Компании из разных отраслей и сегментов всё чаще сталкиваются с проблемой «цифрового хаоса», когда для каждого процесса используется отдельная программа. Это ощущается и в HR-сфере, где кадровые задачи тесно связаны с документооборотом и бухгалтерией. В таких условиях узкоспециализированные HR-решения, не интегрированные в общую ИТ-инфраструктуру, создают больше проблем, чем решают. Альтернатива — использовать экосистемные продукты, на базе которых можно эффективно управлять разными бизнес-процессами. Практика показывает, что такой вариант обеспечивает удобство работы и существенную экономию ресурсов. CNews рассматривает, как это происходит, на примере Directum HR Pro — части комплексной экосистемы Directum.
Почему 1+1=3: бонусы экосистемного подхода
Главное достоинство продуктов с широкой и разнонаправленной функциональностью — их способность закрывать сразу несколько задач в рамках единой платформы. Это дает бизнесу ряд стратегических преимуществ.
Один продукт — одна ИТ-команда
Каждая новая система — это не только лицензии, но и кадровые последствия. Причем чем сложнее ПО, тем актуальнее проблема. В сегменте B2B не работает привычная схема, когда установил приложение — и оно сразу же работает. В случае со сложным программным обеспечением для его развертывания потребуется слаженное взаимодействие команд как со стороны вендора, так и со стороны заказчика, в штате которого обязательно должны быть квалифицированные ИТ-специалисты.
Узкопрофильные решения требуют «персональных» администраторов: один для HR-системы, другой для документооборота, третий для архива. Получается «цифровой Вавилон», где каждый работник говорит на языке своего ПО.
При экосистемном подходе текущие ИТ-специалисты, освоив единую платформу, смогут поддерживать все модули — от кадров до проектного управления. Это снижает потребность в дополнительном обучении и исключает дублирование функций.
Оптимизация инфраструктуры
При классическом подходе к цифровизации компаниям приходится развертывать отдельные серверы для каждой системы. Такой сервер требует выделенных ресурсов, индивидуальной настройки и регулярного обслуживания, что увеличивает нагрузку на ИТ-отдел.
Экосистемные решения обычно развертываются в единой инсталляции, что дает возможность избежать затрат на дополнительные серверные мощности и упрощает техническую поддержку. Для бизнеса это способ перераспределить ресурсы ИТ-специалистов с рутинного обслуживания разрозненных систем на более важные задачи.
Меньше затрат на интеграции
Внедряя отдельные системы для разных процессов, компании сталкиваются с неизбежным следствием — необходимостью «подружить» программы между собой. Каждое такое подключение требует отдельной проработки: подготовки данных, разработки API, настройки механизмов обмена и отладки взаимодействия. Например, создание и утверждение локального нормативного акта в одной системе, а ознакомление сотрудников — в другой требуют координации.
При экосистемном подходе все процессы идут в единой среде по заранее согласованным правилам. ЛНА создается, согласуется, регистрируется в модуле делопроизводства, а затем может быть сразу отправлен на ознакомление сотрудникам. Больше того — вопросы архивного хранения с корректными сроками тоже решаются в одной системе благодаря архивному модулю.
Результат — процессы идут быстрее, а ИТ-отдел тратит время на развитие, а не на стыковку разрозненных систем.
Безопасность без повторных проверок
При внедрении нового программного обеспечения проверка на соответствие требованиям информационной безопасности становится отдельным проектом. Каждый раз специалистам приходится заново анализировать архитектуру, механизмы защиты данных и потенциальные уязвимости.
На контрасте общая платформа означает одинаковые подходы к аутентификации, шифрованию данных и управлению доступом. Когда служба безопасности уже проверила ядро системы, добавление новых функций требует лишь точечного контроля, а не полного аудита. Это не означает снижения требований, но исключает дублирование действий.
Единый интерфейс для всех задач
Если каждая программа выглядит и работает по-своему, управление превращается в постоянное переключение контекста. Разные логины, непохожие меню, свои горячие клавиши. Экосистемные продукты предлагают единый UX-дизайн: где бы ни находились нужные данные — в HR-модуле или системе договоров — интерфейс остается привычным.
Такой подход особенно важен для руководителей, ведь им приходится работать по совершенно разным задачам и нужен доступ и к кадровым отчетам, и к финансовым показателям, и к статусам проектов. При этом рядовые сотрудники также получают преимущества от последовательного и понятного интерфейса: когда все задачи можно решить в одном окне, удобно всем.
Один вендор — меньше хлопот
Разные системы означают отличающиеся условия договоров: где-то техподдержка включена в стоимость, где-то оплачивается отдельно; одни обновления выходят ежеквартально, другие — по мере готовности. Это создает постоянную головную боль для ответственных сотрудников: нужно помнить сроки десятков соглашений, вести отдельные переговоры с каждым поставщиком.
Экосистемный подход сокращает эту нагрузку. Один договор вместо пяти, единый контакт по всем вопросам поддержки, синхронизированный цикл обновлений. Финансовый отдел получает прозрачную схему оплаты, юристы — стандартизированные условия, а ИТ-служба — единую точку ответственности.
Что учесть при выборе экосистемного подхода
Консолидация процессов в единой среде сулит значительные выгоды, но за синергией всегда стоит определенная цена. Прежде чем сделать выбор, важно трезво оценить не только преимущества, но и ограничения комплексных ИТ-систем.
