Поделиться
Green IT: как сэкономить на печати
Сегодня крупнейшие ИТ-вендоры мира работают в направлении развития "зеленых" технологий. Это касается и производителей печатного оборудования, которые не только активно претворяют в жизнь идеи энергоэффективности, производства из экологически чистых материалов, но и позволяют своим клиентам сэкономить за счет внедрения таких решений. Более подробно эта тема будет обсуждаться на конференции ""Green IT: Как сэкономить с помощью экологичных технологий", которая пройдет 13 марта.Офисная печать входит в число основных источников углекислого газа в атмосфере, чем наносит существенный вред экологии современного города. Безусловно, единолично спасти задыхающийся мегаполис невозможно, однако общий тренд снижения доли вредных выбросов за счет зеленых ИТ вследствие развития прогресса приведет к положительным результатам. Ставший уже историей экономический кризис 2008-2010 годов, когда компании были вынуждены обратить внимание на свои бизнес-процессы и оптимизировать их в части и затрат, и энергии, вернул к жизни дебаты о целесообразности "зеленых" ИТ не только в масштабных производствах, но и в небольших компаниях. Например, создатель компании Kyocera Кацуо Инамори отталкивался от идеи, что в погоне за коммерческим успехом нельзя закрывать глаза на определенные факторы, важные для потребителей. Поэтому философия компании состояла в том, чтобы "существовать в гармонии с природой и обществом". Основная идея, положенная в основу всех решений компании, состояла в желании избежать ненужной траты энергии и других ресурсов при изготовлении и использовании продукции.
Печать как спасение
Современный офис трудно представить без наличия печатающих устройств – МФУ, принтеров, плоттеров, копиров, факсов. Расходы на приобретение расходных материалов для такой оргтехники - часто достаточно внушительная статья в бюджете организации, поскольку нынешние производители печатной техники делают доступные по стоимости для покупки, но весьма дорогие в обслуживании устройства. Так, основные расходные материалы (тонер, чернила, бумага) могут составлять до половины стоимости МФУ.
В картриджах Kyocera ECOSYS была произведена замена большинства подвижных частей механизма на неподвижные – в итоге сменный блок стал выглядеть как небольшая пластмассовая коробка
Для экономии средств на эксплуатацию офисной техники существуют три основных способа – или перейти на безбумажные технологии (внедрить систему электронного документооборота вместе с электронным архивом), или передать печать документов на аутсорсинг (они будут распечатываться сторонней компанией и доставляться заказчикам или непосредственно адресатам), или внедрить программное обеспечение для управления печатью. Безусловно, все три способа не являются взаимоисключающими – так, например, проанализировав с помощью приложения для аудита печати объемы работ, организация сможет точнее оценить, какой процент таких задач сможет выполнить аутсорсер. Однако в большей степени подобные программные продукты нужны для внутреннего использования – анализа нагрузки на оргтехнику, контроля выполнения заданий для печати со стороны сотрудников, а также, в определенной степени, обеспечения безопасности компании (утечки данных происходят не только через USB-накопители и по электронной почте).
Печатные технологии же за последние два десятка лет претерпели достаточно существенные изменения. Многие производители печатающей техники осуществляли свои разработки в этом ключе, и некоторым компаниям удалось осуществить прорыв в технологиях печати и даже перевернуть представление о компьютерном бизнесе.
Так, например, в свойствах драйверов современной печатающей техники закладываются возможности энергоконтроля и эффективности. Например, в аппаратах Xerox этот драйвер помогает не только управлять процессом печати, но и визуально демонстрирует пользователю уровень экологичности установленных режимов. На экране есть зеленая шкала, которая становится более насыщенной и растет, если выбирается большее количество "зеленых" настроек драйвера.
Для общего сетевого принтера можно задать время, в которое он доступен для отправки заданий на распечатку, а также назначить права для пользователей. Однако такой способ адекватен только в локальной сети небольшого масштаба в компании уровня SOHO (не более 2-3 компьютеров) – при увеличении количества подключенных машин администрировать принтер становится сложнее и нерациональнее. Кроме того, часто в компаниях используется больше одного принтера/МФУ – например, один из них выполняет только черно-белую печать, а второй – цветную. Реализовать перенаправление документов "в цвете" с одного принтера на другой в случае ошибки (например, в цветном принтере закончился картридж) довольно сложно стандартными функциями, однако производители оргтехники научились решать это с помощью спецфоста.
