Поделиться
Компания «Татспиртпром» за шесть месяцев внедрила электронный архив Directum и перешла на налоговый мониторинг
Компания «Татспиртпром» проделала большой объем работ для перехода на электронное взаимодействие с ФНС за рекордно короткий период. В компании приняли решение перейти на налоговый мониторинг (НМ), чтобы сократить трудозатраты финансовой службы и ускорить процессы бухгалтерии. «Татспиртпром» выбрал «Архив для налогового мониторинга» от Directum, так как у вендора есть: специализированное решение для хранения документов с учетом требований ФНС; интеллектуальные решения для оцифровки бумажных документов; опыт подобных проектов. Об этом CNews сообщили представители Directum.
Подрядчиком на проекте выступала компания Softline — партнер Directum.
Витрина данных организована на базе «1С». В ней реализовали полноценный интерфейс для доступа инспектора ФНС. При помощи системы drill-down проверяющий может из отчета провалиться до скана первичного учетного документа в архиве Directum.
Чтобы упростить пользователям наполнение архива, в компании внедрили интеллектуальные сервисы Directum для занесения данных из сканов бумажных первичных документов. Искусственный интеллект заполняет карточки документов в системе, укоряя процесс минимум в два раза. При этом исключаются ошибки из-за человеческого фактора. В первый месяц использования ИИ-сервисы обработали около 10 тыс. входящих документов.
Большой плюс интеллектуальных сервисов в том, что они самостоятельно обучаются. Сейчас точность извлечения данных в «Татспиртпром» выросла до 90%. Компания использует ИИ для обработки: актов выполненных работ; входящих счетов на оплату; счетов-фактур; корректировочных счетов-фактур; товарных накладных; универсальных передаточных документов; универсальных корректировочных документов.
«У рабочей группы проекта были опасения, что не удастся преодолеть сопротивление сотрудников из-за изменения бизнес-процесса по обработке первичных документов. Потому что раньше документы не заносились в систему, а подписывались и хранились на бумаге. Чтобы избежать этого, мы проводили обучение в разных форматах — очное, удаленное, ответы на вопросы, дополнительные консультации. Пришлось провести масштабное обучение большого числа сотрудников на всех заводах и складах. В некоторых случаях приходилось выезжать на место, чтобы прояснить все вопросы пользователей и ускорить внедрение. В результате рабочая группа объехала практически всю Республику Татарстан и сейчас документы поступают в архив без задержек», – сказал Олег Иванов, главный специалист ИТ ГК «Татспиртпром».
В ходе проекта у компании появилось понимание, что необходимо уходить от бумажных документов и принципиально переводить документооборот в «цифру». Была проделана работа по переходу на электронное взаимодействие с контрагентами через интеграцию финансового архива Directum c сервисом обмена «Диадок».
Сегодня в «Таспиртпром» исходящие первичные документы ведутся исключительно в цифровом виде. В январе 2024 г. для электронных документов во входящих составила 14%, а уже в феврале 2024 г. — 25%.
Короткая ссылка
