Поделиться
Что мешает электронному документообороту в России?
Рынок систем электронного документооборота демонстрировал готовность к переменам еще задолго до начала кризиса. Новые тренды появлялись в этом сегменте благодаря инновационности вендоров и готовности заказчиков к более широкому применению функциональных возможностей СЭД. Но некоторые мировые тенденции так и не смогли повлиять на наш рынок в силу законодательных барьеров. О том, как отразился кризис на динамике рынка СЭД, и каким образом эти системы могут способствовать снижению издержек и повышению эффективности бизнеса, шла речь в ходе круглого стола "Стимулы развития СЭД в России", организованного CNews Analytics и CNews Conferences.Еще один заметный тренд, по мнению аналитиков, – это рост популярности и востребованности Microsoft SharePoint. Данный продукт привлекает множество заказчиков, которые раньше вообще не рассматривали вопрос внедрения традиционной ЕСМ. В то же время, это решение, скорее, конкурирует со "свободными" продуктами, нежели с масштабными СЭД.
Российскому рынку СЭД обещают полный штиль?
В России рынок СЭД рос в последние три года примерно на 20-25% ежегодно. На долю зарубежных разработчиков сегодня приходится более 50% рынка. Потребители СЭД сосредоточены в основном в госсекторе, промышленности, ТЭК и финансовом секторе.
С точки зрения масштабов предприятия потребителями СЭД являются в основном средние и достаточно крупные организации.
Мировой рынок СЭД
Источник: Gartner, Forrester, CNews Analytics, 2009
При этом наибольшее число внедрений происходит в Москве и Московской области, а также в Приволжье и на Северо-Западе. Примечательно, что в течение последнего времени существенно выросла доля услуг при внедрении СЭД.
Спрос в отраслевом разрезе
Источник: CNews Analytics, 2009
До кризиса на развитие российского рынка СЭД оказывали положительное влияние изменения, происходящие в экономической и политической сферах (развитие нормативно-правовой и законодательной базы, рост российской экономики, усиление конкуренции). Локомотивом развития рынка являлась, прежде всего, необходимость объединения филиалов территориально распределенных компаний в единую информационную среду. К числу сдерживающих факторов аналитики традиционно относили трудности со структуризацией бизнес-процессов, а также нечеткое их понимание заказчиками.
Структура российского рынка СЭД (внедрения по регионам)
Источник: CNews Analytics, 2009
Кризис внес определенные коррективы в прогнозы аналитиков касательно развития рынка СЭД. Есть основания полагать, что в этом сегменте не будет ни существенного роста, ни резкого спада. Заказчики подобных решений будут ориентироваться на сокращение издержек, оптимизацию, повышение прозрачности, эффективность управления. Это дает основания полагать, что интерес к СЭД будет расти главным образом за счет крупных компаний и госсектора. При этом на рост спроса на СЭД со стороны малого бизнеса, а также наиболее пострадавших от кризиса отраслей – ритейла и промышленности – рассчитывать не придется.
Вопрос государственного значения
Пожалуй, главные проблемы, с которыми сталкивается развитие рынка СЭД в России, лежат сегодня в политической плоскости. И это утверждение не вызывает сомнений у экспертов. Руководство страны второй год говорит о необходимости внедрения СЭД. Однако на федеральном уровне дальше написания концепций и создания комитетов пока не продвинулись. При этом технологический уровень развития решений для автоматизации документооборота достаточно высок.
"Мы тратим много денег на решение технических проблем и забываем о необходимости обеспечения законодательной базы для работы этих технологических нововведений, - отметила член Гильдии управляющих документацией Наталья Храмцовская. - А эта база сегодня является весьма несовершенной". Она считает, что справиться с этой проблемой поможет обеспечение технологической нейтральности законодательных и нормативных правовых актов. "Следует, используя как международный опыт, так и собственную судебную практику, закрепить в законодательстве возможность использования электронных документов без ЭЦП, - отметила она. – Стоит подумать о синхронизации с законодательством Евросоюза об электронных подписях, а также разобраться с законодательством о персональных данных – чтобы оно не оказалось тормозом для рынка электронного документооборота". По словам г-жа Храмцовской, много сил и средств положено на массовое внедрение ЭЦП, в то время как эта подпись является лишь одним из средств защиты информации, причем - не самым популярным в мире. Не в полной мере обеспечивая защиту информации, ЭЦП существенно усложняет процесс работы с архивированными документами. Проблемы, как правило, возникают в связи с миграцией включающих ЭЦП документов на другие среды, и связаны они с обеспечением юридической значимости документа.
