Спецпроекты

«Уралсиб» стандартизировал печатный парк и в 45 раз сократил связанный с ним документооборот

ИТ в банках Техника

Перед одним из крупнейших российских банков встала задача сокращения парка печатной техники и повышения его производительности. Сложность проекта заключалась в значительной территориальной распределенности его офисов и большом разнообразии используемого оборудования. По итогам реализации проекта удалось повысить эффективность и прозрачность сервиса. 

«Уралсиб» входит в число ведущих российских банков. Компания предоставляет розничным и корпоративным клиентам широкий спектр банковских продуктов и услуг. Основными направлениями деятельности организации являются розничный, корпоративный и инвестиционно-банковский бизнес.

Головной офис «Уралсиба» расположен в Москве. Интегрированная региональная сеть продаж финансовых продуктов и услуг банка представлена в 7 федеральных округах и 46 регионах. По состоянию на 1 сентября 2020 г. она насчитывает 6 филиалов, 269 точек продаж, 1 536 банкоматов, 522 платежных терминала.

Потребности в оптимизации парка в офисах банка

Перед партнером Brother — компанией «С-Принт» — встала комплексная задача: стандартизировать парк печатающей техники по всей федеральной сети «Уралсиба» и оптимизировать количество устройств и затраты на поддержку сервиса.

Реализация проекта легла на плечи партнера компании Brother

На подготовительном этапе проекта были выявлены определенные особенности модели построения сервиса. К ним относится наличие большого количества устройств разных брендов и моделей (370 различных моделей от 18 вендоров). При этом парк на 38% состоял из локальных и частично не отслеживаемых сетевых устройств (29% сетевых принтеров и МФУ были подключены по USB). Ежеквартальные закупки большого ассортимента расходных материалов приводили к заполнению складского пространства, но не были эффективны из-за сложности управления такой номенклатурой (прогнозирование, закупка, хранение, доставка и учет). При некорректных подсчетах на отдельных устройствах была зафиксирована остановка печати без возможности оперативного восстановления сервиса.

Эти особенности затрудняли осуществление контроля печатного парка, оценку объемов и затрат на печать.

Одной из характерных черт проекта стала широкая география покрытия с распределенной сетью офисов. В каждом отделении банка была необходимость в проведении аудита печатной инфраструктуры с целью проработки оптимального решения по размещению устройств. Покопийные контракты нацелены на оптимизацию числа устройств и модели их использования. Особенность банков — зоны непрерывной работы с клиентами, в которых наличие печатающего устройства необходимо для каждого сотрудника. Ярким примером является кассовая зона или зона обслуживания VIP-клиентов. С учетом этого необходимо было продумать оптимальное размещение устройств в офисах разного типа — от open spaсe с несколькими десятками сотрудников до малых офисов кабинетной конфигурации на двух-трех человек.

Какое решение было выбрано

На первом этапе проекта была проведена оценка текущего состояния печатного парка, возможностей его оптимизации и сокращения числа печатающих устройств. После этого был запущен пилотный проект «Идеальный офис». В одном из офисов банка вместо оборудования, используемого ранее, были установлены однотипные устройства Brother, а также проведена минимизация склада расходных материалов. Проект был признан успешным. После этого необходимо было разработать план стандартизации печати, который бы охватил все офисы и филиалы банка.

Для каждого офиса был разработан паспорт текущей инфраструктуры — визуализация расстановки оборудования, включающая описание офиса, информацию о количестве сотрудников, объеме печати, типе подключения и состоянии оборудования банка. Наличие подробного паспорта позволило оценить текущее состояние печатного парка внутри каждого офиса и разработать оптимизацию, сопровождаемую сокращением устройств с учетом детальной минимизации рисков для «Уралсиба». Максимальное удобство в работе являлось ключевым аспектом оптимизации.

В офисах банка начали устанавливать устройства Brother

Результатом процесса стал проект покопийной печати в рамках MPS-контракта для 269 офисов и 7 филиалов банка, в которых работают более 9 тыс. сотрудников. Изначально в проекте было задействовано почти 7 тыс. устройств, как локальных, так и сетевых. Затем печатающие устройства заменяли на современные модели Brother, максимально соответствующие технологическим процессам «Уралсиба».

Во всех устройствах используются только оригинальные расходные материалы, что гарантирует высокое качество печати и долгий срок службы оборудования.

Продукты Brother в проекте

  • МФУ и принтеры MFC-L6950DW, HLL-6450DW, MFC-L9570CDW
  • Оригинальные расходные материалы — тонер-картриджи TN3520 и фото-барабаны DR3400

Покопийная печать и комплекс услуг по управлению печатью.

