Поделиться
Как измерить эффективность управления информацией?
Офисная работа предполагает использование различных типов данных, количество которых продолжает расти. Сотрудники, занимающиеся ее обработкой, вынуждены подстраиваться под подобные изменения, а в случае неграмотного менеджмента это может негативно сказаться на производительности труда в компании. Контентный хаос и дефицит времени – наиболее очевидные проблемы, связанные с аспектами эффективности управления информацией. Как измерить этот показатель или улучшить его?Рассматривая современный подход к управлению информацией, важно учитывать разнородность источников ее происхождения. Часть данных обычно структурирована и содержится в различных хранилищах и в базах данных учетных программ. Тем не менее, существует еще значительный пласт информации, который неструктурирован – это записи в блогах, вики-страницах, переписке в IM-сервисах, электронной почте, социальных сетях. Эти данные могут использоваться для принятия решений в организации, поэтому важно, чтобы их можно было легко найти. Время, затрачиваемое сотрудниками на поиск нужных сведений, считается одним из ключевых критериев эффективности работы с информацией.
Стоимость задач, связанных с информацией, для организаций
| Задача | Часы в неделю | Годовые затраты на сотрудника, долл. |
| Электронная почта: чтение и написание ответов | 13 | 20990 |
| Поиск/сбор данных | 8,8 | 14209 |
| Анализ информации | 8,1 | 13078 |
| Коммуникация и совместная работа в организации | 6,4 | 10333 |
| Управление проектами | 6,2 | 10011 |
| Создание контента | 6 | 9688 |
| Коммуникация и совместная работа с покупателями, поставщиками | 5,2 | 8396 |
| Управление кадрами | 4,4 | 7104 |
| Ввод данных и другие задачи работы со структурированным контентом | 4 | 6458 |
| Публикация данных | 3,7 | 5974 |
Источник IDC, 2009
Помимо скорости доступа к данным не меньшее значение имеют и два других критерия эффективности – время/степень актуализации данных и сроки согласования изменений. Слишком продолжительные периоды, затрачиваемые на рутинные операции с информацией, также снижают эффективность работы сотрудников. Согласно данным IDC, самыми дорогостоящими задачами в корпоративной среде являются поиск (который не приносит результатов) и необходимость переформатирования данных, полученных из разных источников. Все эти критерии связаны со скоростью выполнения действий, поэтому повышение производительности труда напрямую связано с автоматизацией обмена, актуализации и согласования информации.
Стоимость непродуктивного времени работников в компании (по задачам)
| Задача | Часов в неделю | Годовые затраты на сотрудника, долл. |
| Поиск без результатов | 3,7 | 5974 |
| Повторное создание контента, который не был найден | 2,5 | 4037 |
| Переформатирование данных, полученных из других источников | 3,7 | 5974 |
| Публикация данных с помощью нескольких приложений | 2,1 | 1938 |
| Перевод с языка на язык | 0,5 | 807 |
Источник IDC, 2009
На основании этих данных можно сделать вывод о том, что организации имеют возможность улучшать показатели эффективности работы офисных сотрудников (преимущественно, информационных менеджеров) за счет автоматизации выполняемых рутинных операций с помощью workflow-технологий в соответствующих корпоративных программах, например, в MS Office. Речь идет о переходе на улучшенные технологии обработки документов (создания, регистрации, проверки, передачи, контроля, анализа, публикации, архивирования и так далее), применении средств коллективной работы над контентом, а также продвинутых интерактивных средств коммуникации. За счет этого сокращаются сроки прохождения и согласования документов – например, к руководителю отдела в день может поступать до 150 писем, на сортировку и ответы на которые он тратит порядка 4 часов, что, в ряде случаев, может считаться критической задержкой. Высвобождение этого времени (в пересчете на количество часов в неделю, месяц или год) за счет более гибких средств управления документами и контентом, в конечном счете, приводит к потенциальной экономии денежных средств и вероятной максимизации прибыли за счет появления дополнительных ресурсов.
Повышаем эффективность
Автоматизацию офисных задач целесообразно начинать с описания процессов, которые обычно выполняются информационными менеджерами. К ним относятся составление, отправка и получение электронных писем, создание, редактирование и вывод на печать различных текстовых документов и таблиц, содержащих разные типы представления данных (рисунки, диаграммы, графики, схемы), экспорт информации из базы данных в офисные приложения для последующей обработки и анализа, а также публикацию готовых материалов или открытие к ним доступа для других сотрудников.
В большинстве случаев работа ведется с применением офисных пакетов, а также дополнительных прикладных программ. В подавляющем числе организаций (по разным оценкам – свыше 70%) для этих целей используются продукты Microsoft – MS Office, MS Visio, MS Project, MS SharePoint и так далее. Это позволяет использовать более стандартиризированную методику расчета эффективности, чем если бы в фирмах использовались разнородные программные продукты. Тем не менее, определенная трудность возникает, например, когда те или иные данные необходимо собрать из учетных систем или хранилищ BI-систем для передачи в стандартные приложения офисного пакета, например, в табличный процессор MS Excel. Для таких операций обычно требуется задействовать ИТ-специалистов и программистов, которые формализуют этот процесс. В результате этого сроки, например, получения информации нарушаются, а ИТ-служба получает дополнительную нагрузку. Соответственно, для устранения таких трудностей требуются готовые решения для интеграции данных между приложениями и гибкий интерфейс для неспециалистов.
Степень находимости разных типов контента*
*Чем выше показатель, тем сложнее найти данные
Источник: AIIM, 2010
Основной задачей, которую решала Microsoft с помощью Office 2010 и SharePoint 2010, стало достижение баланса технических требований и задач бизнеса. К ним в корпорации относят повышение производительности труда в компаниях, которая в России находится на невысоком уровне – на 30% ниже, чем в Европе, и на 35% ниже, чем в США. Подобная статистика дополняется тем, что 40% работников на предприятиях работают с динамически изменяемой информацией, постоянно прирастающей в объемах. Проблема постоянного роста объемов информации осложняется тем, что часто информация дублируется: пользователи сохраняют одни и те же документы на разных сайтах внутреннего портала, файловых серверах, общих папках и т.д. В результате, ИТ службы вынуждены постоянно увеличивать объемы физических хранилищ данных и нести неоправданно высокие расходы на хранение ненужных данных. Еще одна трудность управления информацией – появление сложно индексируемых данных, к которым относятся мультимедиа. По данным Microsoft сегодня 25% всего контента занимают графика и видео. Если обратиться к данным исследователей сообщества AIIM, занимающегося вопросами управления контентом и документацией, то можно обнаружить, что на сегодняшний день большинство организаций испытывают трудности с нахождением и анализом мультимедиа, поскольку подходящих инструментов для поиска и включения их в общее информационное пространство организации почти нет.
Короткая ссылка