Помимо совершенствования законодательно-нормативной и методической базы, "головной болью" рынка СЭД сегодня является организация межведомственного взаимодействия. Для решения этой задачи необходимо синхронизировать законодательно-нормативную базу таким образом, чтобы электронные документы, созданные в любом из госорганов, признавались везде, где они должны быть использованы другими органами власти. Г-жа Храмцовская подчеркнула, что проблема - не столько в замене бумаги на электронные документы, сколько в изменении стиля и методов взаимодействия. По ее словам, в организации межведомственного документооборота сегодня просматриваются два основных пути. Первый предусматривает создание централизованных систем, второй – объединение разнородных систем на основе единых требований и стандартов (которые пока еще не разработаны). По мнению г-жи Храмцовской, второй путь хуже, но, похоже, на федеральном уровне выбора уже нет. Возможен и смешанный подход: структуры, не оснащенные СЭД, могут внедрять централизованные системы, а с остальными есть смысл организовывать взаимодействие на основе общих стандартов.
Одной из важнейших проблем электронного документооборота в России остается долговременное хранение электронных документов. "Россия – одна из немногих европейских стран, не занимающихся на федеральном уровне этим вопросом, - отметила г-жа Храмцовская. - Создание государственного электронного архива требует не только выделения ресурсов (финансовых, материальных, кадровых, временных), но и построения соответствующей законодательно-нормативной базы". Она считает, что помимо пересмотра сроков ведомственного хранения для электронных документов, необходимо законодательно разрешить переводить бумажные документы в электронный вид или на микропленку, с последующим уничтожением оригиналов. Подобный подход позволит разгрузить российские архивы.
"Кризисная" роль СЭД
Ни для кого не секрет, что информация имеет цену, а, будучи структурированной и автоматизированной, становится инструментом получения прибыли и повышения эффективности бизнеса. Поэтому, по мнению генерального директора компании Prae Павла Плешкова, в кризис технологии работы с информацией существенно меньше пострадали по сравнению с реальным сектором экономики. Говоря о сегодняшних драйверах роста рынка СЭД, он отметил рост эффективности, возможность сокращения издержек, увеличение производительности, ускорение реакции на рыночные изменения, улучшение обслуживания клиентов и др.
Однако, по его наблюдениям, российские компании сегодня в первую очередь автоматизируют внутренний документооборот, мало внимания уделяя работе с внешними документами. В результате возможности электронного документооборота при взаимодействии с внешними документами используются гораздо в меньшей степени. Г-н Плешков отметил существенное различие при сравнении результатов проектов по построению СЭД в России и на Западе: "Для нас главным критерием проекта является количество рабочих мест, в то время как в зарубежных странах - количество обращений к созданной системе, количество транзакций".
Директор департамента систем управления документами компании "Ланит" Сергей Чеглаков считает, что СЭД в кризис позволяет увеличить скорость документооборота в критичных бизнес-процессах. Внедрение СЭД способствует достижению необходимого уровня исполнительской дисциплины - благодаря автоматизированному контролю действий исполнителей и подготовке специализированной отчетности. Системы повышают качество управленческих решений, дают возможность доступа к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов. Важным фактором в пользу применения систем документооборота он считает возможность защиты корпоративных данных от несанкционированного доступа, что достигается благодаря использованию в СЭД современных высокотехнологичных методов защиты информации. Г-н Чеглаков отметил, что СЭД давно стали стандартом при организации согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов. По его мнению, очень важно, что применение СЭД постепенно меняет в компании персональную и корпоративную культуру в части работы с деловой информацией.
Короткая ссылка