MPS (managed print services) — комплексная услуга по управлению печатным парком компании: принтерами, МФУ, факсами и сканерами. Заключение MPS-контракта позволяет организациям повышать эффективность, производительность и безопасность данных путем отслеживания использования устройств, замены расходных материалов и удовлетворения потребностей организации в печати. Использование компаниями таких услуг дает возможность оптимизировать расходы на печать, минимизировать перебои и повысить эффективность связанных с печатью бизнес-процессов. MPS позволяет сделать любой контракт максимально прозрачным с финансовой стороны за счет покопийной формы оплаты.

Покопийный контракт между «Уралсибом» и «С-Принт» (партнером Brother) подразумевает весь комплекс услуг по управлению печатью: поставку и замену расходных материалов, регулярное техническое обслуживание печатающей техники и ее ремонт в случае необходимости, предоставление подменного оборудования. В контракте зафиксированы номенклатурные и ценовые параметры, что открывает возможность финансового планирования исходя из прогноза объемов печати на основе стратегии развития банка.

Дифференциация позволяет стимулировать переход на производительные устройства и оптимизировать парк оборудования.

«Еще с пилотного проекта Brother показала себя компанией, готовой идти навстречу заказчику. Если добавить к этому комфортную стоимость копии при использовании оригинальных расходных материалов, пятилетнюю гарантию и возможность сетевого мониторинга устройств, станет понятно, почему при реализации проекта выбор был сделан именно в пользу техники Brother. На сегодняшний день мы не только видим его финансовый эффект, но и получаем положительную обратную связь от конечных пользователей устройств. Они отмечают удобный и понятный интерфейс и надежную работу принтеров и МФУ Brother», — говорит Алексей Клинкевич, менеджер сервиса печати банка «Уралсиб».

Почему Brother?

Устройства Brother для данного проекта были выбраны по нескольким причинам.

Пятилетняя гарантия на устройства, равная сроку их эффективного использования. До этого у банка «Уралсиб» был неудачный опыт работы с аппаратами другого вендора. До 85% устройств выходили из строя в течение года после истечения срока стандартной гарантии. Brother предложил уникальные условия, которые гарантировали заказчику долгий срок службы устройств печати.

Возможность использования оригинальных расходных материалов без существенного увеличения цены клика. Использование оригинальных расходных материалов гарантирует высокое качество печати и предотвращает поломки.

Brother предложил уникальные условия, которые гарантировали заказчику долгий срок службы устройств печати

Аппаратная реализация сетевого подключения и возможность мониторинга и удаленного управления оборудованием. В случае если максимальное количество устройств подключено к удаленному мониторингу, это дает возможность оценивать расходы на печать в режиме реального времени, не дожидаясь ручного снятия данных со счетчика каждого устройства.

Соответствие характеристик оборудования требованиям технических процессов банка.

Поддержка PCL6/PS языков, что упрощает администрирование очередей печати.

Банк «Уралсиб» сегодня: более эффективная и прозрачная организация печати

На сегодняшний день благодаря открытому партнерскому взаимодействию между заказчиком, партнером и вендором удалось добиться значительных результатов:

  • Число устройств сократилось с 6985 до 6064 (около 13%), еще 2400 планируются к выводу из использования как неэффективные и малоиспользуемые. Таким образом, объем парка печатающей техники будет сокращен практически в два раза без снижения эффективности организации печати;
  • Улучшился мониторинг печати благодаря увеличению числа сетевых устройств. Доступность сервиса составляет 98,7%;
  • В оптимизированных офисах банка число обращений, связанных с неисправностью печатающей техники, сократилось в 10 раз в сравнении с офисами, еще не перешедшими на оборудование Brother и оригинальные расходные материалы;
  • Договор с единым подрядчиком снизил нагрузку на бухгалтерию и позволил в 45 раз снизить документооборот.

«Наиболее успешные проекты — те, в которых исполнитель и заказчик работают как одна команда и умеют слышать друг друга. Наше сотрудничество с банком «Уралсиб» — отличный пример такой работы. Вместе мы шли к тому, чтобы сделать сервис печати в компании максимально современным и удобным. И, конечно, проекты должны быть реализованы с использованием надежного оборудования и оригинальных расходных материалов. Мы работаем с Brother уже много лет и считаем эту компанию одним из лидеров в сегменте офисной печати А4. Мы планируем продолжать сотрудничество с Brother и уверены, что у нас впереди много успешных проектов», — отмечает Кирилл Рубцов, собственник «С-Принт».

Подводя итоги, следует отметить, что реализация проекта оценена положительно как руководством банка «Уралсиб», так и обычными сотрудниками — конечными пользователями сервиса. Продуманная инфраструктура печати и использование устройств Brother позволило организовать бесперебойную работу во всех офисах банка и сократить расходы на печать. В Brother выражают надежду на долгосрочное сотрудничество и новые успешные проекты с «Уралсибом» и компанией «С-Принт».