«Гэндальф» внедрил «Скан-Архив» в холдинге «Продимекс»

Интеграция Бизнес-приложения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

«Гэндальф» объявил о завершении проекта по внедрению программы «Скан-Архив» в холдинге «Продимекс». Как рассказали CNews в компании, холдинг «Продимекс» является одним из лидеров агробизнеса и покрывает 25% производства белого сахара в РФ. Более 600 тыс. га земель «Продимекс» расположены в 8 регионах: Воронежской, Белгородской, Курской, Тамбовской и Пензенской областях, Краснодарском и Ставропольском краях, Республике Башкортостан. На сельскохозяйственных и производственных предприятиях «Продимекс» работают более 17 тыс. человек. На 15 заводах, входящих в состав холдинга, изготовляется почти 1,5 млн тонн сахара, более 380 тыс. тонн гранулированного жома и другая продукция.

По всей стране рассредоточены сотни контрагентов холдинга, чем обусловлен как документооборот компании – более 1 млн документов в год, так и наличие бумажного архива, занимающего около 140 квадратных метров в офисе.

Ранее на предприятии весь процесс подготовки к налоговым проверкам длился неделями - приходилось вручную искать документы в папках бумажного архива и по отдельности копировать. Трудно было контролировать документы от многочисленных контрагентов, тратилось много времени на сверки.

Руководство «Продимекс» приняло решение об организации электронного архива, поставив перед IT-службой задачу - с помощью современных технологий наладить работу так, чтобы предоставлять документы в контролирующие органы в короткие сроки и без лишних трудозатрат. Из спектра предложенных на рынке решений специалисты выбрали программу «Скан-Архив», разработанную компанией «Гэндальф» по 3 критериям - функциональность, простота внедрения и цена.

С помощью профессиональных консультаций разработчика «Скан-Архив» был установлен на предприятии за несколько дней. Все сотрудники бухгалтерии и департамента продаж получили доступ к упорядоченному электронному архиву в базе «1С:Предприятия 8», при том что напрямую с программой «Скан-Архив» работают только 5 человек. Они переводят бумажные документы в скан-копии сразу же при получении, после чего «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет эти копии к «1С». Во время налоговой проверки нужный пакет документов можно выгрузить мгновенно через кнопку «Экспорт».

Дмитрий Могилёв, директор департамента развития ИТ «Продимекс» отметил: «Благодаря «Скан-Архиву» трудозатраты на подготовку к проверкам сократились как минимум в 2 раза. Это при том что на предприятии установлен обычный потоковый сканер, и при увеличении четкости сканирования для распознавания документов уменьшается его скорость. Также теперь наши сотрудники могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов».