Спецпроекты

Как «УРАЛХИМ» управляет закупками с помощью SAP Ariba

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения

В России завершилось одно из самых масштабных внедрений SAP Ariba. Благодаря автоматизации процесса закупок «УРАЛХИМ» всего за полгода сэкономил более ₽100 млн. О том, как происходила реализация проекта и каких еще эффектов удалось добиться с помощью нового решения, в интервью CNews рассказал Дмитрий Бояркин, директор по закупкам АО ОХК «УРАЛХИМ».

CNews: Расскажите о компании «УРАЛХИМ» и задачах вашего подразделения.

Дмитрий Бояркин: «УРАЛХИМ» уже более 10 лет занимается производством удобрений. Это одна из крупнейших компаний отечественной агрохимической отрасли с объемами производства более шести миллионов тонн в год. В холдинг входят четыре завода по производству минеральных удобрений, расположенные в Перми, Кирово-Чепецке, Березниках и Воскресенске, на которых работает около 10 000 человек.

Я руковожу дирекцией по закупкам «УРАЛХИМ». В подразделении работает более 60 человек – десять из которых находятся в центральном офисе, а остальные являются сотрудниками заводов, складских и логистических комплексов.

CNews: Как родилась идея внедрения SAP Ariba? Какие задачи перед вами стояли?

Дмитрий Бояркин: Я пришел в компанию «УРАЛХИМ» в 2015 году. На тот момент деятельность дирекции по закупкам фактически не была автоматизирована. Все заявки на закупку создавались в «1С», а затем переносились в Excel для дальнейшей обработки. Запросы на закупку отправлялись поставщикам по электронной почте, а полученные ответы также вручную заносились в таблицы. Очевидно, что эффективность такого способа выбора поставщиков и взаимодействия с ними оставляла желать лучшего. Первоначально мной была разработана стратегия развития функции. После утверждения стратегии советом директоров мы приступили к изменению системы закупок компании.

CNews: Почему выбор пал именно на SAP Ariba?

Дмитрий Бояркин: Мы анализировали несколько решений по автоматизации закупочной деятельности – это и российское программное обеспечение, и традиционные продукты SAP и иных иностранных производителей программных продуктов в этой области. Почему именно SAP Ariba? На мой взгляд, надо выбирать продукты, которые актуальны не только сегодня, но и будут также востребованы через несколько лет. И SAP Ariba – именно такое решение по мнению не только специалистов по закупкам, но и ИТ-экспертов нашей компании. Вдобавок это облачное решение. А это означает быстроту развертывания и внедрения по сравнению с традиционными решениями, а также отсутствие необходимости в формировании собственной службы поддержки и доработки, т.к. система ежеквартально автоматически обновляется.

CNews: Как вы выбирали исполнителя работ? Почему остановились именно на компании TerraLink?

Дмитрий Бояркин: Мы провели конкурентную процедуру по выбору поставщика, рассматривали несколько предложений. Но как такового опыта внедрения той конфигурации, которую мы выбрали, не было ни у кого. Однако по соотношению цена-качество и клиентоориентированности TerraLink был одним из лучших, поэтому мы остановили свой выбор именно на этой компании.

Дмитрий Бояркин: Мы получили максимально прозрачные и эффективные закупки

CNews: Расскажите о проекте подробнее.

Дмитрий Бояркин: В марте 2016 года мы начали выбирать платформу – смотрели и сравнивали различные решения. В сентябре состоялся конкурс по выбору подрядчика. После этого совместно с TerraLink мы занимались проектированием системы, выстраивали процессы в соответствии с нашими требованиями. Внедрение началось в январе 2017 г.

Внедрение первого модуля – Sourcing – прошло достаточно быстро. Была проведена настройка системы под наши бизнес-процессы, определены роли, внедрены шаблоны, настроены формулы. 1 июля 2017 года модуль Ariba Sourcing pro был передан в промышленную эксплуатацию нашим категорийным менеджерам для работы.

На сегодняшний день завершено внедрение модуля управления поставщиками SIPM, который позволит вести единую базу поставщиков и проводит их квалификацию. В работе находится самый сложный модуль Procure-to-Pay (P2P), который консолидирует все заявки, которые создаются заказчиками, а затем передает их в модуль Sourcing. После этого происходит автоматическая рассылка запросов поставщикам. Поступающие от них ценовые предложения фиксируются системой и затем формируется сводная ведомость всех предложений.

CNews: Сколько поставщиков уже подключено к вашей системе?

Дмитрий Бояркин: Сегодня мы консолидировали всех наших поставщиков в единой базе – получилось около 5000. При этом только за два месяца у нас зарегистрировалось более 200 новых поставщиков.

Дмитрий Бояркин: В среднем на 5% удалось снизить средние закупочные цены на приобретаемые товары

CNews: Какие неожиданные сложности возникали в ходе проекта?

Дмитрий Бояркин: Система достаточно сложная и обладает самыми широкими возможностями для настройки. Однако число ее внедрений в той конфигурации, которую мы выбрали, пока невелико – по-моему, существует только три примера внедрения модуля Sourcing, не говоря о полномасштабной автоматизации всего процесса закупки от заявки до оплаты. Поэтому наша команда периодически сталкивалась с задачами, решить которые не могли даже глобальные консультанты. В результате специалисты TerraLink как самостоятельно, так и совместно с Ariba Team находили решение, и тем самым открывали двери и знания для глобальной команды.

CNews: Каковы, на ваш взгляд, преимущества использования именно облачного решения?

