Поделиться
Управление проектами: философия КИС/KISS
Развитие ИТ приводит к значительному усложнению программных продуктов. Между тем, для многих задач достаточно недорогих решений с менее широким функционалом. Использование такого подхода получило шутливое название KISS (Keep It Simple, Stupid - делай проще, тупица), созвучное с русскоязычной аббревиатурой для корпоративных информационных систем (КИС).Как уже говорилось, недавно появилась новая версия системы. Что нового появилось в ней по сравнению с предыдущей версией? Теперь проекты могут быть взаимосвязанными. Это позволяет со страницы одного из них переходить на страницу другого, связанного с ним проекта. Проекты можно группировать. Это улучшает работу менеджеров – удобнее становится процесс формирования отчетов по тем проектам, которые они ведут, а также для группы проектов в целом. А для групп предусмотрены и свои страницы просмотра, редактирования, различные информационные поля.
Новым в программе являются "Списки". В них можно хранить различную информацию, а структуру списков настраивать самостоятельно. Так, в базовой поставке продукта отсутствует справочник клиентов (поставщиков, партнеров), которые с помощью списков теперь можно создать самостоятельно. Списки (точнее будет называть их все же справочниками) могут быть личными, доступными только тому, кто их создал, связанные с проектом и общие. При этом доступ к последним определяется с помощью назначения прав, а изначально они доступны только их автору. Для упрощения работы с большим количеством списков схожей структуры предусмотрена возможность сохранения их в виде шаблонов, в которых сохраняется информация о выбранных полях.
Немаловажно правильно учитывать и расходы, связанные с проектами. Для этого в новой версии добавлена возможность ведения бюджета и учета расходов на разных счетах. Например, это может быть зарплатный счет, счет на приобретение комплектующих и материалов и иные счета. Счета могут иметь свою иерархию, при этом счет верхнего уровня содержит сведения о своих субсчетах. При списании средств вы определяете статью расходов, в обязательном случае связывая ее с каким-либо счетом. Точно так же будет происходить и списание средств со счета при утверждении отчета сотрудника об отработанном времени по назначенным ему задачам (сумма начисляется автоматически, если введены данные по стоимости часа работы исполнителя). Утверждение ответов производит менеджер проекта, при этом отчет может быть и не утвержден, о чем менеджер может сделать соответствующую запись. Но вот листы рабочего времени, которые связаны с задачами, не входящими ни в один проект, утверждения не требуют, и по ним списания расходов производиться не будет.
Теперь исполнителем тех или иных задач, необходимых для выполнения проекта, могут быть не только члены команды проекта, но и любые другие пользователи системы. Отличие между ними лишь в том, что пользователи, не входящие в команду проекта, будут иметь доступ только к задаче и не смогут просматривать проект, которому данная задача принадлежит. Кроме того, любой исполнитель может быть назначен менеджером любой задачи, но эти права не будут распространяться на другие задачи, пусть так же выполняемые им.
В программе применена ролевая система – все пользователи в пределах проекта получают тот или иной статус и относятся к определенной группе. Самая главная группа - администраторы, те, кто имеет доступ ко всей информации. Руководители имеют доступ ко всем проектам, за исключением назначения прав пользователям. Администраторы и руководители могут создавать новые проекты, подбирать исполнителей. Проекты, могут создавать и проект-менеджеры, но они получают полный доступ только к тем проектам, которые создают сами.
В систему введена еще одна группа, на которую можно назначать того или иного сотрудника. Это – исполнительные менеджеры. Их область ответственности – финансы. Они могут просматривать любую информацию по проекту, но не изменять ее, а вот в финансовой части им предоставлены полные права. Для внешних пользователей (партнеров и клиентов) имеется отдельная группа, к которой их обычно относят. Эти пользователи могут получать отчеты о проделанной работе по электронной почте, но при этом они имеют доступ только к отдельным страницам с предназначенной только для них информацией.
В процессе работы над любым проектом создаются различные документы. В системе предусмотрен раздел, получивший название "Библиотека". Документы размещаются в папках, соответствующих тому или иному проекту и могут быть доступны исполнителям в соответствии с предоставленными им правами. Новым является то, что у документа появился новый признак – "статус". Этот признак упрощает процесс работы с документами, явно показывая, на каком этапе подготовки он находится. Еще одно новшество – возможность отправки документов из библиотеки на любой электронный адрес, как на адрес любого пользователя системы, так и на внешний.
