Разделы

Интеграция Бизнес-приложения

СЭД: во что обходится автоматизация хаоса?

Совершенствование бизнес-процессов предприятия часто начинается с автоматизации, с введения электронного документооборота. Именно компании с несовершенными бизнес-процессами в первую очередь нуждаются в СЭД, служащей толчком к началу данного процесса. От выбора типа СЭД, определения качественных и количественных оценок ее эффективности зависят сроки внедрения и окупаемости всей системы.

Плохой системе заказчики мешают

Выбрав плохую систему автоматизации, заказчики часто в результате получают не работающую систему, а стандартный набор претензий поставщика к заказчику: "У вас на предприятии не сделан реинжиниринг, бизнес-процессы не оптимизированы", "ваши сотрудники недостаточно квалифицированы" и т.п. Затем следует соответствующий вывод: "В таких условиях автоматизировать вас невозможно". Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо правильно подойти к оценке существующих на рынке систем. Ответ на этот вопрос очень прост - автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы размыты и неструктурированы. Поэтому система электронного документооборота должна быть настолько гибкой, чтобы позволить предприятию начать процесс совершенствования бизнес-процессов. Именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами в первую очередь нуждаются в СЭД, служащей толчком к началу данного процесса. Если на предприятии реализован электронный документооборот и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность проследить в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее исполнение договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п., то именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов.

Чаще всего отсутствие устоявшихся бизнес-процедур свидетельствует не о застое и упадке компании, а именно о развитии бизнеса, отмечает Тимур Аитов, директор по развитию бизнеса РБК СОФТ. Удачно выбранная СЭД должна быть одновременно гибкой и масштабируемой для того, чтобы покрыть потребности развивающегося бизнеса. Также важно, чтобы процесс изменения процедур СЭД был простым и наглядным, с тем, чтобы его могли поддерживать непосредственно ключевые пользователи системы.

Автоматизация позволяет оценить меру хаоса

Реинжиниринг бизнес-процессов без их автоматизации дает результаты худшие, чем автоматизация хаоса. Реинжиниринг на бумаге (даже если эти бумаги и готовятся в электронном виде), создание описаний бизнес-процессов вне рамок самих бизнес-процессов приводит к тому, что эти описания и сами процессы существуют отдельно и независимо друг от друга. Нет гарантии адекватности описаний реальным бизнес-процессам, а с учетом того, что реальные бизнес-процессы имеют тенденцию с течением времени изменяться, эти описания и вовсе бесполезны. Если же и сотрудники предприятия, участвовавшие вместе с консультантами в описании и реинжиниринге бизнес-процессов, в результате реорганизации переходят в другие подразделения или увольняются, то через некоторое время следы этой бурной деятельности можно обнаружить только в архиве.

Автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом

Если компания планирует внедрение стандартов управление качеством ISO 9000 или CMM, то наличие на предприятии СЭД является необходимым условием - только электронный документооборот позволит получать количественные оценки эффективности работы сотрудников, обеспечит поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.

Если компания планирует внедрение полномасштабной ERP-системы управления, то внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP и поможет достичь первых реальных результатов существенно раньше за счет своевременной автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом. СЭД по определению имеет глобальный характер для предприятия и устанавливается практически на всех компьютерах сотрудников – ведь с документами работают все. Поэтому внедрение СЭД позволяет осуществить как глобальную первичную автоматизацию предприятия, так и подготовку всего персонала к работе с информационными системами – и то и другое крайне важно для последующего внедрения ERP.

Быстрее, выше, сильнее: около сотни цифровых решений для спортсменов предложили разработчики столичным федерациям и клубам
Инновации и стартапы

В некоторых случаях автоматизация полностью завершается запуском СЭД, потребностей дальнейшего внедрения автоматизированных управленческих систем не возникает, отмечает Тимур Аитов, подобные ситуации типичны для различного рода министерств, ведомств и других подобных структур.

СЭД «традиционные» против СЭД нового поколения

СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными наборами документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время. «Традиционные» СЭД все еще тяготеют к автоматизации узкой сферы «канцелярского» документооборота. Делая выбор СЭД, необходимо избегать чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно, более того, придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями. «Канцелярская» СЭД, конечно, выдаст вам список счетов с истекающими сроками исполнения, но если вам захочется получить отчет по проданным товарам или услугам в разрезе товарных позиций из тех же счетов, то обычная «канцелярская» СЭД это сделать не сможет – такие системы не хранят всю информацию о документе, а только очень ограниченный набор реквизитов документа.

Подтверждением, что системы управления документами больше не собираются ограничиваться узкой сферой «канцелярского» документооборота является то, что практически все западные системы перестали называть себя системами класса «Document Management», а позиционируют себя гораздо более емкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т.е. системы управления корпоративным контентом (предполагается управление любым контентом, а не только содержанием документов), или «Smart Enterprise Suite» (SES), т.е. интеллектуальные корпоративные системы с широким набором необходимых каждому предприятию функций. Термин «Document Management» теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую часть функциональности, тесно интегрированную с остальными функциями системы. Российские СЭД пока не очень активно следуют этой тенденции, о чем свидетельствует позиционирование многих СЭД российской разработки как систем «канцелярского» делопроизводства.

На возможность СЭД нового поколения быть инструментом структурирования корпоративной информации хотелось бы обратить особое внимание. Сколь ни важны возможности обработки неструктурированной информации (например, текстов в произвольном формате), пропагандируемые как ключевые для многих «традиционных» СЭД, корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурирования корпоративной информации (т.е. представления ее в виде записей в базе данных), чем на совершенствование методов обработки неструктурированной информации. Реализация наиболее эффективных технологий обработки возможна именно для структурированной информации, более того, критически важные данные, которые необходимо хранить и извлекать со 100%-й достоверностью, могут быть представлены только в структурированной форме. А ведь почти любая информация, содержащаяся в корпоративных документах, циркулирующая в электронном документообороте предприятия (наименования товаров, их количество, цены, имена и фамилии, должности, адреса и номера телефонов и т.п.) является такой критически важной информацией.

Вряд ли кого-то устроит, если цена товара будет извлекаться из системы с 90%-й достоверностью. Обработка неструктурированной информации нужна. Но фокусировать усилия только на этом - уподобляться древним собирателям лесных грибов и ягод, совершенствующих свои методы поиска грибов под лесными корягами и сбора ягод длинными палками с высоких кустов. Даже чемпионам среди таких собирателей никогда было не собрать урожая, сравнимого с тем, который созревал на примитивных плантациях первых земледельцев. Правильный подход, во всяком случае, для предприятий, состоит больше в обеспечении технологии создания структурированной, готовой к обработке информации, хранимой в базах данных, чем в изощренных методах обработки хаотичной неструктурированной информации, хранимой в файлах произвольного формата. Бизнес-процессы предприятия должны поддерживать порядок в информации с самого начала.

Короткая ссылка