Что из себя представляет цифровизация сложных процессов

Для начала предлагаем синхронизироваться в понятиях.

Говоря о процессах со сложной структурой, речь идет о кросс-функциональных процессах с множеством этапов внутри компании с разветвленной организационной структурой.

Такие процессы встречаются в крупных организациях, например, в промышленном секторе или в сфере торговли.

Примерами могут послужить:

• обработка заявки на поставку нефти в нефтегазовой отрасли,
• поставка зарубежной специализированной техники и запчастей со склада изготовителя через дистрибьютора в дилерские центры,
• процессы открытия точек продуктовой сети,

и так далее.

В свою очередь, цифровизация — это применение цифровых технологий для работы с оцифрованными данными для повышения эффективности бизнес-моделей и касается переноса «в цифру» отдельных бизнес-процессов.

Оптимизация сложных процессов привлекательна для управленцев, поскольку призвана сделать их прозрачными, упростить контроль и сильно повысить эффективность бизнеса. Тем не менее, проекты цифровизации могут быть сопряжены с рядом трудностей.

Почему цифровизация сложных процессов — это непросто

Улучшение качества производства с помощью цифровых технологий не упирается лишь во внедрение современного программного обеспечения. Деятельность любой организации имеет свою специфику, продиктованную особенностями производства, отрасли, правовой регуляции, которую необходимо понимать и учитывать.

Вот три основных опасения о цифровизации комплексных бизнес-процессов, которые озвучивают заказчики, обращаясь в Comindware.

Неактуальность данных

Чаще всего эта проблема возникает уже на этапе обсуждения техзадания.

При постановке вендору или внутренней команде разработки задачи, бизнес-заказчик узнает, что понимание процессов и должностных инструкций разнятся у различных его участников. Информация не систематизирована, и на ходу возникает множество нюансов. Одновременно с этим иногда оказывается, что прежде, чем автоматизировать процессы, им требуется реинжиниринг.

Уточнение информации заставляет сдвигать сроки релиза, что влечет дополнительные временные, трудовые и финансовые затраты.

Например, крупная алкогольная компания запустила проект по автоматизации открытия новых торговых точек. В ходе проекта и создания универсального процесса выяснилось, что восточное и западное направления работают по разной схеме, и открытие магазинов происходит по-разному.

Сложность планирования автоматизации

Чтобы спланировать автоматизацию, необходимо иметь четкое представление о компании как о структуре, производящей ценность — товар или услугу.

Многоуровневая и разветвленная архитектура, как правило, запутанна. Выявить, какие процессы нуждаются в автоматизации и влияют на прибыльность, затруднительно, поэтому сложно определить порядок их цифровизации.

Например, крупный дистрибьютор химической продукции обратился с задачей внедрить систему электронного документооборота. Однако в ходе изучения процессов, бизнес-заказчик обнаружил, что для достижения поставленных целей может быть эффективнее сперва автоматизировать эксплуатацию промышленных объектов и техники компании — критических процессов для получения прибыли, которые при этом включали и работу с документами. Все глубже изучая архитектуру бизнес-процессов предприятия, компания выявила, что комплексных процессов на данный момент очень много, и для успешной цифровизации необходимо разобраться, с чего начать.

Длительность выполнения процессов

Вопросы вызывают и процессы, протяженные во времени. Продолжительные процессы, запущенные по одной модели, завершаются согласно ей же и не успевают перестраиваться под внесенные изменения, из-за чего происходит рассинхрон.

Например, компания из нефтегазовой отрасли цифровизует процесс поставки топлива. Комплексный процесс стандартно включает в себя оформление заявки, проверку контрагентов, проверку наличия топлива, логистику и выбор способа доставки и так далее, а также задействует различные подразделения и протяжен во времени.

При этом у компаний возникает вопрос: как без ущерба качеству оказываемых услуг и лояльности контрагентов распорядиться уже запущенными процессами и перейти на обновленную модель бизнес-процесса.

«Рецепты» для управления цифровизацией

Тем не менее, процессом улучшений можно управлять точно так же, как и любым другим. Эксперты Comindware готовы предложить решения для каждой из трудностей.

