Разделы

Конференции Документооборот

Рынок СЭД 2015: хорошая функциональность может быть дешевой

Внедрение систем электронного документооборота в России давно стало нормой для большого и среднего бизнеса. Дальнейший рост рынка возможен не за счет роста числа пользователей, а благодаря усовершенствованию функциональных возможностей систем. Это стало одной из основных тем обсуждения на конференции «Рынок СЭД 2015: новые тренды» 22 апреля 2015 г., которую провели CNews Conferences и CNews Analytics. Новая книга по ECM «Восемь раз отмерь. ECM-гуру советуют» Книга представляет собой сборник советов по разным аспектам ECM от признанных в этой сфере экспертов, имеющих большой практический опыт и прошедших, как говорится, огонь и воду ECM-внедрений. Каждый их них изложил по 8 советов/суждений, касающихся самых разных аспектов управления корпоративным контентом и сопутствующими бизнес-процессами, так что в совокупности получился густой концентрат многолетнего практического опыта в области ECM и BPM ...

Технологический вектор при выборе решений для организации электронного документооборота в последнее время меняет направление синхронно с политическим и экономическим векторами. Санкции, импортозамещение, рост стоимости западных продуктов и услуг в результате повышения курса иностранных валют обсуждаются чуть ли не на каждой встрече ИТ-менеджеров. Многие рассматривают возможность – или уже делают проекты с использованием свободного программного обеспечения. При этом эксперты высказывают недовольство функциональными возможностями СПО по сравнению с проприетарным ПО, особенно для реализации крупных проектов. Экономия на лицензиях часто оборачивается необходимостью значительных доработок при внедрении и в эксплуатации.

Цена и качество СПО

Но не все согласны с такой точкой зрения. Архитектор решений компании «Логика бизнеса» (ГК «Ай-Ти») Артур Панчоян, сославшись на накопленный опыт, отметил, что на свободном программном обеспечении можно делать не менее функциональные и экономически выгодные большие решения, чем на проприетарных: «Бытует мнение, что проекты на СПО могут быть дешевле во внедрении, но дороже в поддержке. Это совершенно необязательно. Есть конкретные проекты, расчеты по которым показывают, что решения на СПО обходятся дешевле в том числе и по стоимости их поддержки. Мы в ряде случаев отмечаем, что использование СПО позволяет делать решения в 1,5–2 раза дешевле и почти такого же качества, как и на проприетарных платформах». В качестве примера он привел решение на ЕСМ-платформе Alfresco.

Сопоставление расходов на техподдержку

Источник: «Логика бизнеса» (ГК «Ай-Ти»), 2015

Но проблема качества СПО-решений все же существует. К развитию ПО в сфере управления документами, способного заменить западные решения, должно подключиться государство в роли регулятора. Об этом заявил исполнительный директор «Гильдии управляющих документацией» Сергей Афанасьев: «За 30 лет в России на рынок выведено более 100 продуктов СЭД. Но до сих пор нет удовлетворительной по качеству и понятной пользователю спецификации программного продукта – это приводит к проблеме несовместимости уже внедренной системы с процессами в компании и в результате – к замене СЭД в 35% случаев». По словам спикера, ситуацию может исправить государство – нужно разрешать внедрение в госорганах только тех систем, которые прошли сертификацию. Это подтолкнет рынок к сертификации продуктов и поможет решить проблему качества систем.

Большие внедрения

Какая CRM подойдет вашей компании? Тест
Цифровизация

Многим крупным организациям крайне важно иметь юридически значимый электронный документооборот. Как его организовать, расскажет любой поставщик СЭД/ЕСМ решений, но заказчик должен понимать и связанные с ним риски, и особенности работы с внешним оператором электронного документооборота. Начальник отдела интеграции бизнес-приложений ДИТ «ВТБ Факторинг» Владимир Синяков рассказал, что внедрение ЭДО принесло ощутимые результаты: за 1,5 года не было ни одной ошибки в оформлении документов, тогда как раньше, при отсутствии контроля со стороны системы, бывали случаи неправильного ввода данных. Перестали приходить на обработку коробки с бумажными первичными документами. Стала доступна онлайн информация о платежах, текущей загрузке лимитов, задолженностям и актам сверки. Ускорилось обслуживание клиентов, был автоматизирован процесс подтверждения факта поставки и вообще процессы для поставщиков и покупателей стали наглядными и прозрачными. Также с СЭД появилась возможность подключения к внешнему аккредитованному оператору клиентов.

Схема работы через оператора ЭДО

Источник: «ВТБ Факторинг», 2015

«Важно, что мы работаем через операторов ЭДО, – рассказал Владимир Синяков. – Это, в частности, решает актуальную задачу единства нумерации документов. Но есть и определенные риски. В частности, оператор ЭДО не несет никакой ответственности за сами документы – он не проверяет, имеет ли отправитель право подписывать и отправлять документы, он не проверяет соответствие логина пользователя в системе и от имени какой организации происходит подписание и отправка документов. Также оператор не позволяет ограничить отправку и получение документов только в определенным видом подписи, не проверяет соответствие ЭЦП и содержимого документа (ТОРГ12 или СФ) и так далее. В принципе, любой пользователь системы может отправить через оператора ЭДО любой документ с любой подписью, и контролировать это должна сама организация, а не оператор». Как отметил спикер, «ЭДО – не программное решение, а система взаимосвязей в бизнесе. И сегодня ЭДО уже должен закрывать вопросы взаимодействия с госструктурами. Поэтому так важен вопрос верификации уполномоченных подписантов».

