Разделы

Цифровизация Бизнес-приложения

СЭД: во что обходится автоматизация хаоса?

Совершенствование бизнес-процессов предприятия часто начинается с автоматизации, с введения электронного документооборота. Именно компании с несовершенными бизнес-процессами в первую очередь нуждаются в СЭД, служащей толчком к началу данного процесса. От выбора типа СЭД, определения качественных и количественных оценок ее эффективности зависят сроки внедрения и окупаемости всей системы.

Качественные оценки эффективности

Кроме количественных оценок эффективности системы, позволяющих убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, существуют не менее важные качественные оценки эффективности использования системы. Это, в первую очередь, - повышение прозрачности движения документов.

Сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п. Движение документов и работа с сотрудников с документами становятся контролируемыми в режиме реального времени.

Во-вторых, - организация единого корпоративного информационного пространства. Удаленные офисы, филиалы, представительства связываются как с центральным офисом, так и между собой и степень их взаимодействия существенно повышается.

В-третьих, объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации. Корпоративная информация сохраняется в системе управления документами, а не в головах сотрудников. Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. Объединение знаний сотрудников в общей корпоративной системе дает синергетический эффект и может привести к впечатляющим результатам.

И, наконец, - повышение управляемости компании в целом. Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом. Глобальный особенность СЭД, в отличие от других корпоративных систем, в том, что СЭД обычно устанавливается практически всем сотрудникам, имеющим компьютер, что позволяет повысить общий уровень организации предприятия.

Методология быстрого и традиционная внедрения

Традиционные методологии внедрения корпоративных информационных систем предполагают достаточно длительный процесс внедрения, включающий в себя обследование и разработку технического задания как отдельного этапа работ, оплачиваемого и утверждаемого Заказчиком.

Риски подобного подхода очевидны. Как правило, заказчик не имеет реальной возможности оценить адекватность разработанного технического задания потребностям реальных и планируемым бизнес-процессов предприятия заказчика. Техническое задание - это формализованный документ, оценка которого доступна лишь специалистам в области корпоративных информационных технологий, которых на предприятии заказчика вполне может и не быть. После того как заказчик, тем не менее, вынужден принять и оплатить эту работу, на следующем этапе работ обычно выясняется, что функциональность, реализованная в программном обеспечении, соответствует Техническому Заданию, но не отвечает реальным потребностям Заказчика. Это приводит к тому, что программное обеспечение, внедряемое в соответствии с принятым и утвержденным Заказчиком техническим заданием, не функционирует.

Более того, традиционная методология с масштабным обследованием бизнес-процессов заказчика и написанием толстых отчетов и технических заданий может быть использована недобросовестными поставщиками информационных систем для «выжимания» денег из заказчика без обеспечения какого-нибудь адекватного результата. Когда впоследствии выясняется, что поставляемая информационная система не соответствует ожиданиям заказчика и не удовлетворяет его потребностей, у поставщика наготове стандартный ответ – «все сделано в соответствии с проведенными обследованиями и согласованным техническим заданием» - с предъявлением этого самого технического задания, на котором красуются подписи как поставщика так и заказчика. И возразить что-либо трудно, приходится опять платить за доработки – и процесс повторяется.

ИТ-директор «Ленты» в интервью CNews: Маркетплейсы никогда не смогут стать продуктовыми ритейлерами
Цифровизация

Однако предложить другую методологию внедрения для традиционных корпоративных систем, требующих больших усилий при настройке и адаптации, довольно трудно.

Проекты по внедрению СЭД на предприятии не являются сверхъестественными и уникальными, и уже имеются в коробочной версии СЭД – обычно необходимо провести лишь настройку системы. Причем гибкость системы должна позволять проводить такую настройку и в процессе реальной эксплуатации системы в соответствии с меняющимися требованиями заказчика. Соответственно необходимости в разработке детального и формализованного технического задания нет – обычно достаточно описать в свободной форме компактные и неформальные требования заказчика, в которых перечисляются автоматизируемых функции и документы. Процесс внедрения обычно разбивается на 2 этапа:

  • внедрение системы на базовом наборе основных документов заказчика с использованием имеющейся базовой функциональности СЭД. Результатом этапа является функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая основные документы – договора, счета, письма и т.п. Обычный срок выполнения этапа 1-2 месяца. Иногда достаточно недели, чтобы настроить систему на стандартный набор документов заказчика. Такая стратегия является стандартной для внедрения СЭД – в соответствии с известным законом распределения 20% категорий документов покрывают 80% деятельности почти любой компании и внедрение системы на таком подмножестве документов позволяет быстрее получить эффект от внедрения.
  • внедрение системы на расширенном наборе документов Заказчика с адаптацией функциональности СЭД под специфические потребности Заказчика. Результатом этапа является функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая все необходимые Заказчику документы с учетом любой специфики. Обычный срок выполнения этапа - 2-4 месяца.

Достоинством такой методологии внедрения является быстрое достижение реальных результатов – эксплуатация системы на реальных наиболее важных документах Заказчика возможна уже в течение первого месяца после начала проекта.

Важной особенностью такой методологии внедрения является настройка системы на существующие бизнес-процессы заказчика. Никакой ломки существующего порядка работы с документами, никакого реинжиниринга бизнес-процессов на этапе внедрения не происходит. Это позволяет минимизировать сопротивление персонала, которое, к сожалению, неизбежно при любой другой методологии внедрения. В процессе устоявшейся реальной эксплуатации системы совершенствование бизнес-процессов начинается само собой.

Бесплатная российская замена Active Directory упрощает переход на отечественное ПО
Безопасность

СЭД как способ автоматизации предприятий

Системы электронного документооборота, соответствующие вышеописанным требованиям, формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Будущее документов видится как базовой единицы информационных ресурсов организации, управляемой в рамках новых, ориентированных на документы бизнес-процессов, составляющих неотъемлемую часть реорганизованного предприятия. Приняв документ за основную единицу информации, менеджеры и пользователи на всем предприятии смогут наглядно представить себе и уяснить функцию информационного менеджмента. Они перестают быть пассивными безразличными наблюдателями процесса информационного менеджмента и становятся его активными участниками.

Виктор Сенкевич / CNews