CNews: Как появилась потребность внедрить такую систему в «Ростелекоме»?

Антон Виговский: В 2020 году, когда случилась пандемия, корпоративный мир очень сильно изменился. В один момент офисы опустели, а компании — и мы в том числе — продолжали платить за аренду, за свет, за обслуживание пустых пространств. Тогда впервые остро встал вопрос: а что вообще значит офис, когда команда работает удаленно или гибридно? Ведь гибрид — это не просто возможность прийти или не прийти в офис. Это новая модель взаимодействия людей и пространства. Количество рабочих мест уже не равно количеству сотрудников, планирование тоже становится гораздо сложнее: где должна собираться команда, сколько переговорных реально нужно, как обеспечить всех необходимым оборудованием, как сохранить культуру и коммуникацию, когда часть людей работает из дома? То есть очень много вопросов, ответа на которые у нас тогда не было.

Мы начали искать решение, которое помогло бы нам самим. Так появилась «Стрелка». Сначала это была довольно простая система бронирования рабочих мест с учетом дистанции — чтобы сотрудники могли безопасно вернуться в офис. Но довольно быстро стало понятно, что «Стрелка» может гораздо больше. Так она стала полноценной платформой управления офисными пространствами: с бронированием, навигацией и гибкими сценариями размещения. Сегодня ее используют уже в 200+ цифровых офисах «Ростелекома» — это больше 35 тысяч сотрудников. Все началось с простой идеи, а в итоге выросло в универсальный продукт, который мы теперь предлагаем и другим компаниям.

CNews: На примере «Ростелекома» — расскажите, как происходила настройка рабочих мест, по какому алгоритму шло развертывание системы?

Антон Виговский: Если говорить на примере «Ростелекома», то наш подход к внедрению «Стрелки» можно описать как поэтапную настройку живого организма — потому что офисное пространство действительно постоянно меняется: команды растут, переходят на гибрид, происходят ротации, появляются новые подразделения, меняется структура взаимодействия.

Сначала мы занялись самой базой — нужно было «оцифровать» пространство. Собрали поэтажные планы офисов, актуализировали данные по БТИ, нанесли все рабочие места. Это дало нам четкое понимание, что у нас реально есть и как это используется. Потом перешли к визуальной части — сделали интерактивные карты. Все планы были отрисованы и загружены в систему, и сотрудники получили наглядный инструмент: можно открыть карту, увидеть свой этаж, найти переговорную или свободное место и сразу забронировать.

Дальше мы связали это с кадровыми системами. Подгрузили списки сотрудников, настроили интеграцию со справочниками, чтобы при изменениях — переводах, новых назначениях — данные обновлялись автоматически. Это сильно облегчило жизнь и HR, и администраторам офисов. Когда система заработала, мы начали собирать аналитику — кто и как посещает офис, какие зоны востребованы, где есть перегруз, а где наоборот. Параллельно подразделения начали выстраивать собственные графики выхода в офис. Мы помогали им определить, сколько мест действительно нужно: постоянных, бронируемых, общих зон.

Затем мы ввели правила бронирования — чтобы система работала прозрачно. Настроили уровни доступа, определили, кто может резервировать какие зоны. И, конечно, много внимания уделили информированию сотрудников. Мы объясняли, что это не просто «ещё одно приложение», а инструмент, который помогает сделать офис удобнее, а работу — организованнее.

CNews: Какие задачи решает «Стрелка» в «Ростелекоме» сегодня? Как проходит интеграция с цифровой средой компании и корпоративными сервисами?

Антон Виговский: Это и размещение сотрудников, и бронирование рабочих мест, и визуализация всей структуры офиса. Причем система поддерживает разные сценарии: закрепленные места, гибридный формат, временные брони — все настраивается под конкретные команды и их режим работы.

Как я уже сказал, платформа интегрирована с кадровыми системами: если человек в отпуске или на больничном — это сразу видно на карте. Есть связка с корпоративным порталом и нашим ВКС-сервисом — можно посмотреть, свободен ли коллега, и сразу с ним связаться. Отдельный блок — это работа с офисными площадями. Мы подтягиваем данные из ERP, чтобы понимать, какие зоны в аренде, кто в них сидит, к каким договорам они привязаны. Сейчас тестируем модуль зонирования — он уже помогает АХО лучше управлять офисами.

CNews: Как работает интерактивная карта в «Стрелке», и как вы отслеживаете заполняемость офиса в реальном времени?

