Если сотрудники начинают терять важные сообщения, стоит задуматься о внедрении бизнес-платформ

Зачем малому и среднему бизнесу вообще нужны дополнительные решения? Может быть, это лишнее? Как правило, это небольшое количество людей, казалось бы, можно спокойно решать все вопросы в мессенджерах без дополнительных сервисов?

​​Даже небольшие компании сталкиваются с необходимостью упрощения и автоматизации процессов. Разрозненные инструменты, такие как мессенджеры или отдельные облачные хранилища, часто создают хаос и увеличивают нагрузку на сотрудников. Экосистемный подход, который предлагает «Яндекс 360», позволяет объединить ключевые инструменты — почту, мессенджер, хранилище файлов, видеоконференции и многие другие сервисы — в единую платформу. Это избавляет от необходимости тратить время на «лавирование» между разными сервисами — все нужные инструменты находятся под рукой в единой экосистеме, что упрощает взаимодействие внутри команды и с клиентами, снижает риски потери данных и делает процессы более прозрачными. Более того, использование таких платформ помогает малому и среднему бизнесу адаптироваться к изменяющимся условиям рынка. Даже если в команде всего пять человек, всегда удобно знать, где и у кого находятся рабочие файлы, и быстро созвониться в понятном и привычном сервисе.

В какой момент представителям малого и среднего бизнеса стоит задуматься о внедрении бизнес-платформ?

В момент роста компании или усложнения процессов. Например, если сотрудники начинают терять важные сообщения или файлы в мессенджерах или если задачи требуют координации между несколькими инструментами. Сервисы «Яндекс 360» помогают решить эти проблемы благодаря интеграции между продуктами: например, Почта связана с Календарем, а Мессенджер — с Диском. И таких примеров кросс-сценариев много — экосистемность позволяет быстро находить нужную информацию, синхронизировать задачи и работать в привычной среде без необходимости переключаться между разными сервисами. Это особенно важно для компаний, которые хотят сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на решении технических проблем. Особенно критично, когда сотрудники начинают бесконтрольно использовать различные сервисы, которые они находят и затем включают в свою работу — в дальнейшем объединить все в единое пространство оказывается значительно сложнее, чем заранее внедрить правильные инструменты.

От каких ошибок различные сервисы для упрощения бизнес-процессов могут уберечь?

Основные ошибки включают потерю данных, неэффективное управление задачами и отсутствие прозрачности в процессах. Например, разрозненные инструменты часто приводят к дублированию информации или путанице в задачах. В «Яндекс 360» мы предлагаем решения, которые не только интегрированы друг с другом, но и поддерживают автоматизацию рутинных операций. Кроме того, наши сервисы обеспечивают высокий уровень безопасности данных благодаря четырем географически разнесенным дата-центрам по территории России. А одна из самых частых проблем — потеря доступа к данным уволившихся сотрудников — легко решается за счёт централизованного управления доступами. Администратор может быстро отключить доступ бывшего сотрудника и передать его данные другому пользователю или архивировать их.

Как «Яндекс 360» помогает малым и средним бизнесам оценивать сроки и ресурсы, необходимые для миграции на облачные решения?

Мы понимаем сложности миграции для представителей малого и среднего бизнеса — ограниченные ресурсы и нехватка специалистов могут стать серьезным барьером. Поэтому мы предлагаем инструменты и инструкции для упрощения процесса. Например, наши решения поддерживают гибридные модели: компания может оставить хранилище файлов на своей инфраструктуре, а остальные сервисы использовать в облаке. Это снижает затраты на оборудование и позволяет начать работу быстрее. Все работы можно сделать без специально обученного специалиста – для небольших компаний часто владельцы бизнеса управляют всем от миграции до создания пользователей – в «Яндекс 360» это сделать легко и просто, так как есть отличная справка, обучающие видео и понятные интерфейсы.

Какие интеграции или API предлагает «Яндекс 360» для упрощения миграции и взаимодействия с существующей ИТ-инфраструктурой малого и среднего бизнеса?

Мы активно развиваем возможности API-интеграций. Например, компании могут легко переносить данные из популярных решений вроде Google Workspace или Microsoft Office 365, Exchange благодаря стандартным протоколам. Кроме того, у нас есть инструменты для настройки гибридных систем — например, когда идентификация пользователей остается локальной, а остальные сервисы работают в облаке. Это особенно важно для компаний с повышенными требованиями к безопасности. Возможно делать автоматизации с Диском, Почтой, Календарем и Телемостом, а боты в Мессенджере позволят удобно автоматизировать рутинные вопросы.

Многим предпринимателям кажется, что новые инструменты — это лишние ресурсы на внедрение, убеждение сотрудников ими пользоваться и сложности при миграции. Что бы вы им ответили?

Эти опасения понятны, но современные технологии позволяют значительно снизить затраты на внедрение. Наши решения SaaS уже готовы к работе, что исключает необходимость сложной настройки. Кроме того, мы предлагаем обучающие материалы, чтобы сотрудники могли быстро освоить новые инструменты. 

Какие программы обучения доступны для сотрудников компаний? Как вовлечь сотрудников компании в процесс миграции на облачные решения?

Чтобы сделать процесс миграции более эффективным, мы также предлагаем использовать Assistant API на базе YandexGPT. Этот инструмент можно обучить на документах компании, чтобы он помогал сотрудникам быстрее находить нужную информацию или автоматизировать рутинные задачи. Интеграция такого ИИ с ботами в мессенджере позволяет упростить взаимодействие с системой и повысить вовлечённость сотрудников.

Какие меры безопасности предоставляет «Яндекс 360» для защиты данных компаний во время и после миграции в облако?

Мы обеспечиваем защиту данных на всех уровнях — от инфраструктуры дата-центров до индивидуальных настроек безопасности для пользователей. Среди ключевых механизмов — шифрование данных, многофакторная аутентификация, контроль доступа и детальная система логирования. Кроме того, мы активно работаем с отделами информационной безопасности клиентов, чтобы адаптировать наши решения под их требования.