«Полисан» перешла на новую версию платформы Docsvision

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Научно-технологическая фармацевтическая фирма «Полисан» (г. Санкт-Петербург) — разработчик и производитель лекарственных средств — завершила переход на новую версию платформы Docsvision 5. Как сообщили CNews в компании «ДоксВижн», проект по автоматизации на базе Docsvision, начавшийся с блока управления документацией СМК, сегодня охватил целый ряд внутренних процессов и интеграцию с ИТ-системами предприятия.

Проект начался в связи с переводом производства на стандарт GMP (Good Manufacturing Practice), когда к обработке документации системы менеджмента качества (СМК) были предъявлены требования, определенные стандартом. Кроме того, ведение документации на бумажных носителях с увеличением объёмов производства стало неудобным. Система Docsvision была выбрана в связи с тем, что позволяла удобно для конечного пользователя реализовать задачи автоматизации, рассказали в компании.

На первом этапе было организовано единое хранилище документации СМК с удобным доступом к документам и истории их изменений. После удачной промышленной эксплуатации этого блока автоматизация документооборота была продолжена. Сегодня с помощью Docsvision оптимизирован ряд ключевых внутренних процессов документооборота и взаимодействий в НТФФ «Полисан».

В Docsvision реализована традиционная работа с корреспонденцией, договорами и ОРД. Осуществляется согласование договоров в полном соответствии с требованиями компании и учётом специфики процесса; реализованы отчёты по исполнительской дисциплине. Синхронизируются справочники контрагентов Docsvision и ERP-системы Infor. Согласование внутренних приказов и распоряжений осуществляется как последовательно, так и параллельно, также с формированием всех необходимых отчётов.

Когда сотрудники компании оценили возможности работы в Docsvision, в отдел АСУ стали поступать заявки на автоматизацию специфических процессов различных подразделений. Так, в системе настроено согласование счетов на оплату и выгрузка их в ERP-систему Infor — этот модуль, по отзыву заказчика, облегчил работу финансово-экономической службы в плане контроля своевременности осуществления операций по оплатам.

Интеграция с системой «1С: Зарплата и управление персоналом» реализована в разрезе договоров подряда с физическими лицами, что облегчило работу бухгалтерии и отдела персонала. Был внедрен универсальный инструмент для согласования любых внутренних документов (служебные записки, модули отдела рекламы и другие).

Автоматизирована работа с заявками в отдел снабжения (интеграция с Infor ERP LN), согласование должностных инструкций, работа с заявками на покупку авиа и ж/д билетов, заявками на корректировку бюджетов подразделений, рассылка документации по валютному контролю и другие процессы.

В целом, по оценкам заказчика, с внедрением системы повысилось качество работы сотрудников НТФФ «Полисан» с документацией, обеспечено её хранение в единой информационной базе. Четкое разграничение прав доступа уменьшило риск утечки информации. Ведение документации по управлению качеством на базе Docsvision позволяет ежегодно проходить аудиты качества, что, в том числе, положительно влияет на возможность работы с крупными зарубежными компаниями. Имеет место и экономия ресурсов — за счёт ухода от бумажного документооборота и необходимости в доставке документов курьерами между удаленными структурными подразделениями.

По информации «ДоксВижн», система функционирует в компании около 9 лет. В Docsvision 5 работают более 100 пользователей.

«Системой электронного документооборота на базе Docsvision сотрудники “Полисан” пользуются уже много лет, она стала для нас незаменимым инструментом для гладкого прохождения ряда коммуникаций и облегчения задач разных групп пользователей. Это видно даже по количеству автоматизированных сегодня внутренних процессов, — отметил Евгений Коноплев, инженер по АСУП НТФФ «Полисан». — Благодаря системе у нас не только полный порядок с документацией, мы стараемся использовать все её возможности на 100%, и довольны тем, насколько эффект оправдывает себя и в плане управления предприятием, контроля. Ничто не стоит на месте, Docsvision развивается, появляется новый функционал, и мы планируем развивать проект дальше».