Разделы

Бизнес Документооборот

Как новый ГОСТ изменит рынок СЭД

Накануне нового года в России стало одним ГОСТом больше - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии РФ утвердило ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010, в котором в качестве стандартного формата для офисных приложений определен Open Document Format (ODF). Документ идентичен принятому четыре года назад международному стандарту ISO/IEC 26300:2006. Что это дает индустрии электронного документооборота?

В первых откликах на на принятие ГОСТа на стандарт ODF было больше эйфории по поводу открывающихся перспектив для свободного ПО, чем рационального технического анализа.

Несомненно, наличие стандарта будет способствовать распространению свободного ПО, особенно в госсекторе, если это будет подкреплено соответствующими административными мерами. (И, похоже, такое движение уже началось — см., например, распоряжение правительства от 17 декабря 2010 г. №2299-р.)

Горячие головы уже предрекают закат эпохи Microsoft и тотальную миграцию на Open Office. Однако принятие стандарта на ODF вряд ли спровоцирует это. Microsoft Office, начиная с версии 2007, поддерживает ODF. Даже если она реализована не в полном объеме, доработать конвертер особого труда не составит.


Вопрос о стандартизации формата офисных документов стал актуальным в тот момент, когда электронные версии начали широко использоваться в деловом обороте

Давайте посмотрим на это дело с технической стороны. Строго говоря, сам формат ODF не имеет прямого отношения к тому, является ПО свободным или нет. Любой разработчик может написать приложение, которое будет поддерживать стандарт, и объявить его свободным или проприетарным.

Николай Гарбуз, генеральный директор компании "Инфра-Ресурс": Не стоит наивно ожидать от внедрения нового ГОСТа на формат ODF победы OpenOffice над MS Office. Как правильно было замечено, поддержка ODF в MS Office 7 и старше дает ему равные шансы. Следовательно, опрометчиво говорить о чьей-либо победе, не ведая планов и договоренностей верховного руководства Oracle и Microsoft. Тем более, что в борьбу за пользовательские симпатии при создании и редактировании электронных документов включились Google и IBM, предложив оригинальные решения Google Docs и IBM Lotus Symphony, которые так же поддерживают ODF.

Однако так же следует остерегаться негативных прогнозов по поводу этого события. Победитель будет. И победит пользователь. Утверждение стандарта на электронный документ, открывает новые возможности в конкурентной борьбе, следовательно, дает новый стимул поставщикам офисного ПО для развития своих продуктов.

Так, например, для графических файлов существует открытый формат TIFF, который поддерживается самым разнообразным ПО. Потребность в общепринятом формате для графических файлов возникла в связи с развитием факсимильной связи. Ведь нельзя требовать от получателя, чтобы он купил точно такой же аппарат, как у отправителя. Не будь единого формата, в каждом офисе пришлось бы держать кучу факсов от разных производителей. Это был бы явный нонсенс.

С офисными форматами исторически все было по-другому: каждый производитель пакета офисных приложений продвигал свой формат — ведь им не нужно напрямую взаимодействовать друг с другом. Конечно, существовали конвертеры из одного формата в другой, но они всегда были недостаточно хороши, и в итоге пользователи ставили себе несколько офисных пакетов. Софт ведь не железо, лишние программы бросаются в глаза не так сильно, как факс-аппараты.

Долгое время, пока компьютеры использовались в основном как пишущие машинки, для производства бумажных документов, такое положение дел никого не смущало. Действительно, какая разница, в каком формате файл, если силу имеет только бумага.

Электронные документы нужно хранить долго

Вопрос о стандартизации формата офисных документов стал актуальным в тот момент, когда электронные документы начали широко использоваться в деловом обороте, и возникла необходимость их долгосрочного хранения. Тогда люди стали задумываться: "А как мы прочитаем эти документы лет через пять-десять? Будет ли еще на рынке этот производитель?"

Например, в московском правительстве в свое время был принят как официальный стандарт формат "Лексикон". И когда продукта уже не было на рынке, а постановление продолжало действовать, итэшники одного департамента бегали в поисках этого софтверного антиквариата, чтобы отправить документ в мэрию в требуемом формате.

Очевидно, что жесткая привязка к одному поставщику несет в себе риски. Первыми это осознали архивисты и управляющие документами (Records managers), поэтому уже в первой версии спецификации MoReq, которая появилась в 2001 г., был раздел, посвященный долгосрочному хранению электронных документов. И одним из ключевых было требование использовать открытые, документированные форматы в предпочтение к проприетарным.

Эксперты подвели итоги в области ИБ и сделали прогноз на 2022 г.: в тренде будет гибридная работа
ИТ в госсекторе

Подводя промежуточный итог, можно сказать, что принятие ГОСта на формат ODF позволяет выстроить нормативную базу для создания электронных архивов, чтобы обеспечить долгосрочное хранение электронных документов, существующих на правах подлинника.

Бизнесу нужно более простое взаимодействие

Другой фактор, стимулирующий разработку и принятие единого формата для офисных документов, - развитие и рост масштабов систем BPM. Бизнес-процессы становятся сквозными, они связывают разные подразделения и организации. К тому же не прекращается поток слияний и поглощений, бизнес-структуры все время реорганизуются. И в этой динамичной среде никак не получится потребовать от всех участников сквозного бизнес-процесса, чтобы они пользовались одной и той же версией офисного пакета, который использует свой формат.

Бизнес-процесс должен накладываться на существующую инфраструктуру и не требовать ее обязательной модификации - пусть каждый работает с документами в той среде, к которой привык. Даже если все работают с Microsoft Office, это не значит, что они пользуются одной и той же версией. Проблема совместимости форматов может появиться и здесь.

Что нужно знать при выборе ВКС
Рынок видеоконференцсвязи 2021

Даже если конвертация технически беспроблемна, донести до нескольких тысяч пользователей мысль о том, что файлы документов от крупного клиента надо сначала конвертировать специальной программой — не такая уж простая задача. Например, если заказчик — какое-то министерство, которому уже в 2011 г. может быть спущено указание перейти на ODF, а внутри компании используется формат docx.

Однозначно для бизнеса в целом единый формат офисных документов является неоспоримым благом и может принести значительную экономию за счет сокращения непроизводительных затрат времени на преобразование форматов. (Конечно, время отнимает не сама конвертация, а ошибочные действия пользователей, обращения в техподдержку и разного рода доработки.)

Важны ли форматы для СЭД

Какое отношение война форматов имеет к СЭД? Ведь подобно древним грекам, которые считали, что атом не имеет никакой внутренней структуры, является вечным и неделимым, разработчики СЭД рассматривают файл документа просто как единицу учета, не заглядывая внутрь. Им все равно, что хранить — ODF, DOC, XLS, PDF, TIFF, GIF – есть файл и есть карточка документа.

Они любят повторять мантру "система должна поддерживать работу с файлами любых форматов", а что за этим стоит? Обычно все до банальности просто: точно так же, как в Windows, устанавливаются ассоциации между расширением файла и программой для его обработки. Если она установлена на компьютере пользователя, он сможет работать с таким документом. Для популярных форматов часто есть встроенные средства просмотра, пользователь сможет хотя бы прочитать документ, если у него нет нужного приложения.

Подписаться на новости Короткая ссылка