07 Апреля 2025 09:00 07 Апр 2025 09:00 |

Поделиться

Как автоматизировать документооборот в Enterprise: история реализации проекта в Whoosh

Основная масса компаний для управления проектами и отслеживания задач использует Jira. При этом некоторые также пытаются эту систему использовать и для задач по документообороту. Однако Jira совсем не адаптирована под работу с документами. В ней нет режима работы «из одного окна», нет возможности автоматически проверять контрагентов, а для хранения документов необходимо искать дополнительное хранилище.

В проекте по автоматизации управления документооборотом мы работали с географически распределенной компанией, осуществляющей деятельность во многих российских городах и на зарубежных рынках.

ПАО «ВУШ холдинг» — компания, которая работает в сфере кикшеринга и управляет одним из лидирующих сервисов по аренде электросамокатов. Свои услуги Whoosh оказывает в России, Республике Беларусь, Казахстане и странах Южной Америки.

Проект для Whoosh мы реализовали на базе решения по управлению договорами из ELMA Store. Однако это было не просто внедрение готового решения, а целая серия доработок под конкретную модель бизнес-процесса в организации.

Какие доработки к существующему решению ELMA365 были выполнены командой «КИТ Консалтинг»?

1. Адаптировали стандартные для ELMA365 приложения под процессы клиента для работы с договорами.

• Раздел «Управление договорами». Здесь хранятся исходящие договоры, созданные вручную, и входящие, выгруженные из ЭДО.

• Приложение «Физические лица». В нем хранится информация о контрагентах Whoosh.

На скрине видим вкладки с основной информацией по контрагенту, документы, а также вкладки с исходящими и входящими договорами с данным лицом.

• Приложение «Контрагенты». Здесь под контрагентами подразумеваются все юридические лица, с которыми работает Whoosh. В разделах приложения можно найти информацию о контрагенте, его реквизиты, данные проверки, выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, экспресс-отчет, а также все входящие и исходящие с этим лицом договоры у Whoosh.

2. К стандартным вспомогательным справочникам ELMA365 (Шаблоны документов, Приоритет, Отчет, а также Финансовые справочники) разработали дополнительные приложения — «Матрицу лимитов» и «Тип документов».

Чем уникальна «Матрица лимитов»?

Это приложение — гордость бизнес-аналитиков «КИТ Консалтинг». В плане логики работы приложение достаточно сложное, в нем зашиты матрицы лимитов для определения подписанта договора.

Дело в том, что Whoosh имеет сложную организационную структуру, что приводит к трудностям в определении подписанта для каждого типа договора. Решением стала разбивка данных по департаментам, в каждом из которых по нескольким параметрам система автоматически определяет подписанта. Среди параметров — юридическое лицо, подразделение, наличие или отсутствие электронной подписи (ЭЦП) у подписанта, тип документа и лимит подписанта на данный тип документа.

3. Выполнили интеграцию с рядом сервисов. Здесь мы дорабатывали стандартный для ELMA365 функционал.

Интеграция с позволила Whoosh получать в автоматизированном режиме реквизиты юридических лиц и иные необходимые данные.

Интеграция с позволила в режиме одного окна проводить проверку благонадежности контрагента, а также хранить в одном месте все необходимые выгрузки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Кроме того, наше решение позволяет увидеть причины, по которым система отнесла к той или иной категории благонадежности каждого контрагента (вкладка «Экспресс-Отчет»).

Интеграция с позволила в 1 клик подписывать документы ЭЦП.

Как построена работа с договорами

1. Создание договора, определение маршрута согласования и способа подписания

После создания документа по одному из настроенных шаблонов в справочнике необходимо определить маршрут согласования документа. Для этого нужно указать тип договора в одноименном приложении, в логику которого заложен маршрут по каждому из типов договоров.

Самому инициатору при создании документа система не подсвечивает маршрут согласования, а далее система показывает его сотруднику документооборота, который при необходимости может скорректировать маршрут.

Способ подписания определяется очень просто. Выбираем «Да» в поле «подписание через оператора ЭДО» — подписание будет выполняться через Диадок, выбираем «Нет» — на бумаге вручную.

2. Матрица лимитов: определение подписанта

Сумма договора наряду с другими параметрами (тип документа, департамент, способ подписания) для Whoosh является важным полем для определения подписанта.

Например, организация указала сумму платежей ₽50 тыс. в месяц. Тогда в процессе должен определиться подписант, который имеет лимит на подписание договоров на сумму не менее, чем ₽50 тыс.

В матрице лимитов определяется подписант по юридическому лицу, по соответствию департамента и подразделения, к которому относится инициатор, сдавший договор.