Дмитрий Бояркин: Я уже говорил об этом. Во-первых, это быстрота развертывания. Внедрение подобного решения занимает, как правило, больше года, а мы начали использовать модуль Sourcing уже через пять месяцев. Во-вторых, нам не нужно содержать большой штат программистов. В-третьих, вендор каждые три-шесть месяцев обновляет решение на основании запросов множества пользователей, в том числе и наших. Как сказал мне один из руководителей компании SAP, «мы обречены сделать самый лучший продукт, потому что в случае, если сервис и система будет плохого качества, Вы просто откажетесь от подписки». И в-четвертых, благодаря тому, что система глобальная, мы имеем доступ более чем к двум миллионам поставщиков самых разнообразных товаров.  Оказаться в мировом сообществе поставщиков и производителей – для нас серьезное преимущество.

CNews: Насколько, на ваш взгляд, безопасно использование облачного решения?

Дмитрий Бояркин: Безусловно, наша служба безопасности оценила решение и вынесла свой вердикт. В компании работают профессионалы, которые адекватно оценивают риски. Кроме того, я уверен в том, что если кто-то задастся целью непременно взломать именно твою систему защиты, то он это сделает.

С точки зрения доступности системы – она доступна 24/7. Пока мы ни разу не сталкивались с какими-либо проблемами, связанными с недоступностью системы. Если я нахожусь в командировке, я могу зайти в систему с мобильного устройства, что очень удобно

 CNews: Сложно ли было научить сотрудников работе с новой системой?

Дмитрий Бояркин: Компания TerraLink организовала обучение сотрудников центрального офиса и вебинары для региональных представителей. Понятно, что кому-то обучение давалось легче, а кому-то сложнее. Однако никто не отказался работать в новой системе. Наоборот, сотрудникам интересно использовать современные методы и способы закупок, например, проводить онлайн-аукционы.

CNews: Можно ли уже сегодня оценить результаты внедрения системы?

Дмитрий Бояркин: В первую очередь, мы получили максимально прозрачные и эффективные закупки, что и было нашей основной целью. Мы предварительно оценили временные затраты на рутинные операции – по некоторым удалось добиться снижения в три-четыре раза. Например, это сбор предложений от поставщиков, который раньше проводился вручную, а теперь полностью автоматизирован. Категорийный менеджер по закупкам нажатием кнопки получает сводную таблицу, исходя из выбранного сценария -  лучшее по лучшим ценам или лучшая цена по лоту, либо иной.

Также в среднем на 5% удалось снизить средние закупочные цены на приобретаемые товары. По отдельным конкурентным процедурам этот показатель достигал 25%. Кроме того, нам удалось существенно увеличить базу поставщиков, тем самым повысив конкурентность закупок.

Дмитрий Бояркин: Внедрение SAP Ariba в «УРАЛХИМ» не только по нашей оценке, но и по оценке жюри, а также бизнес-сообщества, признано проектом, который принес максимальную эффективность

CNews: Какие возможности появились у вас как у руководителя дирекции по закупкам?

Дмитрий Бояркин: Во-первых, это множество аналитических отчетов, которые можно настроить самостоятельно, исходя из личных требований. Во-вторых, вся история закупки. Например, со своего рабочего места я могу посмотреть, как проходила любая конкурентная процедура в любом нашем филиале. При этом я могу оценить загрузку и качество работы категорийного менеджера, посмотреть какие проекты он ведет, какая стратегия закупки выбрана, как она реализовалась. То есть наши закупки стали абсолютно прозрачными.

CNews: А что видят в системе поставщики?

Дмитрий Бояркин: Поставщики видят в системе предмет закупки, т.е. то, что они должны нам поставить, требования к предмету закупки, срок поставки. Они вносят свои предложения, а система консолидирует и автоматически выбирает лучшее, исходя из утвержденного сценария. Теперь поставщики могут быть абсолютно уверены в том, что предлагаемая ими цена не будет известна никому до момента вскрытия конвертов, т.е. собственно до окончания конкурентной процедуры.  Это происходит строго в назначенное время, а возможность «заглянуть» в предложения до этого момента полностью исключена.

CNews: Планируется ли дальнейшее развитие проекта?

Дмитрий Бояркин: Да, в 2018 году мы собираемся внедрить систему управления контрактами, а также систему контроля их исполнения. Планируем заниматься дальнейшим развитием системы и обучением сотрудников. Ведь наша компания развивается, появляются новые задачи. Одновременно развиваются и наши поставщики, и все бизнес-сообщество.

CNews: Проект внедрения SAP Ariba в вашей компании был отмечен наградой SAP Value Award. Чем Вы особенно гордитесь в этом проекте?

Дмитрий Бояркин: Внедрение SAP Ariba в «УРАЛХИМ» не только по нашей оценке, но и по оценке жюри, а также бизнес-сообщества, признано проектом, который принес максимальную эффективность. С помощью новой системы мы планировали снизить закупочные цены на 3%. А по факту благодаря расширению конкурентной среды и внедрению новых методов и способов закупки нам удалось довести этот показатель до 4-7%.  В итоге за полгода компания сэкономила более 100 миллионов рублей.

CNews: Довольны ли вы сотрудничеством с TerraLink?

Дмитрий Бояркин: Я ни разу не пожалел о том, что мы выбрали в качестве исполнителя TerraLink. Это команда профессионалов, ориентированная на заказчика. Они никогда не опускают руки и находят решения сложнейших задач. Думаю, мы будем приглашать их для выполнения и последующих работ.


Стратегия месяца

LegalTech грозит заменить юристов

Средства искусственного интеллекта все чаще используются для обработки обращений за юридической помощью.

Технология месяца

Какие трудности ждут сети 5G на предприятиях

Необходимо решить ряд вопросов,  в первую очередь — с обеспечением безопасности.