Спецпроекты

Как перестать тонуть в море документов и устранить риск потери клиентов

О чем думает бизнес

O2 Consulting — ведущая юридическая компания, предоставляющая услуги бизнесу в широком перечне отраслей, включая рынок высоких технологий. Компания известна высокой экспертизой в области сопровождения прямых и венчурных инвестиций и сделок M&A (слияние и поглощение), а также в области налогового и корпоративного структурирования бизнеса в России и иностранных юрисдикциях. Успешно реализованное внедрение облачных решений Microsoft позволило O2 Consulting повысить уровень клиентского сервиса, продуктивность работы юристов и качество реализуемых проектов.

О чем думает бизнес

О2 Consulting — юридическая фирма с широким спектром услуг, сумевшая не только завоевать высокую репутацию у клиентов, но и сформировать один наиболее ярких брендов на российском рынке правового консалтинга. Тем не менее, задачи сохранения лидерства и дальнейшего развития бизнеса потребовали трансформации целого ряда внутренних процессов.

«О том, что компании необходим системный переход к новой, цифровой парадигме, мы начали задумываться уже довольно давно, — вспоминает Ольга Сорокина, управляющий партнер О2 Consulting. — С точки зрения применения информационных технологий рынок правовых услуг весьма консервативен. Юристы — классические гуманитарии, которые не любят тратить время на освоение сложных систем. Тем не менее, было ясно, что прежние подходы нужно менять. Необходимо было обеспечить сквозные и максимально надежные процессы взаимодействия с клиентами, в том числе потенциальными — начиная с самых первых контактов, чтобы исключить малейшую возможность потери заказчиков».

Какие сложности возникли в компании

«Мы постепенно начинали тонуть в огромном количестве документов на фоне очевидных недостатков планирования и контроля исполнения задач на бумаге. Возникали информационные конфликты, снижалась продуктивность использования рабочего времени юристов. Периодически мы сталкивались с потерей лидов — первых, и очень важных для нас контактов с будущими клиентами. Имели место случаи несвоевременной отправки коммерческих предложений или дополнительных документов после успешного выигрыша очередного тендера, сбои в обслуживании клиентов в случае болезни или отпуска отдельных сотрудников. Мириться с риском репутационных и финансовых потерь мы не могли. Было ясно, что страдает эффективность всей компании и дальше так жить нельзя», — говорит Ольга Сорокина.

В реформировании нуждалась и маркетинговая составляющая. O2 Consulting является одним из лидеров ведущих отраслевых рейтингов, как международных, так и российских. Однако участие в них требовало большой работы: было необходимо заполнять многочисленные и чрезвычайно объемные формы отчетности, при этом возможности выгружать необходимые данные из внутренних информационных систем не было.

Решить эти задачи без погружения во все реализуемые проекты, а также корпоративной экспертизы, знаний и опыта в единую ИТ-среду, было практически невозможно. Но все усилия компании по поиску адекватного ИТ-решения долгое время не приносили результата.

В конце 2018 г., вооружившись картой Москвы и списком компаний-разработчиков, которые в той или иной мере занимались продвижением LegalTech-решений, ИТ-специалисты O2 Consulting приступили к тщательному анализу возможных вариантов. Большинство систем, позиционировавшихся в качестве универсальных, не соответствовали жестким требованиям в части удобства, гибкости, надежности и защиты персональных данных. Часто в качестве вендоров программного обеспечения выступали небольшие ИТ-компании или авторы самописных систем, не способные гарантировать поддержку своих разработок на годы вперед. Но главное, ни одно из рассматривавшихся решений не позволяло обеспечить действительно новое качество работы более чем 60 юристов O2 Consulting, работающих в нескольких странах мира.

Какое решение было найдено

Выход из создавшегося положения удалось найти благодаря началу сотрудничества с компанией «ПиКей Групп», специализирующейся на CRM-консалтинге и внедрении облачных технологий Microsoft для автоматизации служб маркетинга и продаж.

«Уже в ходе первых демонстраций разработок «ПиКей Групп» мы увидели, что интерфейс будущего решения может выглядеть совершенно привычно для пользователя офисного пакета программ Microsoft, — отмечает Ольга Сорокина. — Но главное, нам было предложено действительно модульное решение PK LegalTech, на базе которого можно было собрать требуемую нам конфигурацию ИТ-сервисов. С этого момента мы начали двигаться в высоком темпе. Сформулировали свои пожелания, согласовали техническое задание, приступили к реализации проекта и уже спустя несколько месяцев после старта проекта перешли к применению нового инструментария».

Что получил бизнес

В O2 Consulting быстро ощутили отдачу от внедрения PK LegalTech — комплексного решения для юридических фирм, построенного на базе облачных технологий Dynamics 365 и Microsoft 365. Кроме того, сотрудникам были предоставлены новые возможности командного взаимодействия в среде Microsoft Teams — продукта, входящего в состав платформы Microsoft 365.

Радикально уменьшилось количество случаев мискоммуникации между группами юристов, взаимодействующих с одним и тем же клиентом. Сотрудники получили доступ к необходимой информации из любого места, удобный интерфейс и единое цифровое пространство, позволяющее развивать взаимоотношения с клиентами, вовремя выставлять счета, управлять проектами и делами.

Все процессы стали прозрачными и управляемыми — по практикам, стадиям реализации, по клиентам. Возросла эффективность работы с контактами маркетинговых мероприятий при одновременном сокращении затрат времени и ресурсов на администрирование. А подготовка документов для участия в отраслевых рейтингах больше не требует утомительных авралов, связанных с ручным заполнением форм отчетности.

«Мы получили полноценную кастомизированную СRМ-систему, позволяющую управлять всей базой контактов, процессом лидогенерации и контролировать взаимодействие с клиентами в динамике, — подчеркивает Ольга Сорокина. — Как следствие, риск потери клиентов из-за технических накладок остался в прошлом, а эффективность конверсии первых контактов в реальные проекты и сделки существенно увеличилась. Теперь никто ничего не забывает. Система сама знает и напоминает, кто, что и когда должен сделать, по тем алгоритмам, которые мы заложили вместе со специалистами «ПиКей Групп». Возможность работать с потоком перспективных проектов позволяет нам эффективно распределять имеющиеся ресурсы. Возросла и мотивация: сотрудники понимают, что приобрели новые навыки, которые очень ценятся на рынке».

Достигнутые результаты стали базой для дальнейшей тонкой настройки цифровой офисной среды. В ближайшее время компания планирует перейти к использованию отчетов, позволяющих принимать решения в режиме реального времени, обеспечить прозрачную интеграцию управленческого и бухгалтерского учета.