ECM на Западе работают без кураторов

Независимая аналитическая группа AIIM, специализирующаяся на исследовании корпоративных решений в области управления контентом, опубликовала ежегодный отчет о состоянии мирового рынка ECM-решений в 2010 году. Одним из результатов этого исследования стало выявление факта того, что в западных компаниях практически отсутствует практика назначения специальных ответственных лиц, контролирующих и владеющих ECM/СЭД, несмотря на то, что подобные проекты по автоматизации набирают популярность.

По данным AIIM, в 28% компаний за СЭД отвечают руководители ИТ-департамента (причем аналитики отмечают, что зона их ответственности относится к выбору технологий, а к вопросам контента), в 15% организаций есть отдельная должность директора по управлению документацией (Chief Records Officer) или руководителя по аудиту документационного обеспечения (Chief Compliance Officer). В остальных случаях за ECM/СЭД отвечают начальники финансовых и юридических отделов. В целом, в 36% организаций нет специального человека, который выполнял бы работу руководителя аналитического департамента, связанного с корпоративными документами и неструктурированным контентом, а в 10% компаний за электронный документооборот вообще никто не отвечает. Российские эксперты рынка СЭД согласны с оценками AIIM и отмечают, что подобные результаты были предсказуемыми.

Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, считает, что отсутствие ответственных лиц часто отражает состояние самого проекта ECM, то есть то, что он не был успешен в достаточной мере и те, кто им руководил, "предпочли уклониться от почетного звания "владельца системы". "Однако часто справедливо и обратное: отсутствие ответственного владельца на этапе внедрения приводит к неуспешности проекта и этот аспект - чрезвычайно важный, - прибавляет господин Курьянов. - По азбуке управления изменениями любое изменение корпоративного масштаба должно иметь владельца соответствующего уровня ответственности, в противном случае проект будет неуспешным".

Виктор Сенкевич, управляющий директор Paybot, связывает отсутствие или наличие отдельных топ-менеджеров в управлении ECM с масштабами бизнеса. Он утверждает, что в больших компаниях часто существует целое отдельное подразделение, ответственное за ECM-решения, а в малых компаниях может наблюдаться ситуация, что за все ИТ-решения отвечает приходящий два раза в неделю системный администратор.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, полагает, что отсутствие в компании специального исполнительного лица, отвечающего за СЭД/ECM-решение, серьезно влияет на степень успешности автоматизации ЭДО, потому что подобные проекты являются сложными и затрагивают всю компанию в целом и интересы многих ключевых пользователей. По мнению специалиста, в условиях снижения возможности бюджетирования такие проекты могут иметь высокие риски. "Наличие сильного руководителя проекта со стороны заказчика всегда является фактором успеха", - говорит господин Бейдер. По его словам, весьма маловероятно, что в его роли будет выступать или сам основной функциональный заказчик или спонсор, однако куратором должен быть сотрудник, подчиняющийся этому человеку. Эксперт компании Terralink, рассуждая о принадлежности руководителя проекта к подразделению компании, отметил, что вместо частой практики передачи ECM/СЭД на контроль ИТ-департамента целесообразнее было бы выбирать куратора из службы документационного обеспечения управления или автоматизации бизнес-процессов, если компания серьезно подходит к вопросу автоматизации. Тем не менее, как констатирует господин Бейдер, в реальной жизни управление проектом могут осуществлять совместно представитель функционального заказчика (например, финансового департамента в случае автоматизации управления финансово-хозяйственными документами) и представитель службы ИТ.

