первый этап развёртывания системы электронного документооборота, управления корпоративным контентом и взаимодействием сотрудников. Об этом CNews сообщили в компании «Электронные Офисные Системы». Инструментом для создания единого информационного пространства стало платформенное решение EOS for SharePoint, а исполнителем проекта была выбрана компания «Альта-Софт», сертифицированный партнер ЭОС в Брянской области.
«М.Б.А. Финансы» является частью группы, действующей на территории России, Чехии, Словакии, Казахстана, Украины, Китая и Индии. Главным предметом деятельности компаний группы М.Б.А. является взыскание B2C- и B2B-задолженности и консалтинговые услуги в области управления просроченной задолженностью. Российское представительство «М.Б.А. Финансы» было создано в 2009 г. В структуру российского представительства входят главный офис в Москве и филиалы в Брянске и Смоленске. В Брянске расположен самый крупный в России операционный центр компании, в котором работает более 600 сотрудников. Для организации взаимодействия между центральным офисом и филиалом в Брянске, в том числе для обмена юридически значимыми документами, было принято решение о внедрении системы EOS for SharePoint для ведения полноценного электронного документооборота и организации совместной работы с документами.
Заказчик приобрел серверную лицензию, комплект лицензий категории «Участник», а также опции «Сканирование» и «Юридически значимый документооборот». За 4 месяца специалисты компании «Альта-Софт» провели весь комплекс работ по развертыванию системы и созданию единого информационного пространства. Работы проводились на новой версии Microsoft SharePoint Server Standart 2013 и EOS for SharePoint версии 4.0.
В целом в рамках проекта были достигнуты следующие результаты: автоматизация основных бизнес-процессов управления документами (регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, согласование и рассмотрение любых документов); автоматизация бизнес-процессов по совместной подготовке документов в соответствии с проведенным анализом особенностей текущего документооборота организации.
При настройке системы под специфику документооборота компании были реализованы пожелания заказчика: созданы дополнительные типы контента и группы документов на основе этих типов; созданы и настроены бизнес-процессы для групп документов по картотекам; проведена настройка рабочих мест под особенности ведения документооборота в организации; настроены поисковые запросы; настроена система оповещений пользователей по новым задачам на электронную почту; создан новый отчет «Сводка по исполнению», в котором отображаются сведения по всем задачам пользователей и их текущем состоянии.
Кроме этого, был создан макет главной страницы сайта компании. Также был разработан ряд подробных инструкций по работе пользователей, регистраторов, руководителей в системе. Все пользователи прошли индивидуальное обучение, часть из них — дистанционно.
После завершения тестовой эксплуатации и небольших корректировок по пожеланиям заказчика СЭД была введена в промышленную эксплуатацию. Заказчик получил единую систему электронного документооборота, обеспечивающую информационное взаимодействие между территориально удаленными подразделениями, что позволило сократить время на передачу документов из центрального офиса в филиал в Брянске. При этом ведется полное отслеживание движения оригиналов и копий бумажных документов. Средствами системы EOS for SharePoint организована совместная работа по подготовке проектов внутренних и исходящих документов в соответствии с настроенными бизнес-процессами.
В настоящее время система работает в промышленном режиме. Дальнейшее развитие EOS for SharePoint предполагает увеличение количества рабочих мест и организацию межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота, отметили в ЭОС.
Короткая ссылка