Зависимость от вендора
Концентрация процессов на одной платформе создает риски технологической зависимости. Компания оказывается связанной не только архитектурными решениями и стандартами поставщика, но и его стратегией развития продукта, политикой лицензирования и приоритетами в разработке новых функций. Эта связь усиливается со временем: накопленные данные, настроенные интеграции и обученные сотрудники создают комплексную систему, которую невозможно быстро заменить.
Если по каким-то причинам понадобится сменить платформу, потребуется масштабная трансформация, сопоставимая по сложности с первоначальным внедрением.
Неравномерность развития модулей
Большинство вендоров развивают экосистемы из определенного ядра — будь то ERP, документооборот или CRM. Как следствие, разные компоненты могут демонстрировать различный уровень зрелости и функциональной полноты. Решения, не входящие в основную компетенцию вендора, иногда уступают лучшим отраслевым практикам.
Потребуются профильные эксперты
Несмотря на унификацию технической поддержки, для эффективной работы с каждым бизнес-направлением нужны профильные методологи. Глубокие знания специфики кадрового делопроизводства или архивного дела невозможно заменить общей подготовкой по платформе.
Затяжной старт
Интеграция разнородных процессов в единую экосистему часто требует более сложного и длительного внедрения по сравнению с точечными решениями. Необходимость одновременной настройки множества модулей может увеличивать сроки выхода на операционную эффективность.
Компромиссы в функциональности
Универсальные платформы иногда вынуждены жертвовать глубиной проработки отдельных функций ради обеспечения целостности решения. В некоторых случаях специализированные системы предлагают более гибкие возможности для нестандартных бизнес-процессов.
Сбалансированный подход к выбору
Эти ограничения не отменяют преимуществ экосистем, но подчеркивают важность взвешенного отношения к подбору ПО.
Стоит помнить, что ключевой плюс экосистемы — возможность наращивать функциональность по мере развития компании. Если задел на перспективу важен для бизнеса, ему стоит присмотреться к комплексным продуктам.
Айрат Сибгатуллин, директор продукта Directum HR Pro
«Экосистемный подход — это возможность решать все бизнес-задачи в едином цифровом пространстве. Руководители получают один интерфейс для управления всеми процессами. ИТ-специалисты работают с одной платформой вместо набора разрозненных систем. Компания — приобретает не просто HR-решение, а основу для цифрового роста».
Ниже на примере системы Directum HR Pro рассмотрим конкретные кейсы взаимодействия разных решений между собой.
HR-процессы в экосистеме: примеры
Бизнесу сегодня нужен не просто набор продуктов, а целостная цифровая среда для управления процессами — от стратегического планирования до операционной работы. Именно такую задачу решает экосистема Directum, в которой доступен широкий пул возможностей — от управления целями и KPI до базового делопроизводства.
Directum HR Pro — часть экосистемы Directum. ПО отвечает за управление кадровыми процессами и документами. При этом еще больше возможностей для клиентов открывается в связке решений HR Pro с другими компонентами большой экосистемы.
Вот лишь несколько примеров.
Кадровый ЭДО + «Делопроизводство»
Directum HR Pro в связке с решением «Делопроизводство» обеспечивает бесшовную интеграцию кадровых и организационных документов. Приказ о приеме на работу автоматически регистрируется в соответствующих журналах учета, прикрепляется к делам и учитывается в общей системе документооборота — без необходимости дублировать информацию или вручную переносить данные между системами.
Кадровый ЭДО + «Регламентирующие документы»
В большинстве компаний жизнь локального акта заканчивается после подписания. В Directum она только начинается: модуль «Регламентирующие документы» ведет каждый ЛНА от первой черновой версии до архивации. Автоматические напоминания о пересмотре, контроль актуальности связанных документов, аналитика по частоте изменений — система обеспечивает реальное применение нормативной документации. Главное — в HR Pro ознакомление с регламентирующими документами можно провести не только в бумажном виде «под роспись», но и в цифре.
Кадровый ЭДО + «Долговременный архив»
Часто HR-системы просто хранят кадровые документы. Directum HR Pro вместе с модулем «Долговременный архив» автоматизирует весь цикл: от определения сроков хранения до своевременного уничтожения. Система сама напоминает о необходимости экспертизы ценности и фиксирует все действия.
Кадровый ЭДО + «Корпоративный портал»
Directum Portal — еще один продукт экосистемы Directum, который представляет собой «офис в кармане» для 100% сотрудников. В контексте кадровых процессов он становится альтернативным интерфейсом: на портале можно не только узнать последние новости о компании, поздравить с днем рождения коллегу или найти любой документ, хранящийся в корпоративных системах, но и решить кадровые задачи, например подать заявление на отпуск.
Айрат Сибгатуллин, директор продукта Directum HR Pro
«Directum HR Pro — это законченный продукт для цифровизации кадровых процессов, но его мощь раскрывается внутри экосистемы. Вы начинаете с автоматизации HR, а получаете инструмент, который соединяет кадровые процессы с документооборотом, управлением проектами и аналитикой. Сегодня — приказы и отпуска, завтра — интеграция KPI сотрудников с бизнес-метриками компании, причем без смены платформы и болезненных интеграций».
Кадры в общем цифровом контуре
Выбор HR-решения, встроенного в бизнес-экосистему, — это инвестиция в эффективность компании. Такой подход помогает решать текущие кадровые задачи и в то же время создает основу для цифровой трансформации всех смежных процессов.
Directum HR Pro демонстрирует, как интеграция с другими бизнес-модулями превращает стандартные HR-функции в часть единого цифрового контура предприятия. В результате компания получает комплексное решение для управления персоналом в контексте всех бизнес-процессов.
Поделиться
