Разделы

Документооборот

Фармацевты за СЭД: общаться стало легче

Для крупной компании с географически распределенной структурой и, соответственно, насущной необходимостью передачи большого количества информации СЭД нужна, как воздух. Это вполне почувствовала компания "Империя-Фарма", которая не так давно завершила внедрение системы документооборота от ЭОС.

На втором этапе проведен анализ способов реализации договорного документооборота в системе и согласование финального варианта с представителями функциональных подразделений компании. Затем СЭД была развернута и настроена, интегрирован интранет-портал; решения протестированы рабочей группой из ключевых пользователей разных подразделений компании. Тестирование было необходимо для того, чтобы выявить расхождения требований и их реализации в системе. "Решение EOS for SharePoint имеет собственный развитый настроечный аппарат, а Microsoft SharePoint 2010 представляет собой "конструктор", с помощью которого можно адаптировать решение к процессам компании, - комментирует Андрей Пятов, руководитель проекта компании "Офис-Док". – Поэтому для реализации пожеланий пользователей программирования не потребовалось".

Далее система была запущена в промышленную эксплуатацию, одновременно созданы регламенты работы с СЭД и портальным решением. Платформа использует веб-технологии, доступ пользователей к системе организован через браузер. Все пользователи, которые объединены в единую сеть с помощью защищенных каналов, имеют доступ в систему; никаких дополнительных модулей на рабочие места не установлено.

"Число пользователей, подключаемых к системе, постоянно росло. Решение было очень востребовано сотрудниками, поскольку отсылка документов в бумажном виде на согласование тормозила и усложняла процесс. Изначально речь шла о 20 рабочих местах, однако к концу тестовой эксплуатации число их выросло до 100", - отмечает Александр Назаров.

В данный момент постоянной интеграции со сторонними системами не проведено, за одним исключением: сразу был проведен разовый обмен между СЭД и "1С Бухгалтерия" списками контрагентов. Но платформа и созданное решение позволяют при необходимости произвести интеграцию с широким спектром систем, имеет межпрограммный интерфейс.

На SharePoint реализовано сразу несколько порталов. Во-первых, самим заказчиком создан корпоративный интранет-портал, на котором публикуется корпоративная информация. Подрядчик создал портал документооборота для работы с документами. Кроме того, создан тестовый стенд, на котором можно опробовать новые технологические решения. Вход на портал для пользователей организован без необходимости авторизоваться на каждом из трех порталов вручную: при включении компьютера авторизация пользователя выполняется автоматически.

Новые возможности

Большая часть задач была решена с помощью настроечного аппарата Microsoft SharePoint 2010, без программирования. Однако некоторые нюансы – например, выгрузка информации из Microsoft Share Point 2010 для печати (например, лист согласования в требуемом формате), - потребовали дополнительной доработки системы. "Эти нестандартные задачи были реализованы как функционал решения, а не как разовая разработка, - вспоминает Андрей Пятов. - Теперь у заказчика появился механизм, позволяющий выгружать практически любую информацию из Share Point в требуемом виде. Еще одна доработка коснулась некоторых рабочих процессов, связанных с основным договорным документооборотом (например, оповещения по электронной почте конкретных пользователей о различных этапах прохождения договора, которые не принимают участия в согласовании; или автоматическое проставление в документ требуемых атрибутов). Это было реализовано с помощью Microsoft SharePoint Designer 2010".

Чем заменить иностранные ECM
Импортонезависимость

Итоги и перспективы

Все проекты договоров "Империя-Фарма" теперь создаются и согласовываются только в электронном виде. По завершении согласования распечатывается бумажная версия текста договора и листа согласования к нему. Лист согласования содержит визы согласующих, выгруженные из системы, поэтому необходимости в сборе рукописных подписей нет. Вывод на печать осуществляет ответственный сотрудник. В бумажном виде документ идет на подпись к директору, обретает силу документа и регистрируется в СЭД как самостоятельный полноценный договор.

В июне 2011 г., после запуска система договорного документооборота в промышленную эксплуатацию, специалисты "Офис-Док" сразу начали работу по автоматизации следующих бизнес-процессов (входящие и исходящие документы, организационно-распорядительная документация).

Максим Самойленко