Разделы

Документооборот

Фармацевты за СЭД: общаться стало легче

Для крупной компании с географически распределенной структурой и, соответственно, насущной необходимостью передачи большого количества информации СЭД нужна, как воздух. Это вполне почувствовала компания "Империя-Фарма", которая не так давно завершила внедрение системы документооборота от ЭОС.

"Империя-Фарма" - одна из старейших фармацевтических компаний Санкт-Петербурга. В настоящее время в организации работает 860 человек. "Империя-Фарма" представлена во всех регионах и федеральных округах Российской Федерации 28 представительствами и 5 филиалами – в Москве, Новосибирске, Казани, Екатеринбурге и Ростове-на-Дону.


Для крупной компании c насущной необходимостью передачи большого количества информации СЭД нужна, как воздух

Деятельность территориально распределенных организационных единиц компании неразрывно связана с большим документопотоком. В 2010 году активный рост компании и увеличение объёмов поставок привели к значительному увеличению документооборота, а дистанционная работа над документами, которые согласовываются для филиалов и представительств центральным офисом компании, стала очень растянута по времени и трудозатратна. Для оптимизации работы руководство "Империя-Фарма" инициировало проект внедрения СЭД.

Проект стал логичным продолжением автоматизации процессов управления корпоративным контентом: в компании уже был создан интранет-портал на платформе Microsoft Share Point 2010 . Поэтому, после тщательного анализа СЭД, представленных на российском рынке, было выбрано решение EOS for SharePoint – разработка компании "Электронные офисные системы". Решение позволяло интегрировать портал с СЭД и создать единую среду управления корпоративным контентом на единой платформе. Исполнителем проекта была выбрана компания "Офис-Док", которая обладает большим опытом реализации аналогичных проектов.

Этапы проекта

Чем заменить иностранные ECM
Импортонезависимость

Поскольку для "Империя-Фарма" структурообразующим процессом всего корпоративного документопотока является работа с договорами (закупки, поставки подряда и др.), в качестве пилотного был выбран именно этот бизнес-процесс, чтобы охватить предельно широкий круг пользователей и сразу начать максимальную адаптацию решения к специфике процессов компании. Отметим, что уже на ранних этапах в команду проекта были включены специалисты из разных функциональных подразделений.

Основным направлением деятельности компании "Империя-Фарма" является оптовая торговля лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения. В настоящее время компания входит в десятку крупнейших фармацевтических дистрибьюторов России, и занимает одно из лидирующих мест по поставке лекарственных средств в Северо-Западном округе, в республике Коми, Архангельской и Ленинградской областях, а также в Санкт-Петербурге. Ежегодно объем общего товарооборота компании увеличивается в среднем на 25%. Рост продаж по итогам 2010 года составил 28%, при этом сегмент коммерческих продаж увеличился на 62%.

На первом этапе было проведено обследование бизнес-процесса работы с договорами. По итогам обследования создана модель подпроцессов, описана архитектура и интерфейс портала, зафиксированы способы доступа к документам различных категорий пользователей. Источником информации служили как регламенты документооборота компании, так и сами пользователи.

Одной из основных целей внедрения СЭД была оптимизация бизнес-процессов и повышение их эффективности. "Система позволила многие процессы упростить, некоторые из них сделать более прозрачными, более четко отслеживать сроки согласования договоров, исключить потери документов, - рассказывает Александр Назаров, ИТ-директор компании "Империя-Фарма". - Однако одной из особенностей делопроизводства "Империя-Фарма" является достаточно большое количество маршрутов согласования договоров. Обилие маршрутов обусловлено большим разнообразием видов соглашений (поставки, закупки, оказания услуг, договоров на реализацию госконтрактов и муниципальных контрактов). Мы унифицировали процессы по каждому виду договоров, чтобы не создавать отдельные маршруты на каждый из них. Были разработаны несколько универсальных маршрутов, которые гибко подстраиваются под то, куда проект должен пойти (к определенному пользователю или в подразделение). Упрощение заключалось в том, что удалось уменьшить нагрузку на исполнителей за счет автоматизации средствами системы некоторых действий пользователей. Такой подход позволяет избавить последних от необходимости помнить, в какой точке цепочки согласования находится каждый документ или кому надо передать на согласование договор. В системе жестко зашиты маршруты их прохождения, происходит автоматическая рассылка документов в соответствии с созданными сценариями. При этом исполнителю выдается актуальная информация о месте нахождения того или иного договора, его статусе (не согласован, подписан, утвержден и т.п.). Система автоматически контролирует исполнение сроков согласования и регулярно рассылает напоминания".