Говоря о специфике отечественного рынка СЭД, представители российских компаний выразили мнение, что результаты аналогичного проведенному AIIM опроса в нашей стране привели к похожим выводам. В ГК "Инталев" отметили, что такое исследование показало бы в целом более низкий уровень автоматизации процессов обращения документов, знаний и информации в целом, что связано с более низким уровнем "электронной" культуры, некоторыми особенностями менталитета и текущими реалиями современной России. Аналогичного мнения придерживается и директор по маркетингу "БОСС-Референт" Ирина Кубликова. По ее словам, результаты опроса, проведенного AIIM, более характерны для европейского и американского рынка, где управление документами не носит столь исторически бюрократизированный характер, как в России. Она отмечает тот факт, что в истории внедрения СЭД в ее компании, имели место быть проекты, в которых внутренний заказчик (в терминологии AIIM "владелец") ECM-системы был неочевиден, но количество таких внедрений не превышало 3% и это были проекты довольно редкие и совершенно несвойственные нынешней посткризисной ситуации. "Если в организации не существует внутреннего заказчика системы, то вероятность, что решение будет успешно "жить" и развиваться заведомо снижается, - говорит специалист. - По нашему опыту, владелец системы очевиден еще на этапе постановки задачи, до внедрения продукта. Так, в органах государственной власти обычно внутренним заказчиком выступает руководитель канцелярии или управления делами, так как документооборот — основной производственный процесс, и его владельцем выступают как раз данные подразделения. В коммерческих компаниях внутренних заказчиков системы может быть значительно больше — это и юридические службы, и канцелярии, и финансовые подразделения. Однако владельцем системы чаще становится ИТ-служба, перед которой стоит задача оптимизации внутренних бизнес-процессов".

Почему удаленный доступ стал главной уязвимостью медицинской инфраструктуры Импортонезависимость

Как рассказал корреспонденту CNews Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса, в силу специфики типичной для России СЭД, главной целью которой является решение задач документационного обеспечения управления, в российской практике довольно часто владельцем такой системы становится соответствующее подразделение (управление делами, канцелярия, секретариат) в лице его руководителя. Первые лица организации пользуются услугами этого подразделения, поэтому сами практически никогда владельцами СЭД не становятся, поскольку, по мнению господина Ипатова, это не требуется для успешности проекта внедрения и эксплуатации СЭД - достаточно личного участия руководителей верхнего уровня в электронном документообороте (хотя, как отмечает эксперт, и это достигается нечасто). Специалист отмечает, что ИТ-подразделение в роли владельца СЭД выступает реже, а ситуация, когда ЕСМ/СЭД вообще не имеет владельца, кажется ему странной. "Думаю, что при опросе российских компаний характерным было бы признание относительно невысокого процента персонала, участвующего в электронном документообороте. Когда первое лицо компании персонально не работает в СЭД, бывает трудно вовлечь в электронный документооборот бизнес-менеджеров и бизнес-специалистов, - говорит господин Ипатов. - В отличие от "либеральных" в плане правил работы с документами западных ЕСМ-решений, процесс документационного обеспечения в СЭД отличается избыточной регламентированностью, необходимостью для людей бизнеса выполнять несвойственные и непривычные им функции, часто в недружественной им среде. По этой же причине СЭД имеет дело с небольшой частью всех документов организации".

Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС, полагает, что, по результатам опроса AIIM, в России процент компаний, не имеющих владельцев СЭД/ECM, был бы таким же или ниже: "С одной стороны, в России уже давно понимают важность ИТ-составляющей в бизнесе компании, с другой, в любой организации есть документы и знания, которыми надо управлять, а значит, есть люди, которые сидят на этих участках. С третьей стороны, в нашей стране, особенно в госорганах очень сильна и методологически проработана школа делопроизводства и документооборота. Все это позволяет говорить о проценте не ниже 36%". Эксперт замечает, что наличие специалиста, отвечающего за ECM/СЭД, сильно влияет на успешность проектов, однако в нашей стране, несмотря на осознание необходимости ECM, у компаний не хватает квалификации и знаний для реализации таких внедрений, и особенно сильно это проявляется в регионах. Госпожа Иванова согласна с тем, что в большинстве случаев ECM владеют ИТ-специалисты, однако подобное положение дел не является правильным, поскольку с ECM работают те подразделения, где используется много документации, поэтому ECM/СЭД должна выбираться под потребности этих работников, а роль ИТ-служб состоять в консультировании.

С мнением специалиста компании ЭОС согласен и Сергей Курьянов: "Суммарная доля ответственных за управление записями (CRO), управление аудитом (compliance в российском понимании) и руководителя аналитического департамента (Records or DM professional), указанная в отчете как менее 30%, была бы меньше, а доля канцелярии (Chief Legal Officer/Corporate Secretary) была бы значительно выше. Это отражает российскую специфику высокой регламентации и распространенность типового делопроизводства, сложившегося за пару последних столетий в России и в СССР, и в значительной степени принятой управленцами средних и крупных российских компаний сегодня".

В целом, отечественные компании-игроки рынка СЭД замечают, что результаты опроса AIIM отражают реальное положение дел в отрасли, характерное для рынков развитых стран Северной Америки и Западной Европы.