Также в матрице мы проверяем наличие ЭЦП у подписанта. Если у подписанта нет ЭЦП и в подписании документа не используется способ подписания через ЭДО, тогда должен определиться подписант без электронной цифровой подписи. Если тип подписания указан через ЭДО, то подписантом может стать только подписывающий с ЭЦП.

Например, тип документа – «Договор аренды» с лимитом суммы договора в ₽50 тыс. Видим, что в матрице лимитов у руководителя инициатора определен лимит на договор аренды в ₽150 тыс. Значит, он определится в качестве подписанта по данному договору.

В случае, если лимит первого найденного подписанта меньше, чем сумма договора, тогда для определения подписанта двигаемся выше по иерархии подчинения. Следующий найденный подписант с лимитом больше, чем стоимость договора, станет подписантом для документа.

3. Запуск проверки контрагента

После того, как документ создан, в нем определился подписант и номер договора по формату организации, в системе запускается проверка контрагента.

После добавления организации (поиск осуществляется по ИНН) в системе запускается бизнес-процесс проверки контрагента. И в карточке контрагента отображается информационное окно.

Окно подсвечивается зеленым цветом, если контрагент благонадежный, желтым — если благонадежный, но по отчету есть замечания, и красным — если контрагент неблагонадежный.

Проверка контрагента в автоматическом режиме запускается по графику: при создании контрагента, при добавлении договора с ним и далее с определенной регулярностью.

4. Согласование договора с контрагентом

Для проекта с Whoosh наша команда разработала внешний портал для работы с контрагентами. Здесь ведется вся переписка с подрядчиком и выполняются задачи по согласованию документов. Решение состоит в том, что на внешний портал подрядчику уходит только информация по договору и непосредственная с ним переписка по согласованию.

Для того, чтобы конфиденциальная информация по договору не уходила к подрядчику, мы разделили взаимодействие по договору на две ленты. Первая — это лента сообщений в целом по документу (внутренняя переписка). Вторая — обсуждение документа с контрагентом на внешнем портале.

Подрядчик не видит сообщений, которые ему не предназначены. При этом согласующие могут адресовать сообщения контрагенту непосредственно в общей ленте.

5. Внутреннее согласование

После согласования договора с контрагентом, запускается внутренний процесс согласования. Согласующие могут согласовать документ, согласовать с замечаниями либо отправить документ на доработку. При отправке на доработку задача ставится инициатору.

Здесь важно отметить, что после доработки документ возвращается тому согласующему, который отправил его на доработку, то есть процесс не запускается вновь.

В связи с этим в процессе реализации решения возникали сложности с формированием единого листа согласования – процесс согласования для системы постоянно прерывался и начинался заново. Для устранения данной проблемы мы доработали решение в виде формирования листа согласования в печатной форме. Сама форма генерируется автоматически и собирает все резолюции согласующих, которые они оставляли при выполнении задачи по согласованию документа.

6. Подписание документа

После того как все согласующие вынесли резолюцию, формируется единый лист согласования, и документ отправляется на подпись. Если документ подписывается ЭЦП, то задача на подписание сразу приходит нужному подписанту. Он из одного окна нажимает кнопку «Подписать», и документ подписан. Далее документ уходит к контрагенту на подписание.

Решение имеет интеграцию с ЭДО, и поэтому система сама направит приглашение контрагенту, а также сделает оповещение в общую ленту беседы по документу.

Если же способ подписания документа бумажный, то в данном процессе последовательно отправляются задачи ответственным лицам. По факту исполнения задачи они заполняют нужные поля, которые подтверждают факт подписания.

Итак, договор подписан с обеих сторон — цикл работ по нему завершен.

Результат внедрения

Организационная структура Whoosh — нестандартная история для ELMA, поэтому при реализации проекта командой «КИТ Консалтинг» были выполнены значительные доработки готового решения.

Главными результатами проекта для клиента стали:

• Создание единого документооборота в структурных подразделениях компании уже через 1,5 месяца от начала работ по внедрению инструмента;
• Повышение эффективности и оперативности работы с документами в 2 раза;
• Исключение утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов;
• Создание единого долговременного электронного архива документов;
• Сокращение времени поиска и прохождения документов по структурным подразделениям;
• Усиление контроля исполнительской дисциплины благодаря получению информации об активностях и результатах работы пользователей в системе;
• Появление единого пространства для быстрой коммуникации сотрудников при согласовании документов;
• Минимизация убытков компании, связанных с несвоевременной подготовкой договоров и их согласованием на 30%.

Автоматизация документооборота на базе Low-code платформы ELMA365

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка