Поделиться
Андрей Гриб: внедрять СЭД сегодня нужно быстро
Отечественный рынок СЭД активно растет – его объем в 2006 году составил порядка 140 млн долларов. В немалой степени это связано с тем, что все большее число руководителей начинают рассматривать СЭД как инструмент, который позволяет упорядочить и сделать прозрачными важнейшие процессы управления – принятие решений и контроль хода их выполнения. О том, какие требования рынок предъявляет в связи с этим к СЭД, и об основных тенденциях российского рынка документооборота Андрей Гриб, руководитель Центра компетенции "Электронный документооборот и Lotus-приложения" компании "Аплана", рассказал в интервью корреспонденту CNews.В реализации распределенного документооборота важно соблюсти несколько принципов. Во-первых, документ должен передаваться только туда, где он нужен для работы. Если, предположим, где-нибудь в Новосибирске запускают согласование документа, в котором участвуют сотрудники, находящиеся в Москве и Питере, то документ должен быть доставлен только на эти три площадки. Традиционное решение – репликация – здесь не всегда оптимально. Оно громоздко, избыточно, его трудно администрировать. Работа на одном сервере, пусть даже и мощном, также не всегда подходит. Возникает "узкое место", при большом документопотоке он может просто "задохнуться", да и по разным причинам сервер может выйти из строя, вызвав сбой всей системы.
Андрей Гриб: Перед многими компаниями встает необходимость использовать СЭД в качестве интегрирующего механизма для остальных используемых ими систем.
Далее при работе с документом в распределенной среде, как и в одном офисе, мы передаем не один документ, а весь контекст его рассмотрения. Руководителю, подписывающему документ, важно посмотреть ход его согласования, визы и комментарии к документу, тексы версий и редакций, созданных в ходе согласования, связанные документы. Иначе говоря, мы передаем некие массивы данных и файлов.
Еще один момент – документы должны передаваться быстро, в идеале - мгновенно, а не, скажем, в течение двух-трех часов. Поэтому необходимы специальные "умные" механизмы, обеспечивающие прямую передачу всех данных строго по назначению.
Наш продукт построен на платформе Lotus, которая позволяет эффективно решать эти задачи. При разработке новой версии мы сделали акцент на перечисленных принципах, что потребовало изобретения нескольких ноу-хау. Сегодня наш механизм поддержки документооборота в распределенной среде работает очень эффективно, мы им гордимся.
CNews: Внедрение СЭД, помимо явной пользы, приводит к возникновению ряда рисков, связанных с защитой информации. Как решается эта проблема?
Андрей Гриб: В этом нам также помогает платформа Lotus Domino – обеспечивает шифрование при передаче информации. Все потоки данных, передаваемых между серверами, шифруются. Пока не было случаев, чтобы кто-то смог расшифровать передаваемую информацию.
CNews: Каков потенциал региональных рынков в плане потребления СЭД? Каким образом вы строите свою работу в регионах?
Андрей Гриб: В регионы мы приходим двумя путями. Во-первых, как мы уже говорили, среди наших клиентов много территориально распределенных компаний. Конечно, зачастую их штаб-квартира находится в Москве, однако филиалы расположены в регионах, ярчайший пример – МТС. Мы работаем с таким заказчиком, и о нашем продукте становится известно в местных профессиональных сообществах ИТ-специалистов. Есть и региональные клиенты, которые, приходя в новые регионы, приносят весть о продукте. У нас, например, есть клиент – торговая компания из Калининграда, которая сейчас делает экспансию по всей стране.
В течение года мы притормаживали развитие нашей партнерской сети. Это было связано с выпуском текущей версии продукта – он был выпущен год тому назад и мы взяли таймаут, чтобы отработать методику взаимодействия с партнерами по новой версии "БОСС-Референта". Идеология продукта претерпела изменения, вместе с этим изменились и некоторые элементы методики ее внедрения. Сейчас мы закончили эту работу, завершен проект внедрения новой версии "БОСС-Референта" в корпорации "Промхим". Он был выполнен компанией-партнером с нашим шеф-контролем. Все вопросы по методике внедрения и взаимодействию прояснены и отработаны. Сейчас мы проводим в отношении партнеров политику "открытых дверей" – расширяем партнерскую сеть.
CNews: По каким критериям вы посоветовали бы заказчику выбирать решение и компанию-подрядчика? Что может помешать эффективному внедрению?
Андрей Гриб: В первую очередь выбирать стоит, исходя из соотношения цены и качества. Необходимо получить требуемые функциональные возможности за те деньги, которые заказчик может за это заплатить. Второй фактор, на который стоит обратить внимание, – это скорость внедрения. Средний проект занимает 2-3 месяца, включая ввод системы в эксплуатацию.
Очень важный момент при таком выборе – развиваемость решения. Компании должны иметь возможность дополнить СЭД нужными функциями, в том числе быстро вносить изменения в свои СЭД, если у них меняются бизнес-процессы, регламенты.
Полезно также выяснить, каким образом строится работа на проектах. Практически все компании, рассказывая о своих методологиях внедрения, произносят сходные слова, но зачатую за ними стоят абсолютно разные принципы построения отношений с клиентами, разные обязательства, которые компании берут на себя перед клиентами.
Помешать внедрению может некая внутренняя оппозиция, если сотрудники привыкли принимать решения, скажем, с использованием политических приемов. Здесь все зависит от того, насколько быстро организация сделает систему электронного документооборота легитимной.
CNews: Каковы результаты деятельности вашей компании за прошедший год? Как росла ваша компания в последние годы?
Андрей Гриб: Компания "Аплана" была оформлена как отдельная организация в 2002 году. До этого она была частью компании "АйТи". Компания специализируется на создании и развитии систем управления деловыми процессами и информацией в распределенных организациях. Автоматизация документооборота – одно из ее направлений. Его интенсивный рост начался в 2004 года, когда в рамках Центра документооборота и заказной разработки на платформе IBM Lotus "Апланы" были объединены знания предметной области и опыт разработки и внедрения "БОСС-Референта" сотрудников "АйТи", которые занимались продуктом, и сильный проектный подход, присущий "Аплане". С тех пор мы сделали порядка 60 проектов, некоторые из них – это крупные проекты по масштабам страны, и разработали новую версию системы. Почти треть наших клиентов – это компании с численностью работающих более 5000 чел. И хотя число компаний-клиентов, работающих на "БОСС-Референте" – не самое большое по рынку, порядка 150, но за этим стоят в большинстве своем распределенные структуры. Причем некоторые из них имеют свои представительства во всех субъектах федерации. Это десятки тысяч руководителей и специалистов.
Рост оборота требовал от компании роста зрелости процессов. Поэтому в 2002 году процессы компании были сертифицированы по ISO 9001:2000 и вот уже пятый год мы подтверждаем этот статус.
CNews: Какие интересные проекты были выполнены вами за последнее время?
Андрей Гриб: Значимым для нас был проект в "Росморпорте" – организации, управляющей федеральным имущественным комплексом морских портов России. Это центральный аппарат в Москве и 20 филиалов, расположенных в портах Северного, Балтийского, Южного, Каспийского и Дальневосточного бассейнов. Проект необходимо было сделать в предельно сжатые сроки – важно было попасть в летнее "окно", учитывая расположение портов. С мая по октябрь мы подключили к системе 18 портов, в СЭД сейчас работает около 2000 сотрудников.
Короткая ссылка
