04 Декабря 2025 10:56 04 Дек 2025 10:56 |

Поделиться

Как система класса ITAM помогает навести порядок в ИТ-активах

От Service Desk к управлению активами

Asset Management стал логичным продолжением экосистемы Tikitrik, которая включает решения Service Desk (управление жизненным циклом обращений сотрудников) и Change Management (управление изменениями в ИТ-ландшафте). В зависимости от зрелости процессов, компания может внедрять системы по отдельности или строить на их основе единую платформу управления ИТ. Такая модульная архитектура — ключевое преимущество для компаний, которые идут к цифровизации поэтапно.

Генеральный директор «Рикитлаб» Артем Хижний подчеркивает, идея Tikitrik Asset Management выросла из практического опыта. Разработчики на протяжении многих лет занимались сопровождением и эксплуатацией ИТ-инфраструктуры, где любой неучтенный сервер или ошибка в управлении активами приводили к прямым финансовым потерям и операционным рискам. Новое решение стало результатом систематизации этого опыта — инструментом, объединяющим инженерную точность, управленческую прозрачность и удобство повседневной работы как для специалистов поддержки, так и для ИТ-менеджеров.

Tikitrik Asset Management помогает компаниям стратегически управлять всем парком ИТ-активов — пользовательским и серверным оборудованием, лицензиями на ПО, расходниками и даже мобильными номерами. А также экономить не менее 1 млн рублей в год на каждые 100 сотрудников — за счет снижения затрат и оптимизации закупок.

Жизненный цикл ИТ-активов

Tikitrik Asset Management реализует процессный подход и охватывает следующий жизненный цикл ИТ-активов:

• ввод,
• учет,
• подтверждение владения,
• контроль за остатками,
• планирование закупок,
• модернизация,
• обслуживание,
• ремонт,
• списание.

Среди ключевых возможностей — прозрачный учет активов, возможность связи между активами, тонкая настройка процессов, расширенный оперативный поиск по множеству параметров с наглядными списками по различным группировкам, генерация штрих- и бар-кодов, автоматическое создание подтверждающих документов и закрепление расходников за активами.

При этом разработчики делают акцент не только на функциональности, но и на скорости и удобстве работы. Интерфейс Tikitrik Asset Management интуитивен, быстрый отклик системы обеспечивает комфортную работу даже при больших массивах данных — что особенно важно для компаний, где на учете десятки тысяч активов.

Шесть принципов прозрачного учета

Учет ИТ-активов в Tikitrik Asset Management построен на ряде базовых принципов, обеспечивающих прозрачность и полноту данных.

• Категоризация. Каждый актив имеет модель и относится к определенному типу, классу и категории — это позволяет систематизировать оборудование и программные ресурсы по единой логике.
• Вид учета. Актив может учитываться индивидуально (например, ноутбук, монитор или сервер) либо количественно — когда речь идет о массовых позициях вроде компьютерных мышей или расходных материалов.
• Структура данных. Для каждого актива предусмотрен набор обязательных полей, а также контрольных и информационных полей, которые можно настраивать индивидуально под разные типы активов.
• Ответственность. У каждого выданного актива есть ответственный сотрудник и, при необходимости, пользователь — это может быть один и тот же сотрудник или при необходимости разные. Если актив является общеиспользуемым, пользователь может отсутствовать.
• Месторасположение. Каждый актив имеет привязку к конкретному месту — от склада и кабинета до переговорной комнаты, что исключает «безадресные» позиции.
• Связи между активами. Система поддерживает взаимосвязи: например, ноутбук может быть связан с установленной на нем лицензией, сервер — с виртуальной машиной. Так обеспечивается целостность учета и исключаются забытые активы и дублирование данных.

В итоге такая модель превращает учет активов из формальности в инструмент стратегического управления ресурсами:

1. Все активы — от ноутбуков и серверов до расходных материалов — видны в единой системе, с точным указанием местоположения, ответственных и статусов.
2. Специальные отчеты и система уведомлений помогают исключить избыточные закупки и ситуации, когда техника «теряется».
3. Благодаря контрольным точкам и статусам можно отслеживать, когда актив требует обслуживания или замены, а лицензия или подписка — продления.
4. История изменений и привязка к ответственным сотрудникам и пользователям создают прозрачную систему ответственности — удобно для внутренних проверок и внешнего аудита.
5. Возможность связывать активы между собой исключает дублирование и помогает управлять зависимостями — например, видеть, какие лицензии установлены на каком оборудовании или как коммутационное оборудование связано между собой.
6. За счет стандартизации данных и быстрых фильтров поиск нужного актива, его передача или списание занимают секунды. Это сокращает трудозатраты и повышает скорость реакции на внутренние запросы.

