Поделиться
«СКБ Контур» поддержал переход на формализованные документы
С 1 марта 2023 г. кадровые электронные документы нужно создавать в установленных Минтрудом форматах. В экосистеме «Контур» обновился сервис КЭДО с учетом новых требований и подготовил своих клиентов к изменениям. Так, в первый час после формализации пользователи «Контур.КЭДО» отправили 1286 документов по новым правилам. Об этом CNews сообщили представители «Контура».
Единые требования к форматам и составу документов начали действовать после вступления в силу Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Раньше кадровый электронный документ мог выглядеть как угодно — PDF, Word, Excel, JPEG и любой другой тип файла. Теперь это обязательно комплекс из трех файлов: основной части в PDF, электронной подписи в формате SGN и описания документа в XML.
Требования распространяются на все виды кадровых документов, которые не дублируются на бумаге, кроме двух категорий: тех, что созданы до 1 марта 2023 г.; являются исключениями по ТК РФ — это акты о несчастных случаях, инструктажи по охране труда и приказы об увольнении.
Юлия Попова, руководитель «Контур.КЭДО»: «При подготовке к переходу на форматы мы направили запрос в Минтруд, чтобы узнать, какое наказание грозит работодателям за нарушение единых требований. Там разъяснили, что отдельно для КЭДО не установлена административная ответственность за несоблюдение Приказа № 578н, поэтому нужно ориентироваться на статью 5.27 КоАП РФ».
Так как цель формализации — автоматизировать и ускорить проверки кадровых документов, возможно, государственные органы не будут принимать приказы, соглашения и договоры не в актуальных форматах. Есть также риск, что такие документы впоследствии могут не признать юридически значимыми в суде или другой инстанции.
Для перехода на новые форматы перед СКБ Контур стояло две задачи: доработать сервис «Контур.КЭДО» и сообщить клиентам об изменениях. Для работодателей и кадровиков подготовили обучающий вебинар. В итоге адаптация к изменениям прошла без заминок — пользователи не прерывали работу с кадровым ЭДО и не возвращались на время к бумаге.
Те, кто создает электронный документ сразу в сервисе, как и прежде, выбирают его шаблон и подписывают — остальное система формирует сама. Если же кадровик готовит, например, приказ в Word, надо просто загрузить его в формате PDF, DOC или DOCX в сервис. После выбрать тип документа из справочника, затем система конвертирует приказ в актуальный формат. В справочник также можно добавлять новые типы документов, так как их перечень в Приказе открыт.
Переход на формализованные документы осуществили не только в веб-версии, но и в модуле «Контур.КЭДО» для «1C». Он, например, сам правит ошибки в названиях формализованных документов, убирает и заменяет недопустимые по закону символы — пробел или букву «ё». Так кадровик не нарушает закон и не тратит время на переделки документов.
Юлия Попова, руководитель «Контур.КЭДО»: «Процесс формализации неоднократно затрагивал разные типы документов, проходящих через системы ЭДО “СКБ Контур”. Благодаря накопленному опыту команда “Контур.КЭДО” заранее подготовилась к изменениям, чтобы у наших клиентов не возникало рисков».
***
«Контур» — экосистема для бизнеса, которая помогает тратить меньше времени на рутину, а общение с госорганами и поставщиками делает проще и прозрачнее. В портфеле Контура — интернет-отчетность и онлайн-бухгалтерия, сервисы для ЭДО и работы с маркировкой, облачный товароучет и онлайн-кассы, проверка контрагентов и электронные подписи для любых задач. Бренд «Контур» принадлежит группе компаний «СКБ Контур», основанной в 1988 г. Выручка «СКБ Контур» за 2022 г. составила 26,4 млрд руб., а решениями ГК пользуются 2,3 млн компаний в России и за рубежом.
Короткая ссылка
