Разделы

Бизнес Интеграция Бизнес-приложения

Рынок систем делопроизводства «повзрослел»

В Москве завершила свою работу вторая Всероссийская практическая конференция «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в органах власти». Организатором конференции и приуроченной к ней выставки стала Гильдия управляющих документацией, соорганизаторами выступили аппарат Совета Федерации РФ, аппарат Госдумы РФ и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Информационным спонсором мероприятия выступил CNews.ru.
В работе конференции приняли участие около 350 представителей органов государственной власти 68 субъектов РФ, администраций федеральных территориальных округов, сотрудники аппаратов федеральных органов власти РФ.

ВИДЕО CNews: Электронный документооборот Аппарата Государственной Думы заменит более 52 млн. листов годового оборотаНа форуме обсуждались проблемы, тенденции и перспективы внедрения, развития и взаимодействия различных систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в контексте практической реализации федеральной целевой программы «Электронная Россия». Докладчики затронули вопросы нормативно-правового, методологического, программно-технического обеспечения и информационной безопасности.

Разработчики программных продуктов и производители оргтехники представили свои решения и рассказали о реализуемых проектах.

Участники мероприятия отмечают, что конференция создает предпосылки для решения задачи преодоления информационного дефицита в региональных органах власти при выборе и освоении ими автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота.

По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами около 15% всех документов безвозвратно теряется, до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на их поиски; создается, в среднем, 19 копий каждого документа.

ВИДЕО CNews: Минсвязи РФ: Наступает этап перехода к системам электронного документооборота без дублирования бумажных носителейТакие данные привел в своем докладе генеральный директор компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимир Баласанян. По его мнению, рынок систем делопроизводства и документооборота «повзрослел». Во-первых, он вырос в объеме (г-н Баласанян отметил, что ЭОС, например, ежегодно удваивает число пользовательских лицензий). Кроме того, если раньше такими системами интересовались преимущественно крупные организации "обеих столиц", то сегодня наблюдается огромный интерес со стороны регионов, и все большая доля продаж продуктов для автоматизации ДО приходится на средние и малые предприятия.

По мнению г-на Баласаняна, сегодня одна из ключевых тенденций рынка - начало реальной интеграции делопроизводственных технологий с работой над электронными документами. Он считает, что это существенный шаг к развитию электронного документооборота. Сегодня большую часть своего жизненного цикла документ проводит в электронном виде. Поэтому в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства необходимы технологии электронного документооборота. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами сулит огромную экономию затрат на изготовление, перемещение и повторное преобразование документа в электронную форму.

Это мнение оспаривает старший научный сотрудник ВНИИДАД Людмила Варламова. "Положение дел в сфере ДОУ можно охарактеризовать как переходный период, - считает она. - "Переход" совершается от традиционной к электронной форме ДОУ, что продиктовано стремительным развитием электронных технологий. Однако, главной особенностью данного "перехода" является его абсолютная нормативно-методическая непроработанность. Сегодня отсутствует государственный подход к проблемам ДОУ даже на уровне федеральных органов исполнительной власти. Во-первых, практически все законодательные акты носят декларативный характер, а нормативно-методическая база во многом не отвечает требованиям времени. Во-вторых, даже существующая нормативно-методическая база, лишена рычагов влияния, поскольку отсутствуют штрафные санкции за ее неисполнение".

ВИДЕО CNews: ТехноСерв А/С: Важно учитывать зарубежный опыт стандартов электронного документооборотаПо ее мнению, еще одна проблема - это навязчивая идея "все перевести в электронную форму", особенно характерная для представителей компаний-производителей программных продуктов, применимых в сфере ДОУ. "Идея звучит заманчиво и красиво, да только слишком фальшиво, поскольку даже в самых передовых компаниях все важные документы существуют параллельно на бумажной основе (правда, об этом компании деликатно умалчивают)", - считает г-жа Варламова. На ее взгляд, только параллельное и взаимодополняющее сосуществование электронной и традиционной систем ДОУ, провозглашенное на государственном уровне, должно стать основой новых нормативно-методических разработок.

"Полное упразднение бумажного документооборота сегодня, действительно невозможно, - рассказывает CNews.ru директор по развитию бизнеса РБК СОФТ Тимур Аитов. - Существующие стандарты делопроизводства не всегда учитывают особенности работы с электронными документами, кроме того, часть руководителей пока не владеют компьютерами". Однако, по его мнению, постепенный перевод всего документооборота в электронную форму неизбежен при реализации концепции электронного правительства.

В своем докладе, рассказывая о примерах внедренных РБК СОФТ систем электронного документооборота, г-н Аитов остановился на особенностях и возможных областях практического применения данных систем. По его словам, решения РБК СОФТ по электронному документообороту базируются как на продуктах компании Documentum, так и на собственных разработках - системах RBCDocs, OutProject-III и RBC Contents 3.5. Использование данных продуктов позволяет значительно повысить эффективность деловых процессов за счет перехода к полностью безбумажным процессам подготовки, рассмотрения, согласования, утверждения и архивного хранения документов.

MES по-русски: чем заменить зарубежные системы управления производственными процессами
Цифровизация

«Документооборот, канцелярия, архивы – все это звучит довольно уныло, и вряд ли стоило ожидать большого внимания аудитории к этой конференции, - делится своими впечатлениями о форуме г-н Аитов. - Тем не менее, зал был полон, на стендах работали все ведущие ИТ-компании, специализирующиеся в этом сегменте рынка». По его словам, выступления вызывали бурные обсуждения, поступала масса «заковыристых» вопросов – все это было необычно, но это было так.

По мнению г-на Аитова, сегодня наблюдается выраженное стремление представителей госструктур наладить у себя электронный документооборот, причем организовать его в соответствии с мировыми и отечественными стандартами.

Многие государства, в том числе и Россия, занимаются реализацией национальных инициатив в области электронного правительства. По мнению менеджера по работе с государственными и общественными организациями Александра Данилина, это связано с понятием «сервисного государства»: государство должно стать поставщиком услуг для граждан и бизнеса, причем реализация этих услуг должна вестись по принципу «одного окна».

Важную роль в реализации идеи электронного правительства играют вопросы интеграции государственных информационных систем. По мнению г-на Данилина, главная проблема сегодня заключается в наличии медиаразрывов: существует необходимость повторного ввода одних и тех же данных, потребность многократного преобразования бумажных документов в цифровую форму и наоборот.

Чем заменить иностранные ECM
Импортонезависимость

Заместитель начальника управления информационных технологий аппарата Совета Федерации Алексей Гужов рассказал участникам форума, что пока в России упор делается на подключение к правительственному порталу органов исполнительной власти, в то время как законодательные органы должны иметь не меньше возможностей для диалога с обществом. По его мнению, целесообразным было бы создание специализированной информационной системы «Парламентский портал», где были бы интегрированы парламентские информационные сайты. Предполагается, что это будет реализовано в 2004-2005 гг. в рамках ФЦП «Электронная Россия».

Начальник отдела систем электронного документооборота консорциума «Кодекс» Татьяна Копнина рассказала об опыте внедрения проекта по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга. В результате проекта, который длится около трех лет, все подразделения администрации северной столицы и органы исполнительной власти города объединены в единое информационное пространство, функции делопроизводства были полностью автоматизированы, в администрации внедрена единая технология учета документов, организация их движения, контроль за ходом исполнения поручений. Кроме того, были сделаны первые шаги по переходу к работе с электронными документами.

Источник: собственная информация CNews.ru.