Еще одна интересная новинка – прием внешних документов. Для этого требуется лишь настроить специальный почтовый ящик и все письма, приходящие на него, будут помещаться в указанную для него папку библиотеки. Документы могут быть связаны не только с проектом в целом, но и с конкретными задачами или поручениями. Собственно, задачи и являются теми этапами, из которых складывается выполнение проектов. Для их выполнения подбираются исполнители, а система обеспечивает не только возможность простановки отчетов о ходе выполнения задач, но и обсуждения проблем, связанных с их решением.
Любой сотрудник, работающий над проектом, может быть привлечен к проведению какого-либо мероприятия – это может быть совещание, командировка, встреча с заказчиками. В то же время сотрудник может уведомить о невозможности участия в таком мероприятии в силу каких-либо причин. А одной из особенностей системы является то, что привлечение к выполнению той или иной задачи может происходить на добровольной основе, когда сотрудник может отказаться от предлагаемой ему работы.
Система отчетности. В конечном итоге это то, для чего и заносятся данные в систему. Используя отчеты, руководитель может в любой момент получить необходимую информацию о состоянии дел, о том, какие задачи в настоящее время выполняются и на какой стадии находятся, какие затраты понесла организация на текущий момент и по каким статьям, каковы могут быть реальные сроки завершения проектов. Работать с отчетами несложно. Есть Мастера, с помощью которых можно готовить стандартные отчеты. А можно создать и свой вариант отчета. Любой сформированный отчет можно сохранить в виде шаблона для повторного использования. Такие шаблоны могут быть как общего пользования, так и личного. Сформированный отчет можно экспортировать в Excel или XML и обрабатывать его внешними средствами. Впрочем, такой же экспорт можно выполнять и для других элементов системы – проектов, задач, проблем.
Конечно, система, какой бы удобной и приятной не была, не может обеспечить пользователей всем, что им хотелось бы иметь. В Группе компаний "Центр" считают, что «функциональности IBN нам вполне хватает, однако в будущем мы хотели бы видеть в IBN дополнительные возможности по интеграции с другими офисными решениями – CRM, системами документооборота, системами финансового учета». И как сказал представитель компании «Медиачеис Россия» Сергей Синюгин, «следующая версия будет содержать в себе все те улучшения по интеграции и внедрению дополнительных сервисов, которые просят или о которых нам говорят наши клиенты. Например, это точно будет синхронизация с Outlook по задачам и другим событиям, интеграция с Skype, роутинг сообщений от паблик мессенжедеров в IBN,. У нас много идей по развитию, но хотелось бы оставить продукт простым и понятным для пользователей».
Да, обращения клиентов с предложениями по развитию системы не откладываются "в долгий ящик", а принимаются для реализации в ближайших версиях. Удобство в использовании, невысокие цены, русский интерфейс и хорошая техническая поддержка привлекают все больше и больше российских компаний, заинтересованных в своем опережающем развитии и продвижении на рынок. С каждым месяцем увеличивается как количество обращений за получением демонстрационной версии, так и количество внедрений.
Завершая обзор новой версии IBN хотелось бы еще раз остановиться на некоторых моментах. Что "подкупает" в этой системе? Простота и понятность ее использования. Ничуть не сложнее, а на мой взгляд, во многом проще, чем даже такой широко распространенный продукт, как Microsoft Project. Встроенное средство общения и оповещения, не зависящее, при реализации системы внутри локальной сети, от каких-либо внешних подключений к Интернету для решения аналогичных задач. Невысокие требования к квалификации пользователя позволяют уже через день-два после начала работы с системой научиться добавлять задачи и поручения, получать информацию об их исполнении. А при необходимости – автоматизировать процесс отчетности и раз в неделю получать сводные данные о состоянии дел. А у исполнителей появляется удобный инструмент, который не забудет напомнить о назначенных заданиях, приглашениях на совещания и иные мероприятия, затребует отчет, руководителя же проинформирует о том, какие поручения выполнены, а какие нет.
В результате в компании наводится порядок в работе над проектами, повышается исполнительность и ведется "прозрачный" учет расходов по проектам. Самое же ценное в том, что такая организация позволяет правильно планировать работу, увязывать различные проекты между собой, оценивать работу сотрудников и менеджеров и, в конечном итоге, получать реальную отдачу от реализации проектов.
Если вас заинтересовала система IBN, то вы можете уже сейчас скачать дистрибутив программы и дополнительные материалы, а также зарегистрировать бесплатный 30-дневный триал.
"Медиачеис Россия" www.mediachase.ruТелефон в Москве: (095)7557336
Телефон в Калининграде: (011)2368598
Опубликовано на правах рекламы
Короткая ссылка
