Поделиться
СЭД: во что обходится автоматизация хаоса?
Совершенствование бизнес-процессов предприятия часто начинается с автоматизации, с введения электронного документооборота. Именно компании с несовершенными бизнес-процессами в первую очередь нуждаются в СЭД, служащей толчком к началу данного процесса. От выбора типа СЭД, определения качественных и количественных оценок ее эффективности зависят сроки внедрения и окупаемости всей системы.Современный подход к выбору лучшей СЭД
Современный подход к выбору лучшей СЭД предприятия предполагает одновременный учет сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем.
Лучшая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств:
- Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел
- Ведение всей истории работы с документами
- Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования
- Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS
- Средства групповой работы с документами и проектами
- Работа с платежными документами, ведение платежного статуса документов
- Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами
- Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов
- Реализация на web-технологиях.
Количественные оценки эффективности СЭД
Эффективность использования СЭД, как правило, более очевидна, чем другие корпоративные системы – именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Простой расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.
Средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на различные операции
| Поиск и ожидание поступления документов | 20% |
| Согласование и утверждение документов | 20% |
| Передача документов между подразделениями | 10% |
| Подготовка стандартных отчетов о движении документов | 10% |
Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше.
Таким образом, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.
При использовании СЭД выигрыш достигает за счет того, что:
- на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа
- процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме
- время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа
- подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки
- Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.
Окупаемость системы
СЭД может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, СЭД позволяет «конвертировать» в рабочее время за счет возможности удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.
Для систем на web-технологиях, таких как PAYDOX (www.paydox.ru), учитывая простоту обслуживания системы и низкую стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO), обусловленную использованием web-технологии - система устанавливается только на центральный сервер, настройки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется - и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение СЭД возможен максимально быстро – обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.
Короткая ссылка
