Спецпроекты

Власти хотят лишить российский бизнес бумажных архивов

Бизнес Законодательство Документооборот

Минэкономразвития внесло в Правительство проект закона, принятие которого обеспечит перевод делового документооборота в электронный вид. Одна из мер – регулирование механизма конвертации документов и создания дубликатов. В случае принятия закона бумажные документы можно будет выкинуть через год, а не хранить их 75 лет, как это происходит сейчас.

Бумажные документы можно будет хранить всего год

Минэкономразвития предлагает перевести деловой документооборот в электронный вид. По мнению разработчиков законопроекта, это позволит сэкономить бизнесу миллиарды рублей.

Согласно действующем законодательству, многие документы должны храниться в бумажном виде, причем срок хранения некоторых из них может достигать 75 лет. Это приводит к значительным затратам организаций. Например, как указано на сайте Минэкономразвития, затраты одного крупного банка на хранение бумажных документов могут составлять до 2,5 млрд руб. в год. Общие затраты субъектов предпринимательской деятельности на хранение бумажных документов оцениваются в 3,5 трлн руб. в год.

Законопроект должен определить базовое регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, а также создать возможность конвертации электронного документа в другой формат при сохранении его юридической значимости. Бумажные экземпляры ведомство предлагает хранить длительно только в электронном виде, а бумажные экземпляры уничтожить через год после цифровизации, если иное прямо не установлено нормативными актами.

Минэк намерен лишить бизнес бумажных документов долгого хранения

Законопроект подготовлен в рамках национальной программы «Цифровая экономика». Изменения коснутся правового регулирования в сфере создания, использования и хранения электронных документов, в том числе электронных дубликатов документов на бумажном носителе.

Нормы законопроекта будут распространяться на все юридически значимые документы, если иное не будет установлено другими нормативными правовыми актами. В том числе станет возможным хранение в электронном виде согласий на обработку персональных данных и отзыв таких согласий, документов бухгалтерского учета, документов кредитных организаций, согласий на получение рекламы, договоров о присоединении сетей электросвязи, аудиторских заключений и др.

В мае 2020 г. Минтруд уже начал эксперимент по внедрению электронных трудовых документов, который продлится до марта 2021 г. По завершению тестового периода предполагается внесение изменений в трудовое законодательство для правового закрепления цифрового документооборота. Тестирование системы проводится в соответствии с законом №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», подписанным Президентом России Владимиром Путиным 24 апреля 2020 г.

На Минтруд возложена обязанность методического сопровождения деятельности работодателей в процессе тестирования системы. По итогам в срок до 30 ноября 2020 г. ведомство должно представить Правительству отчет о результатах эксперимента и предложения по соответствующим изменениям законодательства с учетом мнения трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Точный перечень задач, которые будет решать новый закон

Законопроект определяет перечень основных задач, все они перечислены в сообщении ведомства на сайте Минэкономразвития.

Во-первых, можно будет создавать дубликаты бумажных документов в электронном виде и дубликаты электронных документов на материальном носителе. Причем дубликаты будут сохранять юридическую значимость исходного документа.

Во-вторых, появится общая процедура создания дубликатов документов, при соблюдении которой юридическая значимость созданного документа будет равна исходному. Равнозначность будет обеспечиваться путем соблюдения ряда условий: если дубликат создаст лицо, ранее подписавшее исходный документ, аккредитованное лицо или иное лицо, предусмотренное федеральным законом; если сохранено содержание и форма (визуальное представление) исходного документа; если дубликат подписан усиленной электронной подписью или собственноручной подписью лица, позволяющей определить дату и время его подписания.

В-третьих, механизм конвертации электронных документов будет законодательно регулироваться. Исходный электронный документ сможет быть преобразован посредством изменения его формата с сохранением его содержания. Конвертированный документ будет являться равнозначным исходному документу при соблюдении условий, установленных законопроектом.

В-четвертых, устанавливаются требования к предпринимательской деятельности по созданию и хранению электронных дубликатов документов, также предусмотрена государственная аккредитация такой деятельности.

В-пятых, устанавливаются общие требования к порядку хранения электронных документов. Предусматривается порядок передачи электронных дубликатов документов при ликвидации аккредитованного лица, оказывающего услуги по хранению электронных документов, призванный исключить возможность утери таких документов.

Наконец, в-шестых, срок хранения исходных бумажных документов может быть сокращен при создании их электронных дубликатов до одного года. Иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства или нормативным актом Банка России.

Напомним, что в августе 2020 г. Минкомсвязи после почти пятилетнего перерыва возобновило работу Экспертного совета по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах госвласти. Перезапуск работы совета происходит вслед за упразднением в Правительстве в начале 2020 г. департамента делопроизводства и архива.

Новую профильную структуру с июня 2020 г. возглавила Инна Мирошникова, которая ранее занимала руководящие посты в ФНС. Распоряжение о ее назначении премьер-министр России Михаил Мишустин подписал в середине июня 2020 г. Перед советом стоит задача развития МЭДО (системы межведомственного документооборота). По информации CNews, Правительство сейчас возлагает на МЭДО и новый состав совета большие надежды.