Спецпроекты

Какие HR-процессы можно доверить ботам

Интеграция

Люди — основа любого бизнеса. Именно они создают новые товары и услуги, открывают перспективные рынки, генерируют прорывные идеи и реализуют их. Не случайно вместо привычного HRM (Human Resources Management) сегодня все чаще используется более емкое определение — HCM (Human Capital Management).

Глобальное соперничество за лучшие кадры. Своевременная реакция на появление новых профессий. Развитие навыков, компетенций и карьеры сотрудников. Мотивация персонала и поддержка талантов. Эти и многие другие задачи, решаемые сегодня в кадровой сфере, становятся ключевым источником ценности для бизнеса. Однако сосредоточиться на них HR-специалистам мешает множество рутинных операций. И прежде всего — необходимость переноса информации между различными системами, документами и форматами данных в режиме «copy-paste».

Высвободить ресурсы HR-менеджеров для выполнения более содержательных функций и возложить «механическую» работу на цифровых помощников помогает технология роботизации бизнес-процессов RPA (Robotic Process Automation).

Безотказные ассистенты

Использование программных роботов оправдано в ситуациях, когда операции по ручной обработке данных в бизнес-процессе носят массовый характер, могут быть легко алгоритмизированы, занимают много времени для выполнения и характеризуются малым числом исключений. Обширное поле для роботизации открывается именно в сфере HR, где постоянно приходится иметь дело с множеством повторяющихся процессов (регулярная коммуникация, обработка стандартных запросов и ответов, формирование справок и документов, поиск информации о кандидатах на внешних ресурсах с последующим внесением в учетные системы и др.).

sap02edit.jpg
Юрий Бондарь: Современные платформы RPA дают возможность быстро и недорого сформировать набор «навыков» для ботов, быстро создать их в виртуальной студии, протестировать и ввести в эксплуатацию

Традиционные подходы оказываются в данном случае либо неэффективными, либо слишком дорогими. Привычные макросы помогают повысить продуктивность работы лишь при использовании отдельных (в лучшем случае — нескольких «родственных») приложений. На стыках различных систем интеграция может быть ограничена отсутствием открытых API и неоправданно высокими расходами на разработку. А вот современные платформы RPA дают возможность решить вопрос достаточно быстро и недорого: сформировать набор «навыков» для ботов, быстро создать их в виртуальной студии, протестировать и ввести в эксплуатацию.

С этого момента в рамках своих «полномочий» каждый программный робот будет четко, быстро и самостоятельно воспроизводить действия, которые прежде поглощали массу человеческих сил и времени.

Должностные обязанности

Какие HR-процессы можно доверить ботам? Вот далеко не полный список возможных сфер применения цифровых помощников:

  • Автоматическое создание профайла нового работника. При приеме на работу нового сотрудника необходимо сформировать его «цифрового двойника» (персональные аккаунты в корпоративных системах), используя данные из HR-системы и текстовых документов;
  • Управление отпусками. При формировании графика отпусков можно в автоматическом режиме собрать ожидания сотрудников, проверить их на соблюдение требованиям законодательства и корпоративных политик, а в случае обнаружения несоответствий — обеспечить обратную связь. Хорошо спроектированный бот не забудет проверить наличие заявлений и повторно запросит их у тех, кто забыл о праве на отдых;
  • Управление отсутствиями. В ответ на предварительное уведомление или по сигналу системы учета присутствия на рабочих местах программный робот может автоматически направить сотруднику запрос о предоставлении соответствующих документов, проконтролировать их получение и принять в HR-системе;
  • Подготовка отчетов о расходах. При формировании отчета о командировочных расходах бот способен взять на себя технический сбор документов и чеков из папки, внести их в учетную систему и проконтролировать соблюдение корпоративных политик с использованием различных источников (например, получить курсы валют с сайта ЦБ);
  • Верификация данных о новых работниках. В соответствии с предварительно настроенным чек-листом программный робот может запрашивать у прежних работодателей документы, характеризующие нового сотрудника и аккумулировать их в требуемом месте (на сетевом диске, во вложениях к профилю и т.п.);
  • Мониторинг исполнения целей. Подходящая работа для бота, который с заданной периодичностью будет запрашивать у сотрудников отчеты о статусе достижении целей, обновлять сводный отчет и сохранять историю переписки;
  • Управление ДМС. Программный робот легко справится с такой задачей, как направление сотрудникам формализованных писем о необходимости выбора программы для последующего формирование заявок на прикрепление в страховые компании;
  • Сбор документов о повышении квалификации. После прохождения сотрудником обучения вне стен компании бот может направить запрос в учебную организацию, проконтролировать получение необходимых документов (сертификатов, оценочных листов, счетов и актов) и сохранить их;
  • Предоставление справок. В ответ на запрос сотрудника о предоставлении типовой справки («2-НДФЛ», «с места работы») бот сгенерирует необходимые документы в HR-системе и направит их сотруднику.

Эффект масштаба

Вот один из реальных примеров роботизации HR. Подготовка и рассылка соискателям предложений о трудоустройстве (job offer) — чрезвычайно важный и ответственный процесс для крупных, а тем более международных компаний. Он по традиции сопровождается высокой долей ручных операций. Например, SAP ежегодно формирует и отправляет более 27 000 таких писем. Каждое из них должно учитывать особенности трудового законодательства в конкретной стране. От этой рутины нужно было избавиться, и роботизация здесь очень помогла. В бизнес-процессе используются различные системы и источники данных, роли участников (инициаторы найма сотрудников, специалисты в сфере рекрутинга, представители головного HR-подразделения) четко определены, а «ручные» операции поддаются алгоритмизации. В результате за короткое время был разработан и внедрен интеллектуальный программный робот, обладающий необходимыми навыками.


После его внедрения средний срок создания каждого оффера сократился в 8 раз, чистая экономия только за первый год превысила €50 000. При этом удалось существенно повысить не только уровень удовлетворенности компании работой кадрового блока (особенно в пиковые периоды найма персонала), но и качество рекрутинга в целом. HR-специалисты смогли направить свои усилия на максимально качественный отбор кандидатов, позволяющий привлекать наиболее талантливых, лучших в своей области профессионалов.