Карточка актива — все действия в одном окне

Карточка актива — важный элемент Tikitrik Asset Management, где сходятся все данные, относящиеся к конкретному объекту учета. Она построена по принципу максимальной информативности при минимуме кликов: все, что нужно для работы, доступно в одном окне без перехода между вкладками.

В верхней части карточки отображаются основные идентификаторы:

• название актива (класс, тип, производитель, модель и партномер),
• серийный и инвентарный номера,
• статус (новое, используется, проверяется, сломано и т. п.),
• место расположения,
• ответственный сотрудник и пользователь, причем это могут быть разные люди. Так, например, оборудование может числиться за руководителем отдела, но фактически использоваться другим сотрудником, или быть общеиспользуемым — для переговорной комнаты или общей зоны.

Ниже указан возраст актива и блок контрольных точек. Они позволяют отслеживать жизненный цикл устройства: возраст, дату ввода, последнего обслуживания, истечения гарантии или срок действия лицензии. Если срок заканчивается, система автоматически выделяет актив визуально и сигнализирует о необходимости действий.

Следом идет секция информационных полей. Их состав настраивается под каждый тип актива, их можно редактировать и актуализировать прямо из карточки, без открытия отдельных форм.

Важный блок — связанные активы. Он показывает, какие объекты логически или физически связаны между собой: например, ноутбук и установленная на нем лицензия.

Карточка позволяет выполнять все основные операции:

• менять статус актива или место расположения,
• назначать нового пользователя,
• прикреплять файлы и комментарии,
• списывать расходные материалы,
• актуализировать контрольные точки и информационные поля,
• управлять связями между активами,
• инициировать процессы.

Все действия фиксируются в истории изменений, где можно восстановить полную цепочку событий — кто, когда и что сделал с активом. Это важно для аудита и служебных проверок: система не позволяет «исчезнуть» данным о передаче, ремонте или списании.

Процессы: от действий с активами до управляемых сценариев

В Tikitrik Asset Management важные операции с активом — выдача, передача, возврат, ремонт, списание и др. — выполняются через управляемые процессы. Процессы можно инициировать прямо из карточки актива или из общего списка с интерактивным дашбордом.

Например, чтобы выдать монитор со склада пользователю, оператор запускает процесс «выдача с пересылкой»: открывается черновик формы с уже предзаполненным активом, выбирается группа, от имени которой действует оператор, и заполняются поля: конечное место размещения, статус (например, used), ответственный и при необходимости уточняется пользователь. Система позволяет прикрепить файлы, а также добавить в черновик процесса дополнительные активы удобным способом: через корзину, закладки, выбор места или прямой поиск.

Справа отображается порядок подтверждения по данному процессу, который настраивается в системе отдельно и может быть подстроен под конкретную активность.

После указания основания (например, тикета) процесс запускается и появляется в общем списке. Когда оборудование отправлено, группа сопровождения подтверждает свой этап с возможностью добавить комментарий (например, номер накладной). Далее задача уходит к ответственному для проверки и подтверждения; если регламентом предусмотрен акт приема-передачи, система потребует его подписания и уведомит стороны. После подтверждения процесса изменения автоматически применяются к активам: обновляются статус, местоположение, ответственный и пользователь.

Для ИТ разработан удобный информативный интерфейс с дашбордом и поиском для работы с процессами с мгновенным доступом для обработки и контроля.

Мгновенный поиск и навигация по тысячам активов

Одна из сильных сторон Tikitrik Asset Management — продуманная система поиска и навигации. Интерфейс разработан так, чтобы оператор мог находить нужные активы буквально за доли секунды, даже при работе с десятками тысяч позиций в учете.

Главный инструмент — глобальный поиск «на лету», который работает по серийному или инвентарному номеру: достаточно ввести несколько символов, и система моментально сформирует релевантный список объектов.

В разделе поиска можно сразу открыть детальную карточку актива и совершить необходимое действие.

Возможность поиска групп активов упрощается с помощью дополнительных фильтров: по классу, типу, модели, наименованию, статусу, организации, месту расположения, ответственному и пользователю, а также мгновенных группировок — по категориям, статусам, организациям, месторасположению, ответственным или пользователям. Например, можно быстро найти все телевизоры, закрепленные за конкретной переговорной или филиалом с группировкой по ответственным.

При просмотре конкретного месторасположения или сотрудника для более точной навигации используются фильтры и группировки. Активы можно отфильтровать по типам и моделям и сгруппировать по категориям, месторасположению, организациям, ответственным, пользователям или статусам.

Отдельный режим поиска предназначен для операций по выдаче оборудования. Здесь можно, к примеру, запросить все мониторы доступных моделей на складе, отфильтровать их по размеру или статусу и сразу инициировать процесс выдачи.

