Рынок СЭД 2015: хорошая функциональность может быть дешевой
Технологический вектор при выборе решений для организации электронного документооборота в последнее время меняет направление синхронно с политическим и экономическим векторами. Санкции, импортозамещение, рост стоимости западных продуктов и услуг в результате повышения курса иностранных валют обсуждаются чуть ли не на каждой встрече ИТ-менеджеров. Многие рассматривают возможность – или уже делают проекты с использованием свободного программного обеспечения. При этом эксперты высказывают недовольство функциональными возможностями СПО по сравнению с проприетарным ПО, особенно для реализации крупных проектов. Экономия на лицензиях часто оборачивается необходимостью значительных доработок при внедрении и в эксплуатации.
Цена и качество СПО
Но не все согласны с такой точкой зрения. Архитектор решений компании «Логика бизнеса» (ГК «Ай-Ти») Артур Панчоян, сославшись на накопленный опыт, отметил, что на свободном программном обеспечении можно делать не менее функциональные и экономически выгодные большие решения, чем на проприетарных: «Бытует мнение, что проекты на СПО могут быть дешевле во внедрении, но дороже в поддержке. Это совершенно необязательно. Есть конкретные проекты, расчеты по которым показывают, что решения на СПО обходятся дешевле в том числе и по стоимости их поддержки. Мы в ряде случаев отмечаем, что использование СПО позволяет делать решения в 1,5–2 раза дешевле и почти такого же качества, как и на проприетарных платформах». В качестве примера он привел решение на ЕСМ-платформе Alfresco.
Сопоставление расходов на техподдержку
Источник: «Логика бизнеса» (ГК «Ай-Ти»), 2015
Но проблема качества СПО-решений все же существует. К развитию ПО в сфере управления документами, способного заменить западные решения, должно подключиться государство в роли регулятора. Об этом заявил исполнительный директор «Гильдии управляющих документацией» Сергей Афанасьев: «За 30 лет в России на рынок выведено более 100 продуктов СЭД. Но до сих пор нет удовлетворительной по качеству и понятной пользователю спецификации программного продукта – это приводит к проблеме несовместимости уже внедренной системы с процессами в компании и в результате – к замене СЭД в 35% случаев». По словам спикера, ситуацию может исправить государство – нужно разрешать внедрение в госорганах только тех систем, которые прошли сертификацию. Это подтолкнет рынок к сертификации продуктов и поможет решить проблему качества систем.
Большие внедрения
Многим крупным организациям крайне важно иметь юридически значимый электронный документооборот. Как его организовать, расскажет любой поставщик СЭД/ЕСМ решений, но заказчик должен понимать и связанные с ним риски, и особенности работы с внешним оператором электронного документооборота. Начальник отдела интеграции бизнес-приложений ДИТ «ВТБ Факторинг» Владимир Синяков рассказал, что внедрение ЭДО принесло ощутимые результаты: за 1,5 года не было ни одной ошибки в оформлении документов, тогда как раньше, при отсутствии контроля со стороны системы, бывали случаи неправильного ввода данных. Перестали приходить на обработку коробки с бумажными первичными документами. Стала доступна онлайн информация о платежах, текущей загрузке лимитов, задолженностям и актам сверки. Ускорилось обслуживание клиентов, был автоматизирован процесс подтверждения факта поставки и вообще процессы для поставщиков и покупателей стали наглядными и прозрачными. Также с СЭД появилась возможность подключения к внешнему аккредитованному оператору клиентов.
Схема работы через оператора ЭДО
Источник: «ВТБ Факторинг», 2015
«Важно, что мы работаем через операторов ЭДО, – рассказал Владимир Синяков. – Это, в частности, решает актуальную задачу единства нумерации документов. Но есть и определенные риски. В частности, оператор ЭДО не несет никакой ответственности за сами документы – он не проверяет, имеет ли отправитель право подписывать и отправлять документы, он не проверяет соответствие логина пользователя в системе и от имени какой организации происходит подписание и отправка документов. Также оператор не позволяет ограничить отправку и получение документов только в определенным видом подписи, не проверяет соответствие ЭЦП и содержимого документа (ТОРГ12 или СФ) и так далее. В принципе, любой пользователь системы может отправить через оператора ЭДО любой документ с любой подписью, и контролировать это должна сама организация, а не оператор». Как отметил спикер, «ЭДО – не программное решение, а система взаимосвязей в бизнесе. И сегодня ЭДО уже должен закрывать вопросы взаимодействия с госструктурами. Поэтому так важен вопрос верификации уполномоченных подписантов».
