В Сочинском госуниверситете завершено внедрение «1С:Предприятие 8»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

«Альфа-Софт» завершил внедрение систем «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» в Сочинском государственном университете. Унифицированы справочники должностей, статей расходов, правила начислений и удержаний. Вдвое ускорился расчет заработной платы и стипендий для сотрудников и студентов вуза. Организована оперативная передача данных о начислениях зарплаты и стипендий, движении кадров и контингента учащихся в федеральный сервис АСУ ПФХД. Кроме того, усилен контроль за взаиморасчетами со студентами. Дебиторская задолженность по расчетам за обучение сократилась на 30%.

Сочинский государственный университет (СГУ) основан в 1989 г. Сегодня это многопрофильный университет, который осуществляет образовательную деятельность по широкому спектру направлений: гостиничный и ресторанный бизнес, туризм и курортное дело, экономика и управление, транспортные средства, строительство и архитектура, культура и искусство, ландшафтный дизайн и др. В структуру учреждения входят 5 факультетов, университетский экономико-технологический колледж, учебно-тренинговые центры, центр дополнительного профессионального образования, аспирантура и докторантура, научно-исследовательский центр и различные сопутствующие подразделения.

В университете работает 800 человек – профессоры, преподаватели, научные работники, инженерно-технический, административно-хозяйственный, производственный и учебно-вспомогательный персонал. Ежемесячно оформляется более тысячи кадровых документов. Заработную плату сотрудникам необходимо рассчитывать с учетом различных критериев – совмещений, замещений, источников финансирования, и т.п.

Ежегодно в СГУ на бюджетных отделениях обучается около 1200 студентов. Для них необходимо своевременно рассчитывать академические стипендии и другие выплаты (социальные стипендии, доплаты аспирантам, президентские стипендии и т.п.). Еще около 1800 человек учатся в университете и колледже на платной основе, поэтому вузу необходимо четко контролировать предоставление платных услуг, а также своевременное поступление оплат от учащихся.

Еще одна задача, стоящая перед руководством вуза, – регулярное предоставление отчетов о начислении заработной платы и стипендий, движении кадров и контингента учащихся в федеральный сервис АСУ ПФХД («Автоматизированная система управления планами финансово-хозяйственной деятельности» образовательных организаций высшего образования, подведомственных Министерству образования и науки Российской Федерации).

Ранее для регламентированного и кадрового учета, а также расчета заработной платы в университете использовалась разные информационные системы. На оформление кадровых приказов и расчет зарплаты уходило много времени, возникала путаница при сдаче отчетности в контролирующие органы. Отчеты для Минобрнауки приходилось составлять вручную в электронных таблицах. Данные о студентах в деканатах, приемной комиссии и расчетном отделе не были синхронизированы. На подготовку отчетов по дебиторской задолженности для руководства тратилось несколько рабочих дней. 

Руководство СГУ приняло решение о переходе на новую информационную систему, которая помогла бы упростить ведение кадрового учета, ускорить начисление зарплат и стипендий, усилить контроль за расчетами с обучающимся на платной основе, организовать оперативное предоставление данных в федеральный сервис АСУ ПФХД.

Для решения поставленных задач были выбраны системы «1С:Зарплата и кадры государственного  учреждения 8» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Партнером по внедрению стала «Альфа-Софт» (г. Сочи). 

За 2 месяца система была развернута на 20 рабочих местах – в бухгалтерии, кадровой службы и планового отдела университета. В результате организован оперативный расчет заработной платы, отпусков и больничных для различных категорий сотрудников. Все начисления выполняются в системе автоматически с учетом различных критериев – фактически отработанного времени, тарифов, совмещений, замещений, а также источников финансирования (субсидии на выполнение госзадания, гранты на науку и другие внебюджетные источники). Кроме того, автоматизирован расчет стипендий для студентов различных категорий – магистров, бакалавров, специалистов, аспирантов, детей-сирот. Для студентов, получающих материальную помощь, реализовано автоматическое удержание НДФЛ. Скорость расчета зарплаты и стипендий выросла вдвое.

Выполнена интеграция системы с программами, использующимися в университете для учета контингента, а также управления работой приемной комиссии и деканата. Вся информация о студентах оперативно выгружается из этих программ в информационные базы 1С. Это исключило необходимость многократного дублирования данных в разные системы. Существенно сократилось время обработки первичных документов (приказов) на поступление, перемещение и отчисление студентов. 

Появилась возможность выполнять оперативный мониторинг и анализ численности работников и студентов вуза, формировать детализированные отчеты о начислениях и выплатах сотрудникам и студентам. Отчет по категориям персонала составляется теперь автоматически на основании штатного расписания, что позволило формировать отчетность с различными группировками и с расшифровкой данных до конкретного сотрудника. В результате ежеквартальные отчеты для Министерства образования и науки теперь формируются и выверяются за один день. Обеспечено оперативное предоставление данных о расчете зарплаты, стипендий,  движению кадров и контингента учащихся в федеральный сервис АСУ ПФХД.

Усилен контроль расчетов со студентами. Появилась возможность формировать детализированную отчетность о взаиморасчетах – по курсам обучения, специальностям, факультетам, группам и т.д. Реализована ежегодная индексация оплаты за обучение с сохранением истории. Автоматизирована работа с должниками. Появилась возможность более оперативно выявлять неплательщиков и передавать данные в юридический отдел. В итоге дебиторская задолженность по расчетам за обучение сократилась на 30%. 

Настроено разграничение прав доступа сотрудников к системе, что обеспечивает надежную защиту персональных данных работников. Пользователи работают с системой через тонкий клиент: база данных установлена на сервере СГУ, а пользователи подключаются к ней удаленно со своих компьютеров. При этом основная вычислительная нагрузка ложится на сервер. Это позволило всем пользователям подразделений задействовать маломощные компьютеры и избежать затрат на модернизацию материально-технической базы.

Создана горячая линия технической и методологической поддержки пользователей – сотрудники учреждения оперативно получают необходимую помощь в работе с системой от специалистов «Альфа-Софт». 

В 2017 г. планируется подключить к системе филиал СГУ в Анапе, увеличить количество автоматизированных рабочих мест до 40. 

Главный бухгалтер СГУ в г. Сочи Горячкин Николай Петрович сказал: «Новая система, созданная на основе решений «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», полностью оправдала наши ожидания. Теперь мы можем принимать своевременные меры к безусловному выполнению всех решений Министерства образования России по социальным обязательствам, установленным перед сотрудниками и студентами университета и колледжа. Упростился контроль за взаиморасчетами со студентами, более чем на 80-90% сократилось время обработки первичных документов (приказов) по поступлению, перемещению и отчислению студентов. Появилась возможность более оперативно выявлять неплательщиков и передавать данные для дальнейшей работы в юридический отдел – ранее на подготовку таких отчетов уходило несколько дней. В итоге объем дебиторской задолженности по расчетам за обучение сократился почти на треть».