Гибкое управление бизнес-процессами

Гибкий подход означает, что проектная команда может мгновенно реагировать на непредвиденные обстоятельства и обновлять процессы под новые вводные в реальном времени.

Гибкая методология аджайл (agile) помогает снизить риски, так как результаты презентуются по мере готовности. В свою очередь процессный подход, BPM, предполагает постоянное совершенствование деятельности компании. Аджайл и процессный подход дополняют друг друга.

Если же от организации, как это бывает, например, в госсекторе, требуют строгого распределения реализации функционала и финансирования работ по этапам, эффективно применять гибридный подход: фиксируются основные вехи проекта, а уже внутри них работа ведется итерационно.

Технически поддерживать изменения «на лету» помогает также применение инструментов Low-code. Процесс автоматизируется в точности так, как «нарисована» его модель.

Двигайтесь от общего к частному

Цифровизовать все процессы сразу невозможно. Можно погнаться за масштабом и автоматизировать архитектуру по-максимуму, но при таком сценарии пострадает проработка процессов.

И наоборот, увязнув в попытках детализировать все возможные «развилки» и «зашить» правила в подробностях, заказчик автоматизирует намного меньше процессов и усложняет их.

Чтобы соблюсти баланс, необходимо двигаться от общей картины к более частным процессам.

На первом этапе следует сформировать реестр всех процессов, чтобы увидеть компанию в виде цепочки создания ценности. Далее масштабные и «проблемные» кросс-функциональные процессы необходимо регламентировать, чтобы создать единое представление об их выполнении и обнаружить проблемные места. Автоматизацию стоит начать именно с этих «бутылочных горлышек», так как зачастую они влияют на прибыль.

Comindware Business Application Platform одновременно сочетает в себе функционал «отрисовки» архитектуры, процессов компании в нотации BPMN 2.0, понятной для бизнеса, создания регламента на основании модели процесса и автоматизации. Вне зависимости от масштаба проектов все решения на базе платформы Comindware, включая CRM, ITSM, Service Desk и другие, сочетаются между собой и не требуют интеграций. Благодаря этому заказчики минуют «лоскутную автоматизацию» и получают инструмент для масштабирования ИТ-системы под любые задачи.

Декомпозируйте на подпроцессы

Разбивайте длительные и комплексные процессы на подпроцессы, чтобы вносить изменения планомерно на отдельных этапах.

В то время как большой процесс разворачивается в объемные схемы, небольшие подпроцессы легко читаются, а значит, и проще в управлении. Определить показатели качества и выявить потребность в доработках проще на простых схемах.

Процессный движок в Comindware Business Application Platform позволяет настроить запуск процессов по новой схеме. А графовая технология хранения данных делает эту настройку гибкой: запуск без приостановки или с приостановкой, запуск новых процессов в тестовой среде или сразу в «боевой» и так далее. В данном случае все зависит от внутренних требований и внешних обстоятельств, и платформа Comindware дает необходимую свободу.

Цифровизация — путь с множеством вопросов

Компании, взявшиеся цифровизовать бизнес со сложной процессной архитектурой, могут также встретиться с:

• сопротивлением со стороны сотрудников, которые опасаются сокращений или не понимают преимуществ от внедрения новых систем,
• непониманием, какие компетенции необходимы для реализации проекта,
• трудностями с миграцией с ранее внедренных платформ,

и другими аспектами.

Такие «преграды» закономерны для любых проектов цифровизации. Представляя перед собой масштабы компании и ее многоуровневую структуру, проектная команда может даже неосознанно наделить стоящие в реальности задачи сверхсложностью.

С какой бы ситуацией ни столкнулся заказчик, Comindware придерживается проверенных тактик и стратегий для успешной реализации проектов цифровизации, реализованных совместно с компаниями из различных отраслей, и поможет пройти путь автоматизации с наименьшими затратами и наибольшей выгодой.

Заполните форму, чтобы получить демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform для цифровизации кросс-функциональных процессов.

■ erid:2SDnjcUGmkkРекламодатель: ООО «Колловэар»ИНН/ОГРН: 7713707490/1107746404864Сайт: https://www.comindware.ru/