Опытом внедрения электронного документооборота в региональном подразделении крупной международной компании поделился руководитель отдела бизнес приложений компании АВВ Вадим Коровко. В России АВВ имеет 1300 сотрудников в 28 региональных офисах и на 6 производственных площадках. «Обычно окупаемость систем ЭДО достаточно продолжительная, но у нас была задача вернуть инвестиции в течение года. Это повлияло на наш подход к внедрению. Поскольку в компании используются разные системы ЭДО – в SAP, Basware IP, MS Office 365 и оставшиеся базы Lotus Notes, нужно было найти способ сократить бюджет, не снижая уровня сервиса». Из трех рассматриваемых вариантов внедрения: веб-приложения, VDN (виртуальная частная сеть) и VDI (виртуальный рабочий стол) наиболее эффективным был признан последний. Проект был запущен, и в АВВ через ЭДО в год проходят около 100 тыс. В2В сообщений и 20 тыс. процессов согласования. «Электронный документооборот должен стать инструментом сокращения издержек, – говорит Вадим Коровко. – Но каждая компания должна оценивать перспективы самостоятельно. Для некоторых из них ЭДО может обойтись дороже, чем сотрудники, отвечающие за документы».
Олег Бейлезон: Мы рекомендуем «коробочные» СЭД, построенные на СПО
Олег Бейлезон, руководитель направления Alfresco, компания «Логика бизнеса» (ГК «Ай-Ти»), назвал долю решений западных и российских разработчиков СЭД на нашем рынке, а также назвал основные аргументы в пользу использования систем, построенных на СПО.
CNews: Какова доля решений на базе платформ западных вендоров и на базе СПО или российских разработчиков на российском рынке СЭД?
Олег Бейлезон: Доля решений СЭД на платформах западных вендоров, безусловно, больше, так как весь российский ИТ-рынок жил в рамках бизнес-модели, в основе которой лежит вывод на отечественный рынок западных ИТ-продуктов. Многие российские ИТ-компании сделали свои версии СЭД на базе западных платформ и внедрили их в российских организациях с большей или меньшей степенью успеха. В основном это были заказные разработки под конкретные процедуры работы с документами в конкретных организациях. Но многие владельцы таких решений сейчас, как показывают результаты многочисленных опросов, недовольны ими, поскольку расширение функциональности заказной разработки требует много времени и затрат.
Глеб Лукин: Работой в СЭД с планшетов уже не удивишь
Глеб Лукин, генеральный директор компании «Летограф», рассказал о наиболее востребованных возможностях СЭД и преимуществах отечественных систем перед западными. Также он выделил основные преимущества собственного решения.
CNews: Какие возможности СЭД наиболее востребованы сегодня?
Глеб Лукин: В настоящее время управление контентом привязано к задачам автоматизации бизнес-процессов и процедур, это справедливо и для коммерческих, и для государственных учреждений. Организациям по-прежнему требуются эффективные инструменты перевода бумажных документов в электронный вид с дальнейшей организацией их движения, но при этом важно сохранение связи с бумажной копией. Таким образом, минимизируется число бумажных копий по мере движения документа по организации, при этом система ECM в любой момент времени должна предоставлять актуальную информацию о том, где физически находится бумага.
Алексей Трефилов: Бесплатные решения ассоциируются с бесплатным сыром
Алексей Трефилов, исполнительный директор ELMA, оценил риски использования решений западных вендоров и тенденции импортозамещения. Он также объяснил, почему считает СПО нежизнеспособным, и рассказал о решениях своей компании в сфере электронного документооборота.
CNews: Как вы оцениваете риски использования решений на платформе западных вендоров?
Алексей Трефилов: В последнее время очень много говорят о рисках использования западных технологий, - в частности, о рисках ценовой, лицензионной и технологической политики. Лично мне кажется, что многие из этих моментов не имеют такой остроты и несколько притянуты к текущим политическим трендам.
Максим Кайнер: СЭД, в которых нельзя работать с мобильных гаджетов, морально устарели
Максим Кайнер, бизнес-аналитик компании Directum, оценил итоги и перспективы развития российского рынка СЭД, а также рассказал об основных проблемах, стоящих на пути импортозамещения.
CNews: Как вы оцениваете итоги развития российского рынка СЭД в 2014 г.?
Максим Кайнер: Фиксировать развитие рынка можно с разных точек зрения. Во-первых, важны его объем и динамика. В 2013 году, по данным IDC, объем российского рынка систем управления контентом вырос на 9,3% и превысил $155 млн в ценах поставщиков (объем всего российского рынка ИТ составил $34,49 млрд). Аналогичных данных за 2014 год еще нет, но можно предположить, что в долларовом выражении рынок просядет, сохранив некоторую положительную динамику (5–10%) в рублевых ценах. Это, конечно, в целом отрицательная динамика. Одна из причин просадки — снижение спроса, которое пришлось на четвертый квартал, обычно богатый на закрытие сделок; компании, откладывавшие принятие решения о покупке на конец года, из-за нестабильности решили еще дольше придержать бюджеты.Во-вторых, развитие рынка целесообразно оценивать с точки зрения эволюции технологий и функциональности продуктов. В 2014 году мы следили за многими интересными трендами на рынке СЭД в России. К примеру, среди них — мобильность, SaaS-решения, большие данные.
