Поделиться
Максим Бычков, «Бургер Кинг»: Главным итогом внедрения новой СЭД стало ускорение time to market
«Бургер Кинг» сегодня — это более 800 ресторанов, работающих более чем в 190 городах РФ, и около 20 тысяч сотрудников. Одной из ключевых задач бизнеса, напрямую влияющей на объем и качество предоставляемых услуг, является постоянное улучшение рабочих процессов за счет их автоматизации. Для этого в «Бургер Кинг» используют разные программные продукты, которые позволяют делать бизнес более прозрачным, управляемым и прогнозируемым. О том, как в компании поменяли подход к автоматизации документооборота, внедрив новую платформу СЭД, в интервью CNews рассказал Максим Бычков, руководитель проектов цифровизации документооборота «Бургер Кинг».
CNews: Максим, расскажите, почему в «Бургер Кинг» решили внедрить новую систему электронного документооборота?
Максим Бычков: Проект внедрения новой СЭД в нашей компании был связан с несколькими ключевыми факторами. Во-первых, сыграл роль значительно выросший за последние несколько лет объем электронного документооборота, и как следствие — выросший объем сквозных бизнес-процессов, требующих автоматизации. Во-вторых, поняв, какие процессы мы хотим оцифровать, мы осознанно подошли к вопросу построения новой системы документооборота. Перед нами стоял выбор развивать текущую СЭД или начать с нуля в новой системе. Конечно, важной была и экономическая составляющая — снижение затрат на текущие процессы и разгрузка ERP системы от нецелевого для неё функционала.
Также у нас был запрос от пользователей на быструю, удобную и современную СЭД, которую они используют в ежедневной работе. Таким образом мы пришли к выбору новой платформы, которая помогла бы нам более гибко реагировать на потребности бизнеса, позволила бы автоматизировать процессы делопроизводства, договорного блока, интегрироваться с ERP, а также реализовать ряд новых вспомогательных подсистем.
CNews: Как происходил процесс выбора программного решения?
Максим Бычков: Выбирая новую платформу для автоматизации документооборота, мы провели глубокий и комплексный анализ рынка. Первый этап заключался в оценке программных решений по таким ключевым критериям, как функциональность, удобство интерфейса, производительность и масштабируемость. Здесь мы сразу выделили TESSA в качестве одного из лидеров исследования. Платформа выгодно отличалось от конкурентов гибкой архитектурой, построенной с использованием надежных и популярных open source технологий, за счет чего систему можно поддерживать собственными силами и достаточного легко масштабировать, а также широкими функциональными возможностями, позволяющими решать спектр разных задач.
В рамках второго этапа полученную информацию о программных решениях мы верифицировали на предмет соответствия заявленным характеристикам. Нагрузочные тестирования показали, что средняя скорость открытия карточки документа или задания в Tessa составляет меньше 1 секунды, что даже превзошло наши изначальные ожидания. Кроме этого, мы учитывали опыт других компаний, использующих TESSA в своих проектных решениях, подтвердив его референсными визитами. Заключительным этапом стало тестирование интерфейса с участием фокус-групп пользователей для оценки удобства, эффективности и соответствия системы поставленным задачам.
Таким образом, по совокупности всех факторов, мы остановились именно на этом программном решении. В качестве системного интегратора на этом проекте выступила компания «Юниксофт».
CNews: Какие задачи вы ставили перед платформой и что реализовано к настоящему моменту?
Максим Бычков: Основная задача, которую мы ставили перед системой на старте проекта и успешно решили с помощью внедрения платформы TESSA — это автоматизация значительной части документо-ориентированных процессов организации. Реализованы и запущены в эксплуатацию блоки управления доверенностями, тендерными процедурами, договорами, проверкой контрагентов, отчетностью ресторанов, реестрами, канцелярией, HR-документами, иерархической орг. структуры. К работе в Tessa подключен весь управляющий состав ресторанов — это порядка 900 человек — и сотни офисных сотрудников.