Антон Виговский: У нас два сценария отслеживания присутствия сотрудников. Первый — через систему контроля доступа. Сотрудник проходит через турникет, данные попадают в СКУД, и его присутствие сразу отображается на карте. Видно, кто в офисе и как распределена загруженность по этажам.

Второй — если нет доступа к СКУД или мы арендуем часть здания. В этом случае используется простой механизм — QR-коды. Сотрудник сканирует код при входе, и его появление также фиксируется на карте. Таким образом, платформа позволяет получать актуальные данные о присутствии сотрудников в офисе в режиме реального времени — независимо от того, есть ли у компании собственная система доступа или используется упрощенный сценарий через QR-коды.

CNews: Одна из особенностей платформы — организация гибридных и бронируемых рабочих мест. Как система адаптируется к потребностям разных команд, особенно в условиях удаленной работы? Приведите примеры, как это у вас.

Антон Виговский: «Стрелка» гибкая — каждый может работать так, как удобно команде. В системе можно зафиксировать график посещений — например, если за одним рабочим местом закреплены три человека, то «Стрелка» показывает, кто именно находится в офисе сегодня, а кто будет работать на этом месте в другие дни. Допустим, Иванов приходит по понедельникам и средам, Сидоров — по вторникам и пятницам, а Петров — по четвергам. Открываешь карту — и сразу понятно, кто будет на месте сегодня, кто завтра. Никакой путаницы.

Для команд, которые приходят в офис раз в неделю или по расписанию, есть бронируемые места. Можно заранее зарезервировать рабочие зоны или переговорные комнаты — для всей команды. При этом есть гибкие настройки: например, брони разрешены только определенным департаментам или по списку сотрудников. Такой подход помогает эффективно использовать офисное пространство и при этом не мешает командам взаимодействовать в удобном режиме.

CNews: Как «Стрелка» помогает избежать накладок при бронировании переговорных комнат?

Антон Виговский: До появления «Стрелки» процессы бронирования переговорных комнат не были централизованы. В разных подразделениях действовали свои локальные подходы, что естественным образом приводило к пересечениям и неэффективному использованию пространства, без общей синхронизации. Конечно, это неизбежно приводило к накладкам и конфликтам: одно и то же помещение могли забронировать сразу несколько команд.

Сейчас бронирование происходит прямо через интерактивную карту. Все синхронизируется с Outlook, поэтому привычные инструменты никуда не делись, но теперь они — в единой системе. Плюс в офисах появились панели рядом с переговорными. Видно, кто забронировал комнату, когда начнется и закончится встреча. Это сразу повысило прозрачность и почти полностью убрало накладки — я бы сказал, на 99%. По сути, мы не просто внедрили инструмент, а поменяли саму культуру бронирования — сделали её понятной и удобной для всех.

CNews: Как «Стрелка» собирает данные и помогает управлять офисами в реальном времени?

Антон Виговский: «Стрелка» показывает, насколько эффективно компания использует свои офисные пространства. Система отслеживает три ключевых показателя: количество рабочих мест в офисе и их закрепление за подразделениями или конкретными сотрудниками, посещаемость сотрудников, которая фиксируется через СКУД, и использование бронируемых мест — сколько сотрудников бронируют рабочие места и подтверждают свое присутствие. Вся эта информация выводится на дашборды.

Эти метрики позволяют увидеть реальную картину. Например, в одном из офисов компании есть 100 рабочих мест, но ежедневно реально используется только 50. Остальная половина офиса простаивает. На основании этих данных руководство принимает стратегическое решение: освободить часть площади, сдать ее в аренду или, например, продать. Это позволяет снизить расходы на содержание офиса и одновременно получать доход от освобожденных помещений. Пространство стало динамичным ресурсом, который нужно не просто поддерживать, а оптимизировать.

CNews: В чем преимущества «Стрелки» для HR и сотрудников в гибридных условиях?

Антон Виговский: Решение дает HR и сотрудникам возможность управлять комфортом и эффективностью. Любое рабочее место в системе можно оценить: сотрудники могут отметить, насколько удобно там работать, указать, если, например, место шумное, холодное, темное, или, наоборот, если рядом красивый вид из окна, хорошее освещение и удобная мебель.

Эти оценки позволяют собирать данные о восприятии офисного пространства и выявлять потенциальные стресс-факторы. HR может задать собственные критерии оценки и настроить сбор данных под конкретные задачи — например, учитывать акустику, уровень естественного освещения, расположение зон отдыха и переговорных. Фактически это постоянный «пульс» офисного пространства. Благодаря таким данным компания видит, где людям некомфортно, и может целенаправленно улучшать условия — уже по конкретным метрикам.