Поделиться
«Жизньмарт» и «Сушкоф и пицца» отказались от менеджеров с переходом на электронные документы
Электронный документооборот помог перераспределить ресурсы сотрудников, сэкономить время на обработке бумажных накладных и реализовать пилотный проект ресторана без менеджеров и директора. Об этом CNews сообщили представители «Контура».
«Сушкоф и пицца» — сеть мультиформатных ресторанов, первый открыли в 2008 г. в Екатеринбурге, а сейчас у компании 40 точек в 14 городах России. «Жизньмарт» — продуктовые магазины нового формата с экспресс-доставкой. Основную часть ассортимента составляют готовая еда и продукция от местных производителей. C 2019 г. было открыто 180 магазинов в 15 российских городах.
У сетей один владелец и собственная товароучетная система, которая объединяет все внутренние процессы и сотрудников. Проект по внедрению электронного документооборота (ЭДО) стартовал в 2022 г., когда потребовалось сокращать издержки и максимально оптимизировать процессы для сохранения прежних цен. С помощью ЭДО компания планировала ускорить работу с первичной документацией и повысить производительность сотрудников.
Григорий Корин, аналитик, владелец продукта ЭДО, «Сушкоф и пицца»: «Мы провели исследование и выяснили, что на занесение накладных в товароучетную систему сотрудники тратят до 2,5 часов в день. Это колоссальное время при пересчете на год и всю компанию. С этого и началось внедрение ЭДО. В результате появился проект ресторана без менеджеров и без директора. Сейчас на обработку накладной уходит 2–3 минуты. Линейные сотрудники взяли всю работу на себя, а директор получил возможность управлять сразу несколькими ресторанами».
Внедрение электронного документооборота заняло около трех месяцев. Собственные ИТ-специалисты разработали решение для уникальной информационной системы компании на основе методов API. Еще один вызов, который преодолели на пути к цифровизации, — желание сотрудников и франчайзи продолжать работать с документами по старинке.
Несмотря на трудности, в сетях удалось автоматизировать внесение накладных в систему и снизить риск возникновения ошибок. «Сушкоф и пицца» использует телеграм-бота. Он связан с сервисом «Контур.EDI», который помогает обмениваться заявками с поставщиками, подтверждать отгрузку и приемку товаров. Пользователь следует подсказкам бота и в несколько кликов оформляет документы на принятые от поставщиков продукты. В магазинах «Жизньмарт» товары принимают по штрихкодам на коробках поставщиков, используя терминалы сканирования данных. Это помогает автоматически подгружать накладные, легко отслеживать остатки и срок годности товаров.
Сеть не останавливается на достигнутом и ставит новые цели. В «Сушкоф и пицца» хотят перейти с бота на терминал сканирования данных. В планах перевести более 80% поставщиков на ЭДО, что позволит оформлять 99% накладных без ошибок.
Николай Михайловский, руководитель группы по работе с торговыми сетями в «Контуре»: «Когда компания ведет большую часть документооборота в электронном виде, она получает максимальный эффект в виде снижения издержек. Сокращается статья расходов в виде офисной бумаги, курьерских расходов на доставку документов. Сотрудники тратят меньше времени на занесение данных в учетную систему, увеличивается скорость документооборота. А самое главное — вероятность ошибок в документах стремится к нулю. Об этом говорит опыт наших клиентов из сферы ритейла».
***
«Контур» — экосистема для бизнеса, которая помогает тратить меньше времени на рутину, а общение с госорганами и поставщиками делает проще и прозрачнее. В портфеле «Контура» — интернет-отчетность и онлайн-бухгалтерия, сервисы для ЭДО и работы с маркировкой, облачный товароучет и онлайн-кассы, проверка контрагентов и электронные подписи для любых задач. Бренд «Контур» принадлежит группе компаний «СКБ Контур», основанной в 1988 г.. Выручка «СКБ Контур» за 2022 г. составила 26,4 млрд руб., а решениями ГК пользуются 2,3 млн компаний в России и за рубежом.
Короткая ссылка