Благодаря такой архитектуре поиск в Tikitrik не просто помогает найти актив — он становится инструментом навигации по всей инфраструктуре, позволяя видеть взаимосвязи, быстро реагировать на запросы и принимать решения в реальном времени.

Отчетность и аналитика в один клик

В Tikitrik Asset Management отчетность встроена прямо в интерфейс. Все, что нужно для анализа состояния активов, доступно операторам и ИТ-руководителям в реальном времени.

Базу аналитических инструментов составляют два множества отчетов: быстрые — для оперативного реагирования и стандартные — для расширенного анализа.

Быстрые отчеты позволяют получить информацию на текущий момент и определить действия для обеспечения контроля за активами и реагировать на возникающие проблемы: появление не сданных в срок активов или активов с неактивными ответственными, приближение различных контрольных дат, рисков по запасам и тому подобное.

Например, отчет «Контроль остатков» используется для понимания запасов и планирования закупок.

В отчете отображаются остатки по заданным позициям с порогами в разрезе группировок складов. Можно применять дополнительные фильтры: выбирать группировки складов, конкретные позиции, организации и оценивать, где запасы на минимуме, а где — избыточны. Отчет помогает своевременно заметить риски дефицита и принять решение о дозакупке или перераспределении ресурсов между локациями и складами.

Стандартные отчеты позволяют видеть баланс и стоимость активов, анализировать их по различным параметрам, выявлять неиспользуемые и неэффективно используемые, проблемные, избыточно выданные, планировать обновления парка, продление подписок, поддержки и гарантии, отслеживать активы общего пользования, анализировать списания расходных материалов, ремонты и закупки на основании процессов.

В каждом отчете также доступен широкий набор гибких фильтров, позволяющих получить нужную выборку для оценки текущего состояния инфраструктуры и планирования изменений. Стандартные отчеты позволяют выгружать данные в формат CSV для дальнейшей обработки в Excel или BI-системах. Выгрузки также доступны по процессам и требованиям: данные можно выгружать напрямую из поисковых выборок.

Стандартный отчет «Использование активов» позволяет оценить эффективность использования классов, типов и моделей активов на основании времени нахождения их в определенном статусе и типе места. Отчет показывает детализированное соотношение использования во время активного владения активом, что позволяет оценивать эффективность и принимать управленческие решения по дальнейшим закупкам, использованию активов и т. п.

Личный кабинет сотрудника

Для сотрудников в личном кабинете разработан продуманный интерфейс с прозрачной информацией об активах, за которые сотрудник несет ответственность или является пользователем. Для ускорения обработки и контроля также предусмотрен мгновенный доступ к процессам, в которых ожидается подтверждение, и документам, которые требуется подписать.

Доступ к истории различных действий также помогает быстро снять пользователям возникающие у них вопросы.

Помимо этого, у сотрудника есть возможность проверить наличие нужных или лишних активов у подчиненных, проконтролировать подтверждение ими процессов, возврат активов и подписание документов.

Продуманная система уведомлений

Система информирования покрывает не только уведомления по событиям, а также напоминает и обеспечивает эскалационные уведомления по различным процессам.

Специальные автоматические сервисы заранее уведомляют и напоминают ответственным о необходимости инициировать продление подписок и лицензий, об окончании пригодности активов, о необходимости провести обслуживание, а также о различных событиях-рисках: об исчерпании запасов, об образовании задолженностей или появлении активов без активных ответственных.

Такая продуманная система обеспечивает должный контроль в управлении активами.

Гибкие настройки без доработок

Множество доступных настроек позволяют настроить систему под нужные структуры активов, создать реалистичные процессы, распределить ответственность, назначить права и роли без затрат на доработки. Тонкие настройки позволяют сделать управление активами удобным и эффективным.

Внедрение за 30 дней

Внедрение Tikitrik Asset Management — это поэтапный процесс, выстроенный так, чтобы компания быстро перешла от подготовки данных к полноценному управлению ИТ-активами. На старте команда проводит аудит инфраструктуры и собирает исходные данные, затем формируется структура учета активов со всеми необходимыми атрибутами, настраиваются процессы и роли. После этого система проходит тестирование в пилотной среде, выполняется миграция данных и обучение сотрудников.

Подход Tikitrik — прозрачная методология и четкое разделение зон ответственности между заказчиком и командой внедрения. Это позволяет минимизировать риски, ускорить запуск и гарантировать, что система сразу начнет работать по реальным процессам компании, а не по «типовой» схеме. В среднем внедрение Tikitrik Asset Management занимает 30 дней — от первичного аудита и настройки серверов до миграции данных и запуска в промышленную эксплуатацию.

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка