Разделы

Документооборот

Почему «Центргазпромстрой» выбрал СЭД «Дело»

СЭД с каждым годом становятся все более многозадачными. Так, система «Дело» от компании ЭОС позволяет не только автоматизировать корреспонденцию, приказы, протоколы, но и разграничить права пользователей и обеспечить доступ в базу для удаленных сотрудников. В этом году систему «Дело» внедрил холдинг «Центргазпромстрой».

В июне 2013 г. стартовал проект по созданию системы электронного документооборота в «Центргазпромстрое», дочернем предприятии «Центргаза». Система «Дело», успешно работающая во всех департаментах и отделах головной компании с 2010 г., теперь внедрена во всех подразделениях этого филиала.

Решение о внедрении единой для всех филиалов системы электронного документооборота было принято в целях более эффективного взаимодействия, повышения исполнительской дисциплины и сокращения временных затрат на принятие совместных решений. «Центргазпромстрой» стал первой из дочерних организаций, использующей для работы с документами систему «Дело».

На момент принятия решения о внедрении платформы электронного документооборота в компании не использовалось специализированное программное обеспечение, автоматизирующее работу с документами. Проект по внедрению СЭД занял чуть больше месяца. Все работы были выполнены компанией «СофтЭксперт», партнером ЭОС. «СофтЭксперт» с 2010 г. ведет проект по автоматизации документооборота в холдинге «Центргаз».

Специалисты компании «СофтЭксперт» провели комплекс работ по внедрению. Для этого первоначально было необходимо обследовать текущее состояние документооборота и, учитывая специфику деятельности предприятия, разработать схемы движения документов – от их создания и согласования, до исполнения поручений и списания. Затем было установлено программное обеспечение, автоматизирующее процесс документооборота на таких участках, как входящая и исходящая корреспонденция; приказы; распоряжения; протоколы; служебные записки. Для каждого конкретного пользователя «СофтЭксперт» произвел индивидуальную настройку интерфейса системы в соответствии с желаниями, а также разграничил права доступа согласно их полномочиям. Кроме того, специалисты компании проводили групповое и индивидуальное обучение всех пользователей.

Преимущества

В связи со спецификой работы предприятия – большой процент времени сотрудники проводят в командировках на удаленных объектах – заказчиком было выдвинуто требование обеспечить возможность доступа в базу документов центрального офиса через интернет. Эта задача была решена при помощи подсистемы «Дело-web».

Запуск системы в эксплуатацию состоялся в июле 2013 г.: начали свою работу в СЭД руководители предприятия, группа делопроизводства, 24 структурных подразделения, а также постоянно действующее удаленное подразделение в Республике Коми.

Бесплатная российская замена Active Directory упрощает переход на отечественное ПО
Безопасность

Успешно выполненная работа позволила компании решить многие важные задачи. Одним из самых существенных достижений является создание единого информационного пространства, доступ к которому есть у всех структурных подразделений компании, в том числе реализован и удаленный доступ. Введение системы «Дело» обеспечило возможность ведения общей базы данных электронных документов путем сканирования всей входящей и исходящей корреспонденции, а также усилило контроль выполнения поручений. В результате были сокращены затраты времени на обработку информации, появилась возможность отследить движение документа внутри организации на всех этапах его жизненного цикла, а сводные отчеты по документообороту теперь формируются оперативно. Также надо отметить, что данная система позволила упростить работу, сделать ее удобнее для сотрудников: теперь можно не волноваться за сохранность документов, найти необходимый в кратчайшие сроки, а процедура согласования стала быстрой и наглядной.

Всего на данном этапе в системе «Дело» работают 40 сотрудников компании. В дальнейшем «Центргазпромстрой» планирует увеличить число рабочих мест и опций системы «Дело», перейти к безбумажному электронному документообороту с применением ЭП.

О компании

«Центргаз» является многопрофильным инвестиционно-строительным холдингом. Входящий в него в статусе филиала «Центргазпромстрой» выполняет общестроительные работы на объектах промышленного и гражданского назначения. Более чем за 20 лет работы (предприятие создано в 1991 г.) силами «Центргазпромстроя» построены и реконструированы десятки объектов: многоэтажные жилые дома, административные и производственные здания, гостиницы, спортивные сооружения, складские помещения и многое другое. Предприятие осуществляет свою деятельность в Тульской области, Республике Коми, Московской области, а также Дальнем Востоке.

Холдинговые многопрофильные структуры уже много лет выбирают систему «Дело», разработанную компанией ЭОС, для автоматизации документооборота и создания общего документационного пространства. Продукт используют «Татнефть», «Татэнерго», «Холдинговая компания Росгосстрах», «Монолитное строительное управление-1» (г. Москва), Группа компаний «Основа Холдинг» (Омская область), «Сахатранснефтегаз» (Якутия), «Национальные кабельные сети» (Москва) и многие другие. За годы использования система доказала свою эксплуатационную надежность в том числе при взаимодействии с удаленными подразделениями, филиалами и дочерними компаниями.