Разделы

Бизнес Цифровизация Внедрения

Андрей Гриб: внедрять СЭД сегодня нужно быстро

Отечественный рынок СЭД активно растет – его объем в 2006 году составил порядка 140 млн долларов. В немалой степени это связано с тем, что все большее число руководителей начинают рассматривать СЭД как инструмент, который позволяет упорядочить и сделать прозрачными важнейшие процессы управления – принятие решений и контроль хода их выполнения. О том, какие требования рынок предъявляет в связи с этим к СЭД, и об основных тенденциях российского рынка документооборота Андрей Гриб, руководитель Центра компетенции "Электронный документооборот и Lotus-приложения" компании "Аплана", рассказал в интервью корреспонденту CNews.

Также могу предположить, что будет расти интерес рынка к отраслевым решениям. Такие решения, кстати, также будут устанавливаться быстро – ведь типовые процессы в них уже будут присутствовать, их нужно будет только настроить на конкретное предприятие.

Еще один фактор – рост потребности рынка в комплексных решениях. Дело в том, что сегодня существуют продукты, которые делают упор, к примеру, только на согласование документов, либо на электронный архив, либо на работу канцелярии. В будущем потребность во всех трех компонентах будет возрастать, соответственно, нужны будут решения, объединяющие все эти элементы.


Андрей Гриб: Сегодня компании хотят внедрять СЭД быстро.

Многообещающий катализатор роста нашего сегмента ИТ-рынка – это большие компании, находящиеся на втором витке внедрения СЭД. У таких организаций уже есть система электронного документооборота, но возможности ее использования можно расширить. Перед такими компаниями встает необходимость использовать СЭД в качестве некоего интегрирующего механизма. СЭД позволяют существующие системы прозрачно связать в единое целое. С одной стороны, в СЭД можно подтягивать из других приложений информацию, необходимую для принятия решений. С другой стороны, из СЭД можно формировать поручения сотрудникам, работающим в других системах. Для этого, безусловно, сама СЭД должна обладать определенной – открытой архитектурой, иметь четко определенные компоненты и интерфейсы взаимодействия и между своими компонентами, и с внешними приложениями.

CNews: А какова сегодня ситуация в госсекторе, традиционно являющемся наиболее активным потребителем СЭД?

Андрей Гриб: Госсектор продолжает демонстрировать высокий спрос на СЭД. С чем связан интерес госсектора к информационным технологиям? Как бы пафосно это не звучало – с намерением четко выполнять распоряжения вышестоящих органов и четко обслуживать своих клиентов-граждан. Для многих госорганов приоритетной целью внедрения СЭД является автоматизация контроля исполнительской дисциплины. В привязке к данным, накапливаемым в системе, они выстраивают мотивационную политику, которая побуждает сотрудников максимально оперативно отрабатывать документы, в том числе письма граждан, которые поступают к ним на рассмотрение.

Отмечу, что мы традиционно уделяем этому сегменту большое внимание. Система "БОСС-Референт" в свое время сильно обогатилась функционально в проекте, который мы делали для ФНС, точнее МНС – так назывался этот госорган в ту пору. Сейчас совместно с компанией "АйТи", нашим ведущим партнером на рынке СЭД, мы разработали специализированный продукт "БОСС-Референт: ГосУправление". Это специализированное вертикальное решение для рынка госорганов, в котором мы постарались учесть, с одной стороны, все сходные процессы таких организаций, и с другой, – все многообразие моделей организации работы канцелярий на федеральном и региональном уровнях.

Ядро продукта практически без изменений взято из "БОСС-Референта 3", оно обеспечивает базовые системные сервисы. Специализированные модули – "Канцелярия", "Экспедиция", "Архивное дело", "Обращения граждан" и т. д. представляют собой на 80% готовые "заготовки", которые в процессе внедрения адаптируются под нужды конкретной организации. Интерфейсы между ядром и специализированными модулями четко определены. Это гарантирует целостность кастомизированного решения. Мы покажем это решение на выставке DOCFLOW 2007.

