Не просто документооборот, а система управления информацией

«Технониколь» — крупный промышленный холдинг, объединяющий десятки юридических лиц: заводы, управляющие компании и сервисные структуры. Более 9 тысяч сотрудников ежедневно работают с документами на 70+ производственных площадках — от Белгорода до Хабаровска, а также в Казахстане и Беларуси. Такой масштаб сразу исключал возможность внедрения коробочного решения: система должна была учитывать требования законодательства нескольких стран, особенности производственной среды и разные сценарии работы пользователей.

Дополнительную сложность создавала неоднородность пользовательского контура. Не все сотрудники работают за персональными компьютерами: на заводах часть взаимодействий происходит через терминалы общего доступа, а для некоторых ролей критична мобильная авторизация. Это потребовало продуманного подхода к безопасности, управлению доступами и пользовательскому опыту.

Проект стартовал с бизнес-сегмента «Минеральная Изоляция», который выпускает утеплители и звукоизоляционные материалы на основе каменной ваты. Уже на этом этапе было принято ключевое архитектурное решение: система проектировалась не как классический электронный документооборот, а как комплексная система управления информацией, где документы становятся частью единой модели данных.

В основе платформы лежит кадровый электронный документооборот (КЭДО). Он стал единым источником данных о сотрудниках, ролях и структуре подчинения. Именно на этой модели строятся все процессы, включая юридически значимое подписание документов. Такой подход позволил связать кадровые, организационные и технические документы в единую логическую систему.

Внедрение шло поэтапно. Сначала был реализован контур управления рабочим временем: учёт работы по графику и сверхурочно, контроль выходных, отпусков и отгулов. Затем функциональность расширялась за счёт процессов трудоустройства, работы с технической документацией, приказами и внутренней организационно-распорядительной документацией.

Сегодня система охватывает нормативно-техническую документацию, локальные нормативные акты и организационно-распорядительные документы. Эти типы данных связаны между собой: например, кадровые документы одновременно относятся и к ЛНА (локальным нормативным актам), и к ОРД (организационно-распорядительной документации). Такой подход позволил обеспечить целостность информации и единые правила работы с документами.

Отдельного внимания потребовала нормативно-техническая документация (НТД). В отличие от кадровых документов, НТД не входит в стандартный КЭДО, поэтому готовые решения не подходили. В результате система была доработана под этот сценарий, а процесс ознакомления с НТД полностью автоматизирован — от создания документа инициатором до получения подтверждения об ознакомлении.

Платформа автоматически определяет согласующих и ответственных, проверяет списки сотрудников через интеграции с КЭДО и «1С:Зарплата и управление персоналом», а затем формирует задачи на ознакомление. Это снизило нагрузку на сотрудников и сократило количество ручных операций.

Большое внимание в проекте уделялось пользовательскому опыту. В «Технониколь» системно отслеживают удобство и производительность интерфейсов. За три года команда ELMA365 совершила около 30 итераций, постепенно улучшая систему. В результате интерфейс стал максимально простым: сотрудник заходит на одну страницу и сразу видит все документы, с которыми необходимо ознакомиться. Фильтры позволяют быстро находить нужную информацию — от стандартов культуры безопасности до инструкций по охране труда.

Сегодня система взаимодействия с документами в «Технониколь» представляет собой единое хранилище актуальных данных, формирует доверие сотрудников к информации и обеспечивает прозрачность бизнес-процессов. Настройки доступа зависят от роли сотрудника и автоматически актуализируются на основе данных КЭДО, что снижает риски ошибок и повышает уровень безопасности.

От минимального кластера до тысяч пользователей

За несколько лет после внедрения система значительно масштабировалась. Число пользователей выросло почти в девять раз — с 252 сотрудников (июнь 2023 г.) до 2,7 тысячи (декабрь 2025-го г.). Количество операций увеличилось с 1,4 тысячи до почти 60 тысяч в месяц. Сегодня через систему проходит 75% документооборота бизнес-сегмента «Минеральная Изоляция», она работает более чем со 100 видами документов. Из них 60% полностью внедрены и используются в работе, остальные находятся в стадии доработки.

«Технониколь» — признанный лидер, достигающий такой производительности труда, которая намного превышает средние цифры по отрасли.

2,7 тыс. сотрудников, которые уже пользуются плаформой ELMA365, генерируют около 60 тыс. операций ежемесячно. Из них больше половины — процессы подписания документов. Новая система отлично зарекомендовала себя, хотя точки роста ещё остались. Любые процессы, требующие контроля, мы будем оцифровывать», — Юрий Осадец, руководитель службы ИТ бизнес-единицы «Минеральная Изоляция» компании«Технониколь»

Планы и перспективы

Решение продолжает развиваться. В планах — запуск контура для учебного центра, интеграция с операторами ЭДО и подключение ещё четырёх бизнес-сегментов холдинга. Благодаря облачной архитектуре на Yandex Cloud масштабирование происходит без простоев: дополнительные ресурсы подключаются по запросу и становятся доступны в короткие сроки.

Этот проект показал, что для крупных распределённых организаций документооборот перестаёт быть вспомогательной функцией и превращается в стратегический инструмент управления информацией, процессами и знаниями.

«Электронный документооборот станет обязательным для всех. Сейчас — самое время начать готовиться к этому. Взаимодействия с внешними контрагентами стоит оцифровать всем. А вот внутренние процессы требуют аудита и анализа. Если вы не можете быстро отследить путь документа внутри компании — это первый симптом того, что вам может требоваться электронный документооборот», — Раис Ахкямов, руководитель практики ELMA365 CSP