Опытом внедрения электронного документооборота в региональном подразделении крупной международной компании поделился руководитель отдела бизнес приложений компании АВВ Вадим Коровко. В России АВВ имеет 1300 сотрудников в 28 региональных офисах и на 6 производственных площадках. «Обычно окупаемость систем ЭДО достаточно продолжительная, но у нас была задача вернуть инвестиции в течение года. Это повлияло на наш подход к внедрению. Поскольку в компании используются разные системы ЭДО – в SAP, Basware IP, MS Office 365 и оставшиеся базы Lotus Notes, нужно было найти способ сократить бюджет, не снижая уровня сервиса». Из трех рассматриваемых вариантов внедрения: веб-приложения, VDN (виртуальная частная сеть) и VDI (виртуальный рабочий стол) наиболее эффективным был признан последний. Проект был запущен, и в АВВ через ЭДО в год проходят около 100 тыс. В2В сообщений и 20 тыс. процессов согласования. «Электронный документооборот должен стать инструментом сокращения издержек, – говорит Вадим Коровко. – Но каждая компания должна оценивать перспективы самостоятельно. Для некоторых из них ЭДО может обойтись дороже, чем сотрудники, отвечающие за документы».

Олег Бейлезон: Мы рекомендуем «коробочные» СЭД, построенные на СПО

Олег Бейлезон

Олег Бейлезон, руководитель направления Alfresco, компания «Логика бизнеса» (ГК «Ай-Ти»), назвал долю решений западных и российских разработчиков СЭД на нашем рынке, а также назвал основные аргументы в пользу использования систем, построенных на СПО.

CNews: Какова доля решений на базе платформ западных вендоров и на базе СПО или российских разработчиков на российском рынке СЭД?

Олег Бейлезон: Доля решений СЭД на платформах западных вендоров, безусловно, больше, так как весь российский ИТ-рынок жил в рамках бизнес-модели, в основе которой лежит вывод на отечественный рынок западных ИТ-продуктов. Многие российские ИТ-компании сделали свои версии СЭД на базе западных платформ и внедрили их в российских организациях с большей или меньшей степенью успеха. В основном это были заказные разработки под конкретные процедуры работы с документами в конкретных организациях. Но многие владельцы таких решений сейчас, как показывают результаты многочисленных опросов, недовольны ими, поскольку расширение функциональности заказной разработки требует много времени и затрат.

Читать далее

Глеб Лукин: Работой в СЭД с планшетов уже не удивишь

Глеб Лукин

Глеб Лукин, генеральный директор компании «Летограф», рассказал о наиболее востребованных возможностях СЭД и преимуществах отечественных систем перед западными. Также он выделил основные преимущества собственного решения.

CNews: Какие возможности СЭД наиболее востребованы сегодня?

Глеб Лукин: В настоящее время управление контентом привязано к задачам автоматизации бизнес-процессов и процедур, это справедливо и для коммерческих, и для государственных учреждений. Организациям по-прежнему требуются эффективные инструменты перевода бумажных документов в электронный вид с дальнейшей организацией их движения, но при этом важно сохранение связи с бумажной копией. Таким образом, минимизируется число бумажных копий по мере движения документа по организации, при этом система ECM в любой момент времени должна предоставлять актуальную информацию о том, где физически находится бумага.

Читать далее

Алексей Трефилов: Бесплатные решения ассоциируются с бесплатным сыром

Трефилов Алексей

Алексей Трефилов, исполнительный директор ELMA, оценил риски использования решений западных вендоров и тенденции импортозамещения. Он также объяснил, почему считает СПО нежизнеспособным, и рассказал о решениях своей компании в сфере электронного документооборота.

CNews: Как вы оцениваете риски использования решений на платформе западных вендоров?

Алексей Трефилов: В последнее время очень много говорят о рисках использования западных технологий, - в частности, о рисках ценовой, лицензионной и технологической политики. Лично мне кажется, что многие из этих моментов не имеют такой остроты и несколько притянуты к текущим политическим трендам.

Читать далее

Максим Кайнер: СЭД, в которых нельзя работать с мобильных гаджетов, морально устарели

Максим Кайнер

Максим Кайнер, бизнес-аналитик компании DIRECTUM, оценил итоги и перспективы развития российского рынка СЭД, а также рассказал об основных проблемах, стоящих на пути импортозамещения.

CNews: Как вы оцениваете итоги развития российского рынка СЭД в 2014 г.?

Максим Кайнер: Фиксировать развитие рынка можно с разных точек зрения. Во-первых, важны его объем и динамика. В 2013 году, по данным IDC, объем российского рынка систем управления контентом вырос на 9,3% и превысил $155 млн в ценах поставщиков (объем всего российского рынка ИТ составил $34,49 млрд). Аналогичных данных за 2014 год еще нет, но можно предположить, что в долларовом выражении рынок просядет, сохранив некоторую положительную динамику (5–10%) в рублевых ценах. Это, конечно, в целом отрицательная динамика. Одна из причин просадки — снижение спроса, которое пришлось на четвертый квартал, обычно богатый на закрытие сделок; компании, откладывавшие принятие решения о покупке на конец года, из-за нестабильности решили еще дольше придержать бюджеты.Во-вторых, развитие рынка целесообразно оценивать с точки зрения эволюции технологий и функциональности продуктов. В 2014 году мы следили за многими интересными трендами на рынке СЭД в России. К примеру, среди них — мобильность, SaaS-решения, большие данные.

Читать далее