CNews: Оказывает ли влияние на российский рынок СЭД законодательная неопределенность, связанная с использованием электронной цифровой подписи?

Андрей Гриб: В чем состоит принципиальная особенность юридически значимой СЭД? Электронные документы в такой системе являются доказательствами: они документируют решение или какой-либо факт. Если при возникновении конфликтной ситуации есть электронный документ, подписанный ЭЦП, то на его основе можно провести расследование внутри организации, а при необходимости можно обратиться и в арбитражный суд. СЭД без ЭЦП такой возможности не предоставляют. Для госорганов, обменивающихся электронными документами, вопрос стоит остро. Он встанет остро и для коммерческих структур применительно к внешнему документообороту.

Что же касается внутреннего документооборота, а именно его автоматизация сейчас является актуальной для коммерческого сектора, здесь возникает вопрос: стоит ли овчинка выделки? Решение задачи не является дешевым, и нужно не один раз подумать: а для чего компании это нужно. Могу привести несколько аргументов. Первое: необходимо обеспечить подлинность электронного документа. Имеется в виду невозможность его изменить после подписания и невозможность отказаться от авторства по документу. Во-вторых, должен быть зафиксирован момент подписания документа. В-третьих, должна быть гарантирована правомочность сотрудника поставить подпись под документом в ходе его движения. Решение этих задач предполагает использование ЭЦП, для чего необходима – и это зачастую не учитывается – целая инфраструктура: удостоверяющий центр, служба штампов времени, программы-криптопровайдеры, регламентные документы.

Василий Огнев, МТС RED: В области многофакторной аутентификации заказчики переходят на облачные решения
Безопасность

Если иметь это в виду, то оказывается, что для многих компаний решить эти три задачи оказывается целесообразней административными мерами. Руководство и так, своими силами, может привлечь сотрудника к ответственности, и юридическая легитимность его подписи при этом оказывается не такой уж важной.

В то же время уже есть организации, в основном финансовые структуры, которые сразу внедряют СЭД с ЭЦП. Но подход большинства – иной: пусть сначала заработает электронный документооборот, а затем дополним его ЭЦП, когда почувствуем необходимость. Такой сценарий разумен, и мы имеем возможности его реализации.

CNews: Есть ли факторы, которые мешают рынку СЭД развиваться?

Андрей Гриб: На мой взгляд, больше всего сдерживает рост отсутствие достаточного числа квалифицированных специалистов как у компаний, занимающихся разработкой, внедрением и сопровождением продуктов, так и у заказчиков. Наших специалистов мы "выращиваем" со студенческой скамьи, это долго, зато получаются хорошие специалисты. Ищем работников по всей стране и не только – у нас есть сотрудники на Украине, в Санкт-Петербурге, Пензе. А вот что касается специалистов заказчиков, то их мы учим. Причем учим не только ИТ-специалистов администрированию и настройке системы. Мы также учим – и этому уделяем огромное внимание – сотрудников, выступающих в роли руководителей проекта со стороны заказчика. В ходе обучения они получают пакет проектной документации с подробными типовыми планами-графиками по каждому этапу проекта. Выигрыш огромный. Если мы (или наши партнеры) делаем проект у заказчика, то мы разговариваем с руководителем проекта со стороны заказчика на одном языке, мы вместе управляем рисками. Если клиент решает делать проект самостоятельно – а такой вариант также возможен - у нас и у самого клиента, что очень важно, появляется уверенность, что проект будет выполнен в разумные сроки и качественно.

Александр Осипов, МегаФон: Эффективность киберзащиты вырастет, если снизится рутинная нагрузка на специалистов
безопасность

CNews: А что касается пользователей – является ли для них проблемой работа с СЭД? Приходится ли преодолевать сопротивление сотрудников заказчика, которым непривычно пользоваться новой системой?

Андрей Гриб: Психологическая проблема сопротивления новому была, есть и будет. Ее мы решаем правильной последовательностью развертывания системы в организации.