RD Group внедрил систему управления корпоративным контентом на базе EOS for SharePoint

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия

В конце июля текущего года в московском офисе международного холдинга RD Group была запущена в промышленную эксплуатацию система управления корпоративным контентом, интегрированная в общую ИТ-инфраструктуру компании. Система реализована на базе СЭД EOS for SharePoint, разработанной компанией «Электронные Офисные Системы», а исполнителем проекта является партнер ЭОС — компания «Юниксофт». Проект включал работы по автоматизации офисного документооборота и архива, бизнес-процессов согласования различных групп документов, управления совещаниями, разработку и внедрение модуля интеграции с системой «1C», а также ряда других модулей, учитывающих специфические потребности заказчика, сообщили CNews в ЭОС.

Холдинг RD Group осуществляет деятельность в трех ключевых направлениях – инвестиции, строительство и управление коммерческой и жилой недвижимостью премиум-класса в России и мире. Проект по автоматизации документооборота в RD Group является комплексным — он охватил не только обработку переписки и организационно-распорядительной документации, но и иные бизнес-процессы. В качестве главных целей проекта, таким образом, заказчик обозначил следующие: создание единого информационного пространства для компаний, входящих в холдинг; оптимизация бизнес-процессов; обеспечение контроля и анализа статистики бизнес-процессов; автоматизация документооборота; обеспечение технологических возможностей для оперативного поиска и хранения информации.

Концепция проекта предусматривала рассмотрение системы документооборота в качестве единого интерфейса для доступа к различным группам корпоративных документов — от входящей, исходящей корреспонденции и ОРД до договоров, заявок и реестров на оплату.

По информации ЭОС, внедрение СЭД EOS for SharePoint в RD Group решает одновременно несколько задач: создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения, и организация взаимодействия между ними на новом уровне управленческих коммуникаций; комплексная автоматизация работы с документами, включая процессы создания, передачи, совместной работы, согласования, публикации, хранения и уничтожения документов, а также организации контроля исполнения; внедрение единых технологических принципов учета и обработки документов; формирование на базе СЭД единого информационного пространства, в котором обеспечиваются процессы совместной работы с документами на качественно новом уровне.

Кроме серверной и пользовательских лицензий на систему EOS for SharePoint, заказчик приобрел дополнительные опции и подсистемы: «Управление совещаниями», «Сканирование», «ЭП и шифрование», а также комплект ПО для работы руководящего состава компании на мобильных устройствах — 7 лицензий на мобильное приложение iEOS (для iPad) и столько же лицензий на опцию «ЭП для iEOS».

Всего на данном этапе автоматизирована работа с 6 группами документов: входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, организационно-распорядительная документация, внутренняя документация, договор, заявки на оплату. Для последних 5 групп настроены бизнес-процессы согласования проектов документов в электронном виде. Особенностью, обусловленной сложной структурой холдинга, являются разветвленные маршруты согласования многих документов. Так, бизнес-процесс по согласованию договоров включает 14 этапов.

В рамках проекта также был автоматизирован учет документов, хранящихся в архиве. В системе создана база данных для учета размещения физических единиц хранения (архивных дел) с указанием места размещения дела в архиве — номера хранилища, стеллажа, полки, папки и т.д.

Параллельно с основным проектом внедрения СЭД был завершен проект по разработке модуля интеграции «1С» и EOS for SharePoint. Данный модуль позволяет передавать информацию об изменении и создании объектов из SharePoint в «1С» и из «1С» в ShareРoint. Совокупность частей модуля решает следующие задачи: создание заявки на оплату из EOS for SharePoint в «1С»; обновление статуса заявки на оплату в EOS for SharePoint из «1С»; создание реестра на оплату в «1С»; обновление полей заявки на оплату по данным из «1С»; создание договора из EOS for SharePoint в «1С».

Также по просьбе заказчика разработан и внедрен ряд дополнительных модулей. Так, модуль по штрих-кодированию позволяет присваивать уникальный номер (штрих-код) каждому регистрируемому в системе документу, тем самым расширяя функциональность стандартной нумерации документов в EOS for SharePoint. Модуль по автозаполнению поля из справочника позволяет автоматизировать заполнение полей подстановки определенными значениями из справочника.

В свою очередь, модуль «Реестр заявок на оплату» предоставляет возможность формирования и согласования реестров заявок в табличной форме. Сотрудник, отвечающий за формирование реестров, создает реестр и заполняет поле «Список заявок», выбирая заявки, подходящие по определенным критериям. Затем реестр отправляется на согласование.

Наконец, модуль по удалению дубликатов задач согласования позволяет избежать двойного согласования проектов документов в рабочем процессе «Совместная работа» в EOS for SharePoint. Обработчик событий удаляет или исполняет задачу совместной работы в случае, если задача подготовки или согласования проекта документа была уже ранее исполнена пользователем в рамках текущей итерации процесса.

Кроме разработки дополнительных модулей, в рамках проекта изменен интерфейс единого рабочего места пользователя, в котором добавлены дополнительные поисковые поля; настроены автозаполняемые шаблоны (например, для исходящего письма); разработана дополнительная отчетная форма (сводка по поручениям). Также в рамках проекта специалисты компании «Юниксофт» провели обучение персонала заказчика.

В настоящее время система работает в штатном режиме. Ведутся работы в части развития модуля интеграции с «1С» с целью полной автоматизации реестра платежей компании. Также согласовываются работы по дальнейшей оптимизации участка автоматизации архива документов.

Таким образом, в результате внедрения EOS for SharePoint в холдинге RD Group создана единая информационная среда для совместной работы пользователей, функционирование которой обеспечено базовыми возможностями системы, дополнительными подсистемами, модулями и ее интеграцией со сторонними продуктами, подвели итоги проекта в ЭОС. В системе автоматизированы документально ориентированные бизнес-процессы, а также реализована концепция единой точки доступа к любым корпоративным информационным ресурсам и сторонним приложениям через пользовательское рабочее место в СЭД.