Разделы

Документооборот

Почему «Центргазпромстрой» выбрал СЭД «Дело»

СЭД с каждым годом становятся все более многозадачными. Так, система «Дело» от компании ЭОС позволяет не только автоматизировать корреспонденцию, приказы, протоколы, но и разграничить права пользователей и обеспечить доступ в базу для удаленных сотрудников. В этом году систему «Дело» внедрил холдинг «Центргазпромстрой».

В июне 2013 г. стартовал проект по созданию системы электронного документооборота в «Центргазпромстрое», дочернем предприятии «Центргаза». Система «Дело», успешно работающая во всех департаментах и отделах головной компании с 2010 г., теперь внедрена во всех подразделениях этого филиала.

Решение о внедрении единой для всех филиалов системы электронного документооборота было принято в целях более эффективного взаимодействия, повышения исполнительской дисциплины и сокращения временных затрат на принятие совместных решений. «Центргазпромстрой» стал первой из дочерних организаций, использующей для работы с документами систему «Дело».

На момент принятия решения о внедрении платформы электронного документооборота в компании не использовалось специализированное программное обеспечение, автоматизирующее работу с документами. Проект по внедрению СЭД занял чуть больше месяца. Все работы были выполнены компанией «СофтЭксперт», партнером ЭОС. «СофтЭксперт» с 2010 г. ведет проект по автоматизации документооборота в холдинге «Центргаз».

Специалисты компании «СофтЭксперт» провели комплекс работ по внедрению. Для этого первоначально было необходимо обследовать текущее состояние документооборота и, учитывая специфику деятельности предприятия, разработать схемы движения документов – от их создания и согласования, до исполнения поручений и списания. Затем было установлено программное обеспечение, автоматизирующее процесс документооборота на таких участках, как входящая и исходящая корреспонденция; приказы; распоряжения; протоколы; служебные записки. Для каждого конкретного пользователя «СофтЭксперт» произвел индивидуальную настройку интерфейса системы в соответствии с желаниями, а также разграничил права доступа согласно их полномочиям. Кроме того, специалисты компании проводили групповое и индивидуальное обучение всех пользователей.

Преимущества

В связи со спецификой работы предприятия – большой процент времени сотрудники проводят в командировках на удаленных объектах – заказчиком было выдвинуто требование обеспечить возможность доступа в базу документов центрального офиса через интернет. Эта задача была решена при помощи подсистемы «Дело-web».

Запуск системы в эксплуатацию состоялся в июле 2013 г.: начали свою работу в СЭД руководители предприятия, группа делопроизводства, 24 структурных подразделения, а также постоянно действующее удаленное подразделение в Республике Коми.

Какие компании наиболее уязвимы для киберпреступников
Безопасность

Успешно выполненная работа позволила компании решить многие важные задачи. Одним из самых существенных достижений является создание единого информационного пространства, доступ к которому есть у всех структурных подразделений компании, в том числе реализован и удаленный доступ. Введение системы «Дело» обеспечило возможность ведения общей базы данных электронных документов путем сканирования всей входящей и исходящей корреспонденции, а также усилило контроль выполнения поручений. В результате были сокращены затраты времени на обработку информации, появилась возможность отследить движение документа внутри организации на всех этапах его жизненного цикла, а сводные отчеты по документообороту теперь формируются оперативно. Также надо отметить, что данная система позволила упростить работу, сделать ее удобнее для сотрудников: теперь можно не волноваться за сохранность документов, найти необходимый в кратчайшие сроки, а процедура согласования стала быстрой и наглядной.

Всего на данном этапе в системе «Дело» работают 40 сотрудников компании. В дальнейшем «Центргазпромстрой» планирует увеличить число рабочих мест и опций системы «Дело», перейти к безбумажному электронному документообороту с применением ЭП.

О компании

«Центргаз» является многопрофильным инвестиционно-строительным холдингом. Входящий в него в статусе филиала «Центргазпромстрой» выполняет общестроительные работы на объектах промышленного и гражданского назначения. Более чем за 20 лет работы (предприятие создано в 1991 г.) силами «Центргазпромстроя» построены и реконструированы десятки объектов: многоэтажные жилые дома, административные и производственные здания, гостиницы, спортивные сооружения, складские помещения и многое другое. Предприятие осуществляет свою деятельность в Тульской области, Республике Коми, Московской области, а также Дальнем Востоке.

Холдинговые многопрофильные структуры уже много лет выбирают систему «Дело», разработанную компанией ЭОС, для автоматизации документооборота и создания общего документационного пространства. Продукт используют «Татнефть», «Татэнерго», «Холдинговая компания Росгосстрах», «Монолитное строительное управление-1» (г. Москва), Группа компаний «Основа Холдинг» (Омская область), «Сахатранснефтегаз» (Якутия), «Национальные кабельные сети» (Москва) и многие другие. За годы использования система доказала свою эксплуатационную надежность в том числе при взаимодействии с удаленными подразделениями, филиалами и дочерними компаниями.

Подписаться на новости Короткая ссылка