Более того, если речь идет о территориально-распределенных компаниях, то принтеры и МФУ могут быть расположены в разных офисах (небольшие передают печать документов в более крупные), что еще больше затрудняет процесс администрирования печати стандартными средствами. Действительно, у принимающей стороны может быть неисправен принтер или у устройства уже превышена суточная печатная нагрузка, или заканчиваются/уже закончились расходные материалы, поэтому отправка на него очередной порции файлов может привести к поломке, и, как следствие, простою бизнеса. В таком случае необходимо, чтобы срочные документы могли быть распечатаны на эффективных принтерах (например, с высокой скоростью печати или не загруженных в данный момент другими задачами). Поэтому производители оргтехники вкладываются в разработку средств, которые показывают состояние устройств в централизованном представлении – то есть когда администратор удаленно видит всю картину того, как работает печатающая техника. Так, ИТ-отдел может оперативно заметить, что сотрудники несанкционированным образом подключили печатающие устройства, используя расходные материалы из официально учтенных при инвентаризации принтеров.
Спасательный круг для делопроизводителя
"Зеленые" технологии начинаются не только с контроля самих операций отправки данных на печать, но и аудита. Поэтому еще один полезный сценарий использования ПО для управления печатью – его интеграция с офисными и корпоративными системами (из них, преимущественно, и отправляются документы). Это позволяет контролировать не только объемы печати, но и ее качество – например, на листах какого формата она проводилась, была ли она двусторонней, печатались ли текстовые документы без оформления на цветном принтере и так далее.
"Зеленые" технологии для печати
В сфере печатной техники "зеленые" технологии" можно разделить на следующие составляющие:
* Использование в производстве экологически чистых материалов. Удаление из техпроцесса вредных для человека веществ.
* Решение задач снижения энергозатрат в производстве изделий. Повышение энергоэффективности самих устройств, в процессе эксплуатации.
* Проблема расходных материалов. Вопросы экономии расходных материалов. Возможность переработки использованных расходников.
* Вопросы утилизации отработавших свой срок самих изделий, а также отработанных расходных материалов.
* Усовершенствование функциональных возможностей оборудования, создание программного обеспечения, подготовка инфраструктуры для оптимизации процесса печати.
Снижение затрат с помощью инновационных приложений для управления печатью осуществляется за счет ввода расширенных ограничений на использование печатающих устройств. В основном они заключаются в назначении лимитов на печать файлов документов – иными словами, администратор предоставляет конкретному пользователю недельную квоту на распечатку определенного количества страниц. При ее превышении печать будет приостановлена, пользователь и администратор получат уведомления, а в журнале работы программы появится соответствующая запись. Кроме того, такие приложения можно использовать и в пассивном режиме – просто для ведения статистики напечатанного. В любом случае, компания получает с их помощью отчет, в котором будет содержаться информация о том, какой объем и какой (цветной, черно-белой) печати производился с рабочих станций в конкретный период времени, сколько она стоила для организации в целом или конкретного ее филиала, а также количество израсходованного материала (бумаги). На основании полученной информации руководство предприятия может, например, принудительно заставить сотрудников печатать только черно-белые документы, использовать опцию двусторонней печати и применять только стандартные листы определенного формата (например, не распечатывать небольшие квитанции на листах A4 вместо специализированного размера в параметрах принтера).
Как рассказала Трейси Чарч, член общественного комитета по вопросам изменения климата (Великобритания), бренд-менеджер Kyocera, согласно опросу офисных работников в Великобритании, проведенному Kyocera, пользователи вполне отдают себе отчет о масштабах своей деятельности и затратах на ее реализацию. Так, каждый год среднестатистический британский клерк печатает примерно 6 тыс. страниц, при этом свыше 60% от этого количества могло бы и не быть напечатанным за ненужностью.
Проблема состоит в том, что далеко не все пользователи могут контролировать себя, поэтому от производителя должен исходить посыл сделать сам процесс печати более простым, инициация понимания того, что ненужные документы печатать совершенно не нужно".
Решение вопроса может состоять из целого комплекса мер по оптимизации процессов печати. Модели аппаратов должны подбираться в зависимости от запросов конкретного подразделения или отдела. Необходимо произвести анализ загруженности устройств и рационально установить печатную технику, а также определить, кому необходимы персональные устройства, а кто должен пользоваться производительными МФУ для рабочих групп.
Например, руководители компании Kyocera считают, что существующий сейчас крен в сторону управления печатью может сильно сыграть на руку в этом деле. Так, вместо обычной покупки очередного печатающего оборудования и возможно заключения еще договора на обслуживание, компаниям стоит обратить внимание на предложения от провайдеров решений по управлению процессами печати.
Короткая ссылка
