Поделиться
«Гамма Мьюзик» приступила к работе с системой электронного архива «Этлас»
Компания «Гамма Мьюзик», российский правообладатель в сфере музыкального контента, внедрила систему электронного архива «Этлас», разработанную компанией «Этлас-Софт». Архив был установлен, настроен и введен в эксплуатацию без привлечения внешних интеграторов: настройка и адаптация системы были выполнены силами самой компании-заказчика. Об этом CNews сообщили представители «Этлас-Софт».
ООО «Гамма Мьюзик» занимается обеспечением правовой защиты, хранения и распространения интеллектуальной собственности в области аудиовизуального контента. Компания взаимодействует с цифровыми площадками, телеком-операторами и правозащитными структурами. Такой масштаб деятельности требует высокой скорости обработки документов, точной внутренней организации и полной прозрачности документооборота.
Причины выбора системы «Этлас»
При выборе решения для организации внутреннего электронного архива перед заказчиком стояла задача: отказаться от хранения и обработки бумажной документации; навести порядок в существующем цифровом архиве; обеспечить централизованный доступ сотрудников к актуальной информации; исключить человеческий фактор при размещении и оформлении документов; снизить зависимость от зарубежного ПО; организовать безопасную и отказоустойчивую среду хранения данных; обеспечить возможность гибкой настройки шаблонов и номенклатур.
Комплектация поставки
В рамках проекта была установлена полноценная система электронного архива «Этлас», включающая следующие подсистемы и модули: электронный архив документов — основа системы, обеспечивающая хранение, поиск и структурирование данных; подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест — позволяет поддерживать актуальность программного обеспечения на всех рабочих станциях без участия ИТ-персонала; подсистема поточного сканирования документов — обеспечивает оперативную оцифровку бумажных носителей; подсистема настройки шаблонов документов — ускоряет процессы ввода данных и оформления документации; подсистема редактирования карточки документа — позволяет гибко управлять метаданными и реквизитами; подсистема автоматической нумерации документов — исключает дублирование и упрощает учет; номенклатура дел — формирует единую систему классификации; история объектов — обеспечивает полную прослеживаемость изменений и действий пользователей; подсистема уведомлений о событиях — позволяет сотрудникам своевременно реагировать на изменения в документах; подсистема автоматического размещения документов — исключает ошибки при сохранении и перемещении файлов.
Дополнительно внедрен модуль «Автоматизация Плюс», включающий: автоименование — система сама присваивает файлам наглядные и уникальные имена; авторазмещение — документы автоматически попадают в нужные разделы архива; автоструктурирование — архив организуется без участия оператора, по заданным правилам.
Для данного модуля администратор системы самостоятельно настраивает правила формирования имен, структуры папок и места размещения документов.
Самостоятельное внедрение
Особенностью проекта стало то, что внедрение, настройка и адаптация системы были выполнены исключительно внутренними силами ООО «Гамма Мьюзик». Это стало возможным благодаря наличию полного спектра инструментов настройки, поставляемого вместе с системой. Сотрудники компании в кратчайшие сроки освоили основные принципы работы с архивом и запустили его в эксплуатацию без привлечения внешней технической поддержки.
Результаты внедрения
После перехода на электронный архив «Этлас» компания получила: быстрый доступ к документам; снижение времени на ввод, согласование и поиск документации; полную прозрачность внутренних процессов; автоматизированное структурирование и размещение файлов; повышение общей безопасности и отказоустойчивости хранения данных; возможность масштабирования и расширения системы при необходимости.
Безопасность и актуальность
Электронный архив «Этлас» позволяет хранить как цифровую, так и оцифрованную бумажную документацию, а также обеспечивает работу с файлами всех популярных форматов. Система поддерживает использование электронной цифровой подписи, разграничение прав доступа и интеграцию с другими информационными системами.
Компания «Этлас-Софт» регулярно обновляет программное обеспечение с учетом требований клиентов и изменений в нормативной базе.
Перспективы развития
ООО «Гамма Мьюзик» планирует расширять возможности электронного архива, внедряя новые модули и функциональные блоки «Этлас». Система станет единым центром управления всей внутренней документацией компании.
Короткая ссылка
