Где соединяются бизнес и личные привычки

За последние годы проведено немало исследований о том, сколько времени мы проводим со смартфоном в руках. Если взять усредненные цифры, то получится около 5 часов в день. Мы смотрим на смартфон примерно 100 раз за день, то есть, когда не спим – каждые 9-10 минут. Иногда чтобы посмотреть время, иногда чтобы позвонить друзьям или родным, но в основном – чтобы прочитать или написать сообщение. Если принять, что такая модель поведения сегодня неизбежна, то вопрос в том, тратим ли мы это время впустую или с пользой – какие приложения мы открываем.

Безусловным стандартом обмена сообщениями стали мессенджеры – простые, понятные, быстрые, удобные как для личной переписки, так и для общения в группах. Можно переслать файл, вложить фото, хранить контакты, подписаться на новостные каналы и тематические блоги, завести свой канал или блог.

Бизнес быстро «приручил» мессенджеры – в основном, для неформального общения с клиентами (b2c) или для быстрого решения мелких вопросов с коллегами и партнерами (b2b). Но чтобы стать полноценным рабочим инструментом, мессенджерам не хватает одной важной функции – контроля.

Представьте – вы руководитель, едете в офис или на встречу, и по дороге обсуждаете очередной (десятый за это утро) рабочий вопрос. Вы приняли решение и написали своему сотруднику, что и к какому сроку нужно сделать. Как только вы переключились на другой чат или получили следующий вопрос, ваше распоряжение затерялось в общем потоке сообщений. Как проконтролировать его выполнение? Удержать все в памяти нереально, а проверять ленту мессенджера в конце дня или недели – занятие малоэффективное. Вам как руководителю нужна возможность ставить задачи и держать их на контроле, причем делать это так же легко и быстро, как отправлять сообщения в чате.

У сотрудников, на самом деле, те же потребности – быстрые и удобные коммуникации в офисе и вне его (в дороге, из дома, на встречах с заказчиками, при выезде на объекты), а также контроль своих задач – тех, которые поставили они и которые поставили им.

Именно с этой целью было создано мобильное приложение 1F Mobile компании «Первая Форма» – как корпоративный мессенджер с функциями контроля.

Как достигается эффективность

Держать в фокусе

1F Mobile дает то, чего не дают обычные менеджеры – не просто поток сообщений, а возможность быстро выделить главное.

Как только возникла новая бизнес-задача, руководитель формулирует ее суть, назначает срок и ответственного. В 1F Mobile создается отдельный чат, в котором будет вестись обсуждение – так участникам проще погрузиться в тему, не отвлекаясь на остальное. Небольшой, но полезный бонус: находясь за рулем, когда набирать текст неудобно, можно отправить в чат голосовое сообщение.

В любой момент можно переключиться на общую ленту комментариев, где собраны сообщения из всех чатов – чтобы оставаться в курсе всего происходящего в компании. Скорее всего, читать всю ленту подряд нет смысла, поэтому контент можно отфильтровать – например, оставить только персональные комментарии или сообщения определенных типов (в чат вложили документ или сотрудник отчитался о выполнении поручения).

По оценкам руководителей, которые давно используют 1F Mobile, возможность оперативного контроля и участия в обсуждениях в любое время и в любом месте добавляет им по 3 часа полезного времени в день.

Проактивность

Приложение 1F Mobile само проинформирует руководителя о критической ситуации – если клиенту вовремя не отправлен документ, если заявка не выполнена в срок или работы не начаты в плановое время, пользователь тут же получает уведомление об этом. Причем уведомление приведет сразу в нужный чат, где можно увидеть ответственного за нарушение и выяснить у него причину. Чем раньше ситуация будет исправлена, тем меньшим окажется ущерб.

Мониторинг

На стартовой странице 1F Mobile собраны основные KPI – чтобы критические отклонения от сроков и планов сразу привлекли внимание руководителя. По каждому KPI можно «провалиться» в детализацию (drill-down).

Набор KPI настраивается персонально под пользователя. Например, руководитель сервисного подразделения увидит число поступивших заявок и загрузку сервис-инженеров, коммерческий директор – воронку продаж, а обычный сотрудник – установленные для него личные KPI.

Естественный контроль

В 1F Mobile инструменты контроля продуманы так, чтобы не заставлять, а помогать и напоминать пользователю о том, что ему нужно сделать. Например, если есть просроченная задача, то каждый раз, открывая приложение, он будет видеть индикатор на стартовой странице. Кликнув по нему, пользователь откроет задачу, актуализирует срок и объяснит причину, потратив на это всего минуту – но это поможет и ему самому, и остальным участникам задачи вовремя скорректировать свои планы. А значит, будет меньше неприятных сюрпризов в других задачах.

Если для пользователя установлены личные KPI, которые он видит каждый раз при входе в приложение, он невольно будет отмечать их рост или отставание и делать выводы о том, что вчера или сегодня повлияло на эти оценки.

В базовом варианте 1F Mobile – это чаты и поручения, и часто этого функционала достаточно для эффективного решения бизнес-задач. Например, директор магазина проверяет состояние торгового зала, замечает непорядок и сразу отправляет сотрудникам сообщение в чат и вкладывает фотографию. Или в крупной торговой сети администратор магазина при приеме товара замечает, что часть продукции оказалась некачественной, и сразу в чате задает вопрос куратору в центральном офисе.

1F Mobile позволяет фиксировать текущее местоположение пользователя и поэтому незаменим, когда работа связана с поездками. В компании «Ростест-Москва» приложение используют мобильные сервисные бригады, которые проводят сертификацию оборудования на предприятиях. В 1F Mobile отмечается время приезда бригады и время завершения работы, это помогает планировать загрузку и распределять заказы.

Фармацевтическая компания «Северная Звезда» с помощью 1F Mobile контролирует работу торговых представителей в регионах – в рабочее время мобильное приложение регистрирует их геоданные, и это служит дополнительным подтверждением поездок к клиентам.

В 1F Mobile можно реализовать практически любые бизнес-процессы. Страховая компания ВСК использует 1F Mobile как дополнение к CRM: если менеджер звонит клиенту со своего мобильного телефона, по завершении звонка ему автоматически ставится задача, в которую он должен внести результаты – чтобы устные договоренности с клиентом не забылись и не потерялись.

В торговой сети «Спортмастер» приложение используется для регулярного контроля состояния магазинов – менеджеры заполняют специально разработанные для них чек-листы. При выявлении недостатков (то есть когда в чек-листе выбирается ответ «Нет») автоматически создается поручение на исправление проблемы. Мерчендайзеры «Спортмастера» используют 1F Mobile для отправки в центральный офис фотоотчетов по выкладке товаров и размещению рекламы в торговых залах.

В компании «ВкусВилл» с 1F Mobile работают менеджеры, подбирающие помещения для открытия новых магазинов – найдя подходящий объект, они ставят отметку на карте, и в системе создается задача на оценку выбранного помещения. В эту задачу они могут сразу же вложить фотографии и сделать заметки.

Консалтинговая компания «КСК групп» использует 1F Mobile для организации бизнес-завтраков, семинаров и конференций для топ-менеджеров – в мобильном приложении рассылаются приглашения, публикуются программы и планы рассадки, участники задают вопросы спикерам, общаются и договариваются о встречах. Например, на последней выездной конференции за четыре дня в приложении было создано 320 чатов, написано более 10 тыс. комментариев, загружено более 300 фотографий, сделано 1,7 тыс. голосовых звонков через Wi-Fi.