Зафиксировать какую-то конкретную стадию проекта невозможно, так как даже если какой-то функционал запущен, он находится в постоянном улучшении и адаптации под живые изменения бизнеса.
CNews: Что вы получили в результате внедрения?
Максим Бычков: Главным итогом внедрения новой СЭД стало ускорение показателей time to market, снижение ручного труда, а также повышение управляемостью компании в целом. Целый ряд процессов мы настроили таким образом, чтобы свести ручное заполнение при формировании документа практически к минимуму. Например, при заведении нового поставщика система автоматически интегрируется с сервисом, который сам заполняет основные реквизиты — пользователю достаточно только выбрать нужного контрагента из глобального справочника.
В TESSA мы реализовали визуальное представление данных по структуре организации по схеме «кто — кому — руководитель», дополнив его описанием функциональных обязанностей подразделений. Это позволяет быстро найти необходимую в работе информацию, а также помогает решать задачи онбординга для новых сотрудников. Кстати, данный механизм является агрегатором данных по структуре из разных источников и, при необходимости, любая внутренняя система может получить актуальную структуру из специального веб-сервиса.
Следующий важный блок автоматизации коснулся кадровых процессов, в частности — подбора персонала и перевода офисных сотрудников. Это решение позволяет при поиске новых кандидатов ведение абсолютно всех коммуникаций в режиме «единого окна». Подбор и согласования нового персонала, переводы на другую должность, повышение окладов — на выполнение этих задач наши сотрудники теперь тратят в два-три раза меньше времени, чем это было ранее. Все этапы процесса стали максимально прозрачными и видны как инициаторам, так и рекрутерам, а вероятность «потери» кандидата на любом из этапов подбора сведена практически к нулю.
В TESSA мы автоматизировали выпуск доверенностей, в том числе машиночитаемых, замкнув процесс от создания машиночитаемой доверенности до ее подписания в едином контуре.
Одним из последних мы запустили блок договорных процессов и согласования поставщиков, который позволил сократить согласование документа договорного характера почти в три раза — с 22+ до 8 дней. Это стало возможным за счет объединения всех этапов по подготовке договоров в единой системе. В пул вошли такие процессы, как скоринг поставщика, тендерные процедуры, согласование договора или дополнительного соглашения.
Для обеспечения сквозных процессов на проекте была применена двусторонняя интеграция с ERP-системой по целому ряду справочно-аналитической информации, а также выполнены интеграции с разными внешними сервисами, которые позволяют автоматизировать рутинные задачи, такие как автоматизация процессов заполнения реквизитов контрагентов, конвертации дат и чисел, формирования сложных печатных форм.
CNews: Что отмечают ваши пользователи при работе с системой?
Максим Бычков: Работа с документами стала значительно проще и быстрее. Благодаря внедрению мы значительно сократили время на онбординг новых сотрудников и повысили эффективность работы текущих пользователей. Им не приходится долго искать нужные кнопки и документы, вместо этого они могут сконцентрироваться непосредственно на выполнении рабочих задач.
CNews: Существуют ли планы по развитию проекта и обновлению платформы?
Максим Бычков: Сейчас мы работаем на TESSA 3.16 и в среднесрочной перспективе планируем переход на 4.0, в которой видим для себя множество полезных изменений. Помимо полностью переработанного интерфейса в концепции UX/UI это, в первую очередь, новая функциональность — например, меню контекстной справки, встроенный OCR и редактор PDF, а также ряд новых возможностей для администраторов и разработчиков, которые делают поддержку решений на платформе еще удобнее и быстрее.
В ближайших планах — настройка интеграции TESSA с оператором ЭДО для обеспечения бесшовного подписания договоров в СЭД.
Мы внимательно следим за тенденциями на рынке, обращая внимание на то, что сейчас в бизнес-среде активно используют TESSA. Это способствует развитию системы в целом и новых решений на платформе в частности. Уверен, что в будущем мы обогатим наш проект новой интересной функциональностью, которой хватит еще на одно интервью.
Короткая ссылка
