Поделиться
«Почта России» вступила в войну с бумажными письмами. Она переводит их в цифру и отправляет по e-mail
«Почта России» начала оцифровывать бумажные письма своих корпоративных клиентов и отправлять их им на почту или прямо в систему электронного документооборота. Оцифровкой писем занимаются сотрудники ведомства. Они вскрывают бумажную корреспонденцию и сканируют содержимое конвертов при помощи специализированного ПО ABBYY. Сервис позволяет сократить расходы на работу с письмами приблизительно на треть.
Из бумаги в цифру
«Почта России» запустила новый сервис по оцифровке любой бумажной корреспонденции. Как сообщили CNews представители ведомства, все письма будут переданы адресатам в электронном виде, например, в виде скан-копий или в виде полноценной электронной копии с возможностью редактирования.
Такие копии «Почта России» будет либо отправлять своим клиентам по электронной почте, либо загружать их непосредственно в систему электронного документооборота компании. Для реализации этого метода необходимо, чтобы эти система была интегрирована с ИТ-сервисами «Почты России».
Новый сервис доступен исключительно корпоративным клиентам ведомства, включая как частные компании, так и предприятия из госсектора. Представители «Почты России» сообщили CNews, что в число первых клиентов пожелавших опробовать нововведение, входят несколько госорганизаций, а также компании из медицинской и строительной сфер.
Польза от нового сервиса
Нововведение «Почты России», по утверждению ее представителей, нацелено в первую очередь на компании, регулярно имеющие дело с большими объемами бумажных писем. В первую очередь это банки, сетевые поставщики продуктов и т. д.
Оцифровка таких писем позволяет компаниям экономить деньги на курьерской доставке. Бумажная корреспонденция будет оцифрована в отделениях «Почты России» и отправлена в электронном виде.
Новый сервис также позволяет компаниям не тратить время в ожидании курьера, который может, к примеру, попасть в пробку. По заверениям сотрудников «Почты России», доставка писем в электронном виде занимает не более минуты.
С финансовой точки зрения переход на электронную корреспонденцию снижает расходы компании на обработку бумажных писем приблизительно на треть, согласно расчетам «Почты России». «По нашим подсчетам, компании в среднем тратят около 35 тыс. руб. на обработку каждой тысячи бумажных писем от государственных органов, партнеров или клиентов. Сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 тыс. руб. <…>. Обработка одного документа обойдется заказчику в среднем в 20 руб.», – сообщил CNews директор департамента новых проектов «Почты России» Кирилл Буртный.
«Кроме прямого экономического эффекта, сокращается время доставки корреспонденции, больничные и отпуска сотрудников документооборота не влияют на обработку потока писем, поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа. Поступление нежелательной корреспонденции отсекается силами Почты и не отнимает время сотрудников организации», – добавил Кирилл Буртный.
Техническая реализация и тарифы
Оцифровка всех бумажных писем в рамках нового сервиса «Почты России» осуществляется при помощи платформы ABBYY FlexiCapture, используемой для потоковой обработки информации из различных документов. Например, она может в автоматическом режиме распознавать текст письма и всех приложенных к нему документов.
Клиенту отправляется электронная копия документа в формате PDF. По информации «Ведомостей», расценки на услугу варьируются от 4,8 руб., которые «Почта России» попросит за оцифровку одной страницы документа, и до 60 руб. В эту сумму компания оценивает внесение документа в систему документооборота клиента.
Письма будут вскрывать
Все письма, которые необходимо оцифровать и передать адресату в электронном виде, будут вскрыты сотрудниками «Почты России». Во избежание каких-либо претензий со стороны клиентов, а также для защиты коммерческой и конфиденциальной информации, прежде, чем приступить к «цифровизации» писем, «Почта России» подписывает со всеми клиентами соглашение о неразглашении данных.
Судьба оригиналов документов, прошедших через процедуру оцифровки, остается неизвестной. Также нет данных, как «Почта России» планирует пресекать распространение данных из корреспонденции своими сотрудниками, осуществляющими вскрытие писем и их перевод в электронный вид.
«Почта России» оцифровала «Самолет»
В числе первых клиентов «Почты России», пожелавших оцифровать свой документооборот, стала девелоперская «ГК Самолет», сообщили CNews представители «Почты России». В рамках пилотного проекта в период с февраля по июнь 2021 г. было оцифровано свыше 5000 документов «ГК Самолета».
Это приблизительно 50 тыс. страниц или около половины всего потока документов группы. После запуска сервиса «ГК Самолет» заключила контракт с «Почтой России» на дальнейшую оцифровку. Перевод всего документооборота девелоперской группы стороны планируют завершить до конца 2021 г.
«Проект оцифровки корреспонденции и переход на электронные заказные письма помогут «ГК Самолет» сэкономить на процессах документооборота до 20% расходов по направлению. Кроме того, благодаря переводу входящей корреспонденции в электронный вид, мы практически полностью исключили риск несвоевременного получения почтовых отправлений», – сообщил CNews руководитель управления внутреннего аудита «ГК Самолет» Дмитрий Волков.
Планы на ближайшее будущее
«Почта России» планирует развивать свой новый сервис. Например, до конца 2021 г. в нем появится автоматическая классификация корреспонденции по типам документов и темам писем. Также в планах увеличение количества полей, извлекаемых из документов в автоматическом режиме. «Это сократит затраты заказчиков на ввод данных, а также обеспечит возможность адресной маршрутизации получаемой корреспонденции ответственным менеджерам внутри компаний», – утверждают представители ведомства.
По данным «Ведомостей», в течение первого года работы своего нового сервиса «Почта России» намерена перевести в электронный вид 6 млн страниц документов своих клиентов.
Короткая ссылка
